Managementassistent/in

Arbeitsagentur; Wiener Neudorf; On-site; EUR 41,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Mitarbeiterrabatte

Wohlbefinden-Programme

Partnerangebote

Parkplatz vor Ort

Essenszuschuss Kantine

Fitnessstudio vor Ort

Gute öffentliche Erreichbarkeit

Job summary

Arbeitsagentur in Niederösterreich sucht eine qualifizierte Assistenz der Geschäftsführung am Standort Wiener Neudorf. Die Stelle umfasst die organisatorische Gesamtkoordination, eigenständige Aufgabensteuerung und umfassende Meetingorganisation.

Zudem betreuen Sie internationale Gäste, koordinieren Unterkünfte, Transfers und Verpflegung. Sie arbeiten als zentrale Drehscheibe mit Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und starker Serviceorientierung.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion
• Sichere Kommunikation in Englisch mit internationalen Ansprechpartnern
• Diskrete, loyale Arbeitsweise und hohe Verlässlichkeit

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen Belangen und strukturierte Organisation aller Abläufe
• Eigenständige Steuerung von Aufgaben, Prioritätenkoordination und Follow-up
• Vollständige Meetingorganisation inklusive Einladungen, Räume, Verpflegung, Agenden und Protokolle
• Organisation von Unterkünften, Transfers und Verpflegung internationaler Gäste
• Zentrale Schnittstelle – effektive interne und externe Kommunikation
• Post- und Dokumentenmanagement, E‑Mail-Bearbeitung, Rechnungskontrolle und Recherchen

Skills

MS Office Kenntnisse

Digitale Tools

KI-Anwendungen

Englisch Kommunikation

Vertraulichkeit

Serviceorientierung

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

CRM-System

Dokumentenmanagement-Software

Job description

Gesucht wird für unseren Standort in 2351 Wiener Neudorf, IZ NÖ-Süd Straße 6 Obj. 16 Zentrale, für 38.5 Wochenstunden.

Aufgaben

• In dieser Position unterstützen Sie die Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen und sorgen für eine strukturierte Organisation sämtlicher Abläufe.
• Sie übernehmen die eigenständige Steuerung von Aufgaben, koordinieren Prioritäten und stellen durch konsequentes Follow‑up die Umsetzung vereinbarter Maßnahmen sicher.
• Als organisatorische Drehscheibe für Besprechungen übernehmen Sie die vollständige Meetingorganisation inklusive Einladungen, Raum- und Verpflegungsmanagement sowie die Erstellung von Agenden, Protokollen und Präsentationsunterlagen.
• Die Betreuung (inter-) nationaler Gäste umfasst die Organisation von Unterkünften, Transfers und Verpflegung sowie die Verwaltung notwendiger Zugangsberechtigungen.
• Als zentrale Schnittstelle steuern Sie die Kommunikation nach innen und außen. Sie gewährleisten transparente sowie effiziente Abläufe.
• Darüber hinaus übernehmen Sie vielfältige administrative Tätigkeiten wie Post‑ und Dokumentenmanagement, E‑Mail‑Bearbeitung, Rechnungskontrolle, Recherchen sowie die Erstellung und Nachverfolgung von Abfragen zur Unterstützung der Geschäftsleitung.

Qualifikationen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringen mindestens drei Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion mit.
• Sie überzeugen mit sehr guten MS‑Office‑Kenntnissen, Ihrer Offenheit für digitale Tools und KI‑Anwendungen. Ihre Englischkenntnisse ermöglichen Ihnen eine sichere, adressatengerechte Kommunikation mit internationalen Ansprechpartner:innen.
• Als persönliche Assistenz der Geschäftsführung agieren Sie in allen Agenden mit Diskretion sowie integrer Vorgehensweise. Auch in sensiblen oder anspruchsvollen Situationen handeln Sie ruhig und professionell.
• Sie zeichnen sich durch Ihr Verantwortungsbewusstsein, Ihre ausgeprägte Serviceorientierung und Verlässlichkeit aus.
• Verbindlichkeit, diplomatisches Gespür und Taktgefühl gepaart mit Ihrer selbstständigen, proaktiven und vorausschauenden Arbeitsweise runden Ihr Profil ab.

Zusätzliche Informationen

• Zahlreiche Ausbildungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten im Konzern
• Mitarbeiter:innen‑Rabatte bei Einkauf und Reisen
• Vielfältige Angebote für das Wohlbefinden - von Bewegung bis Gesundheit
• Vielfältige Vergünstigungen und Aktionen bei Partnerunternehmen
• Gute (öffentliche) Erreichbarkeit und ein Parkplatz vor Ort
• Essenszuschuss in den betriebseigenen Kantinen
• Kostenlose Nutzung des hauseigenen Fitnessstudios
• Ein marktkonformes, attraktives und leistungsbezogenes Jahresbruttogehalt ab 45.000 Euro (auf Vollzeitbasis) mit der Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Erfahrung und Qualifikation