Team-Assistenz mit Office Management (all genders)

PMC International GmbH; Wien; On-site; EUR 26,404 - 31,627; Full time

Benefits offered by this job

Mitarbeiterevents

Essenszuschuss

Jobticket

Job summary

PMC International GmbH in Wien sucht ab September 2026 eine Team-Assistenz mit Office Management. Die Stelle umfasst 38,5 Wochenstunden am Front Office, Besucherbetreuung, Telefonie und zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende.

Zu den Aufgaben gehören eigenständige Büroorganisation, Materialbeschaffung, Koordination von Dienstreisen, Unterstützung der Geschäftsführung, Fuhrparkmanagement und Mitgestaltung von Firmenevents.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung abgeschlossen, erste Erfahrungen im Office-Management/Assistenz.
• Selbstständige Arbeitsweise, Überblick behalten, zuverlässige Ergebnisse.
• Rasche Auffassungsgabe, Organisationstalent, Lösungsorientierung.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Excel, PowerPoint, Word), Outlook, Teams.
• Teamplayer, verantwortungsbewusst.

Responsibilities

• Besuchermanagement am Front Office, Telefonannahme.
• Prozesse Büroorganisation sicherstellen und zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende.
• Office-Alltag eigenverantwortlich organisieren (Material, Dienstleister, Rechnungen).
• Dienstreisen für Außendienst koordinieren und buchen.
• Firmenfeiern/Teamevents planen und organisieren.
• Unterstützung der Geschäftsführung/Management bei administrativen Tätigkeiten.
• Fuhrpark-Management unterstützen.
• Initiative zur Prozessoptimierung zeigen.

Skills

Office-Management

Organisationstalent

Teamplayer

Deutsch/Englisch-Kommunikation

MS Office

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Excel

PowerPoint

Word

Outlook

Teams

Job description

Unternehmen

Unser Auftraggeber ist ein technisches Großhandelsunternehmen mit Sitz in Wien und sucht ab September 2026 eine:

Team-Assistenz mit Office Management (all genders)

• 38,5 Wochenstunden
• Wien zentrumsnähe
• ab September 2026

Aufgaben

An Ihrem Arbeitsplatz am Front Office betreuen Sie Besucher*innen und beantworten das Telefon.

• Sie sorgen für eine professionelle, freundliche und reibungslose Büroorganisation und sind eine zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter*innen
• Sie organisieren eigenverantwortlich den Office-Alltag (Büromaterial, Dienstleister*innen, Rechnungskontrolle etc.)
• Sie koordinieren und buchen Dienstreisen für die Außendienst-Mitarbeiter*innen
• Sie planen und organisieren Firmenfeiern, Teamevents etc.
• Sie assistieren der Geschäftsführung und in weiterer Folge, bei Bedarf, dem Management-Team bei administrativen Tätigkeiten (Erstellung von Präsentationen, Wartung von Preislisten etc.).
• Sie unterstützen beim Fuhrpark-Management.
• Sie zeigen Initiative bei der Optimierung von Prozessen und Abläufen

Anforderungsprofil

• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und bereits erste Erfahrungen im Office-Management oder als Assistenz gesammelt
• Sie arbeiten eigenständig, behalten den Überblick und sichern zuverlässige Ergebnisse
• Sie haben eine rasche Auffassungsgabe und ein Talent für Organisation und Lösungsfindung
• Sie kommunizieren professionell und freundlich in Deutsch und Englisch
• Sie arbeiten sicher mit Office-Anwendungen (Excel, PowerPoint, Word), Outlook und Teams
• Sie sind ein Teamplayer & übernehmen eigenständig Verantwortung

Sonstiges

Unser Kunde bietet Ihnen:

• Mitarbeiterevents und eine motivierende und wertschätzende Teamkultur
• Essenszuschuss in Form von Gutscheinen
• Diverse Vergünstigungen (zB Jobticket)
• Sehr gute Verkehrsanbindung in einem Bezirk innerhalb des Gürtels
• Angebot an Aus- und Weiterbildung

Unser Kunde bietet Ihnen ein monatliches Bruttogehalt von mindestens EUR 2.600,- (laut KV). Je nach Erfahrung und Qualifikation, ist unser Kunde auch für eine Überzahlung bereit.