Senior Procurement & Contracts Specialist

Department Of Finance; Dubai; On-site; AED 120,000 - 200,000; Full time

Job summary

دائرة حكومية في دبي تبحث عن مرشح لإدارة عمليات الشراء والتعاقد. يتطلب شغل الوظيفة شهادة بكالوريوس وخبرة لا تقل عن 9 سنوات. يشمل العمل إعداد الأهداف الإستراتيجية، تطوير السياسات، وتنظيم عمليات التعاقد. يفضل وجود شهادات مهنية في مجالات الشراء. توفر هذه الوظيفة فرصة للمساهمة في تحسين كفاءة العمليات الحكومية.

Qualifications

• 9 سنوات خبرة لحملة البكالوريوس أو ما يعادله / 6 سنوات للماجستير.

Responsibilities

• المساهمة في إعداد الأهداف الإستراتيجية والتشغيلية.
• اقتراح وتطوير سياسات وإجراءات المشتريات.
• تخطيط ومراقبة موازنة المشتريات والعقود.
• متابعة تنفيذ طلبات المشتريات.
• تحليل الطلبات والتوصية بشأنها.
• تنظيم عمليات التعاقد وإعداد الاتفاقيات.
• إصدار أوامر الشراء ومتابعتها.
• مراجعة الأصناف الموردة للتحليل.
• تحديث سجل الموردين ومراجعة أدائهم.
• متابعة مؤشرات إدارة المخاطر.
• التعامل مع الاستفسارات والشكاوى.
• إعداد التقارير الدورية حول الأداء.
• التأكد من توثيق السجلات.
• الاطلاع على تطورات المجال.
• أداء واجبات أخرى حسب التكليف.

Education

البكالوريوس كحد أدنى (إدارة الأعمال / الإدارة العامة / الموارد البشرية)

دبلوم المشتريات الحكومية

الشهادة الاحترافية المعتمدة في المشتريات

Job description

الهدف العام

مساهمة الفاعلة في تمكين الدائرة من رفع مستوى كفاءة وفاعلية عمليات الشراء والتعاقد لكافة المشتريات التي تحتاجها الدائرة ومتابعة تقديمها وفق الالتزامات التعاقدية، وضمان الامتثال لكافة التشريعات والسياسات المعتمدة على مستوى الدائرة والحكومة، والعمل على مراجعة وتقييم عمليات المشتريات والعقود وتحليل أداء الموردين بشكل مستمر وبما يساهم في رفع، وتقديم المقترحات الهادفة إلى تطوير إجراءات العمل، لتمكين الوحدات التنظيمية بالدائرة من تنفيذ أهدافها الاستراتيجية وبما يتماشى مع التوجهات الاستراتيجية المعتمدة على مستوى الدائرة وحكومة دبي.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• المساهمة في إعداد الأهداف الإستراتيجية والتشغيلية وخطط العمل لكافة العمليات في الجانب المرتبط بالمشتريات والعقود والعمل على تنفيذها وفقاً للبرامج الزمنية المحددة ووفقاً لمستويات الأداء المستهدفة.
• اقتراح وتطوير سياسات وإجراءات المشتريات والعقود وفقًا لتوجهات الدائرة وضمان توافقها مع التشريعات المعتمدة على مستوى حكومة دبي.
• تخطيط ومراقبة موازنة المشتريات والعقود ومراجعتها مع رئيس القسم والتنسيق مع لجنة المشتريات المعتمدة بالدائرة بشكل مستمر لضمان عدم تجاوز المخصصات المعتمدة.
• متابعة استقبال وتنفيذ طلبات المشتريات الواردة إلى القسم والتأكد استكمال وثائقها ومن إدخال بياناتها في نظام تخطيط الموارد الحكومية.
• تحليل ومتابعة طلبات عروض الأسعار ومراجعتها والتوصية بخصوص عرضها على لجنة المشتريات لاختيارسب بحسب سياسة المشتريات المعتمدة لدى الدائرة.
• متابعة وتنظيم عمليات التعاقد ومتابعة إعداد مسودة الاتفاقيات والعقود الخاصة بمشتريات الدائرة وعطاءاتها من مناقصات عامة ومحدودة وطرق الشراء الأخرى بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
• متابعة وإصدار أوامر الشراء (LPO) للموردين الذين وقع عليهم الاختيار ومتابعتها وفق الصلاحيات والسياسة المعتمدة في الدائرة.
• مراجعة ودراسة الأصناف التي يتم توريدها للدائرة من حيث الجودة والأسعار وشروط التسليم بالتنسيق مع الجهات المعنية.
• مراجعة وتحليل التقارير الدورية المرتبطة بطلبات الشراء ومتابعة توفيرها ومتابعة وإعداد الدراسات التحليلية للوضع المالي للمشروعات المعتمدة للمقارنة بين المخصصات المالية والعروض المقدمة من الموردين.
• ضمان تحديث وإدارة السجل الخاص بالموردين والمقاولين ومراجعة أدائهم والتحليلات الخاصة بتقييمهم وتعاملهم مع الدائرة بشكل مستمر ووفقًا للمعايير المعتمدة والعمل على تطوير علاقات جيدة مع الموردين لضمان توفر الموارد وفقًا للمواصفات المطلوبة.
• متابعة نتائج مؤشرات إدارة المخاطر المرتبطة بالمشتريات والعقود واقتراح آليات معالجتها وتقليل أثرها واتخاذ الإجراءات الوقائية الخاصة بها بالتنسيق مع مختلف الأطراف المعنية بالدائرة.
• التعامل مع الاستفسارات والشكاوى المتعلقة بعمليات المشتريات والعقود وحصرها المتكرر منها وتحليلها وتقديم المقترحات للتعامل معها والحد منها ما أمكن وفق أفضل الممارسات.
• إعداد التقارير الدورية حول أداء عمليات المشتريات والعقود والتأكد من توفير وحفظ وتحديث وتوثيق كافة المستندات والسجلات والبيانات المرتبطة بنطاق المشتريات والعقود على الأنظمة المعتمدة في الدائرة والتحقق من صحتها لاستخراج البيانات وتحليلها حسب الطلب.
• المتابعة المستمرة والاطلاع على ما يستجد في مجال العمل المرتبط بالمشتريات والعقود، وتقديم المقترحات لتطوير إجراءات العمل.
• تأدية أية مهام أو واجبات أخرى تتعلق بطبيعة العمل حسب التكليف.

المؤهلات العلمية وسنوات الخبرة:

أ- الأساسية:

• البكالوريوس كحد أدنى (إدارة الأعمال / الإدارة العامة / الموارد البشرية وأي تخصصات ذات علاقة).
• 9 سنوات خبرة لحملة البكالوريوس أو ما يعادله/ 6 سنوات للماجستير.

ب- الإضافية:

• شهادات مهنية متخصصة في مجال الاختصاص الوظيفي: دبلوم المشتريات الحكومية (ماليون).
• الشهادة الاحترافية المعتمدة في المشتريات.