Assistent der Geschäftsführung

Kolping \"Gemeinsam leben\"; Wien; On-site; EUR 22,000 - 25,000; Part time

Benefits offered by this job

Zusätzlicher Urlaubstag

Mittagessen vergünstigt

Kaffee & Obst

Job summary

Kolping Wien-Leopoldstadt sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung mit Teamleitungserfahrung im Empfang, um die Geschäftsführung im administrativen Alltag zu unterstützen und das Empfangsteam zu führen. Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Assistenzpraxis, Projektmanagement-Erfahrung sowie sehr gute MS-Office-Kenntnisse und exzellente Deutschkenntnisse mit.

Zentrale Lage, geregelte Arbeitszeiten, zusätzliche Urlaubstage und attraktive

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Geschäftsführungsebene.
• Erfahrung in Projektmanagement und Moderation.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit Organisationstalent und guten kommunikativen Fähigkeiten.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office und Deutsch in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung und Pflegedienstleitung bei administrativen Aufgaben.
• Koordination und fachliche Führung des Empfangsteams.
• Termin- & Besprechungsmanagement, Protokollführung und Koordination von Meetings.
• Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsführung, HR, QM und weiteren Stakeholdern.
• Interne Kommunikation erstellen, aufarbeiten und aktualisieren.
• Projektkoordination und Berichterstellung/Statistiken.

Skills

Projektmanagement

Moderation

Organisationstalent

Kommunikative Fähigkeiten

MS Office

Deutschkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung (HAK/HLW/BWL-Studium)

Tools

MS Office

Job description

Bei Kolping "Gemeinsam leben" Wien-Leopoldstadt bieten wir älteren Menschen unterschiedliche Pflege- und Betreuungsangebote. Jungen alleinerziehenden Frauen und Männern mit Kindern ermöglichen wir ein Zuhause auf Zeit.

Als Assistenz der Geschäftsführung übernimmst Du eine wichtige Schnittstellenfunktion innerhalb unseres Hauses in 1020 Wien. Du unterstützt die Geschäftsführung im organisatorischen und administrativen Alltag und bringst Struktur in vielfältige Themen.

Zusätzlich übernimmst Du die Teamleitung für unser 3-köpfiges Empfangsteam.

WIR BIETEN:

Das monatliche Bruttogehalt laut Kollektivvertrag der Sozialwirtschaft Österreich (Verwendungsgruppe 6) liegt bei

25h/Woche zwischen € 1.937,30 und € 2.225,74

(je nach Berufsausbildung und Vordienstzeiten).

Sinnstiftende Arbeit: Du hast die Chance gemeinsam mit einem motivierten Team in einem werteorientierten Umfeld zu arbeiten, um Menschen in verschiedenen Lebenslagen zu unterstützen.

Attraktive Arbeitsbedingungen: zentral gelegene Standorte, die öffentlich sehr gut erreichbar sind, einen zusätzlichen Urlaubstag nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit, vergünstigtes Mittagessen im hauseigenen Restaurant, wo täglich frisch gekocht wird, und immer gratis Kaffee und Obst

Stabilität & Zukunft: Wir bieten dir einen sicheren Arbeitsplatz und langfristige Zusammenarbeit

Entwicklungsmöglichkeiten: Wir fördern deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung durch interne und externe Fortbildungen

DEINE AUFGABEN:

Administration

Unterstützung der Geschäftsführung und Pflegedienstleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben sowie im laufenden Tagesgeschäft

Teamleitung

Koordination und fachliche Führung des Empfangsteams sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs

Koordination

Termin- & Besprechungsmanagement, Protokollführung und Koordination interner und externer Termine, Sitzungen und Veranstaltungen

Schnittstellenmanagement

Koordination und Abstimmung zwischen Geschäftsführung, Pflegedienstleitung, HR, Qualitätsmanagement sowie weiteren internen und externen Ansprechpartner*innen

interne Kommunikation

Erstellung, Aufarbeitung und Aktualisierung interner Informationen

Projektkoordination

Unterstützung bei der Umsetzung und Koordination verschiedener interner Projekte

Berichtswesen

Erstellen von Aufzeichnungen, Berichten, Statistiken und Auswertungen

DU BRINGST MIT:

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HLW, BWL-Studium o.Ä.)
• mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Geschäftsführungsebene
• Erfahrung in Projektmanagement, Moderation
• selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit großem Organisationstalent und guten kommunikativen Fähigkeiten
• sehr gute Anwender*innenkenntnisse in MS Office
• ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Meetings moderieren, Protokolle führen...)