Teamassistenz - Organisation & Administration (m/w/d) Teilzeit (32 Std./W.)

Safran Electronics & Defense Germany GmbH; Delaware; On-site; USD 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Urlaubsgeld

Weihnachtsgeld

Weiterbildungsmöglichkeiten

Flexible Arbeitszeiten

Sabbatical

Mitarbeiterparkplätze

Obstkorb

Kostenlose Getränke

Job summary

Safran Electronics & Defense Germany GmbH sucht eine teamorientierte Teamassistenz mit kaufmännischer Ausbildung. Sie unterstützen die Assistenzleitung im operativen Geschäft, koordinieren Termine, erstellen Reisekostenabrechnungen und betreuen den Empfang.

Sie arbeiten selbstständig, übernehmen Verantwortung und kommunizieren professionell mit internen und externen Kontakten. Französischkenntnisse sind von Vorteil, MS Office beherrschen Sie sicher und Sie fühlen sich in einem international

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Teamassistenz oder einer vergleichbaren Funktion.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig zu koordinieren.
• Selbstständige, vorausschauende Arbeitsweise und Zuverlässigkeit.

Responsibilities

• Unterstützung der Assistenzleitung im operativen und administrativen Tagesgeschäft.
• Koordination von Terminen, Vor- und Nachbereitung von Meetings.
• Bearbeitung von Travel Management, Reiseanträgen und Reisekostenabrechnungen.
• Prüfung und Abwicklung von Kreditkartenabrechnungen.
• Organisation von Veranstaltungen und Meetings sowie administrative Aufgaben.
• Unterstützung im Fuhrparkmanagement und Ansprechpartner für Besucher.
• Vorbereitung von Präsentationen, Unterlagen und interner Kommunikation.
• Empfangs- und Office-Bereich eigenverantwortlich betreuen und Besucher betreuen.

Skills

Organisationstalent

Selbstständiges Arbeiten

Verlässlichkeit

Kommunikationsstärke

Serviceorientierung

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Einleitung

Als Teil des internationalen Safran Konzerns mit über 100.000 Mitarbeiter, ist die Safran Electronics & Defense eine weltweit agierende Business Unit mit ca. 15.000 Mitarbeitern und ein weltweit führender Anbieter von hochmoderner opto-elektronischer Ausrüstung sowie von Systemen und Sensoren für den militärischen und zivilen Einsatz. Unsere Produkte und Dienstleistungen befähigen Anwender zu schnellerem Beobachten, Entscheiden und Handeln. Der Geschäftsumfang an unserem Standort in Murr umfasst die Entwicklung, die Herstellung, das Marketing und den Verkauf von inertialer Ausrüstung sowie die Wartung und Reparatur (MRO) dieser Produkte. Das Portfolio wird im Rahmen der anvisierten Wachstumsstrategie kontinuierlich um neue Produkt- und Technologiebereiche erweitert und ausgebaut.

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen die Assistenzleitung im anspruchsvollen operativen und administrativen Tagesgeschäft und übernehmen dabei eigenständig verantwortungsvolle organisatorische Aufgaben.
• Sie koordinieren komplexe Termine und Besprechungen mit internen und externen Ansprechpartnern und stellen eine zuverlässige Vor- und Nachbereitung sicher.
• Sie unterstützen im Travel Management und übernehmen eigenständig die Erstellung und Prüfung von Reiseanträgen und Reisekostenabrechnungen.
• Sie prüfen und erstellen Kreditkartenabrechnungen und stellen eine ordnungsgemäße und termingerechte Bearbeitung sicher.
• Sie unterstützen die Assistenzleitung bei der Organisation und Koordination von Veranstaltungen, Meetings und Sonderterminen und übernehmen die damit verbundenen administrativen Aufgaben.
• Sie wirken im Fuhrparkmanagement mit, beispielsweise bei Führerscheinkontrollen, Angebotsanfragen, Fahrzeugübergaben und weiteren organisatorischen Themen.
• Sie übernehmen die Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen, Unterlagen und interner Kommunikation und wirken aktiv bei Projekten und Sonderaufgaben im Assistenzbereich mit.
• Den Empfangs- und Office-Bereich betreuen und organisieren Sie während der Empfangszeiten eigenverantwortlich und selbstständig. Sie sind die zentrale Ansprechperson für Besucher und übernehmen die Anmeldung und Betreuung von Gästen, die Telefonzentrale, die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie die Organisation und Vorbereitung der Besprechungsräume.
• Als zentrale organisatorische Schnittstelle arbeiten Sie eng mit der Assistenzleitung, der Geschäftsführung, internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern zusammen.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringen bereits Erfahrung in der Teamassistenz, im Assistenzbereich oder in einer vergleichbaren organisatorischen Funktion mit
• Sie sind ein echtes Organisationstalent und fühlen sich wohl in einer Position, in der viele unterschiedliche Themen und Ansprechpartner zusammenlaufen.
• Sie arbeiten selbstständig und vorausschauend, erkennen Handlungsbedarf und bringen Themen eigeninitiativ voran.
• Sie verfügen über eine schnelle Auffassungsgabe und können sich zügig in unterschiedliche Themengebiete und Aufgabenstellungen einarbeiten.
• Sie übernehmen gerne Verantwortung für Ihre Aufgaben und haben den Anspruch, Themen zuverlässig und eigenständig bis zum Abschluss nachzuhalten.
• Sie kommunizieren sicher und professionell mit unterschiedlichen Ansprechpartnern – von Mitarbeitenden über externe Dienstleister und Geschäftspartner bis hin zu Führungskräften.
• Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Verantwortungsbewusstsein sind für Sie selbstverständlich.
• Sie überzeugen durch ein freundliches, souveränes und gepflegtes Auftreten und repräsentieren unser Unternehmen gegenüber Besuchern und Geschäftspartnern professionell.
• Sie bringen eine ausgeprägte Service- und Gastgebermentalität mit und haben Freude daran, für einen professionellen und wertschätzenden Empfang unserer Gäste zu sorgen.
• Sie beherrschen MS Office sicher und sind offen dafür, sich schnell in weitere Systeme und digitale Prozesse einzuarbeiten.
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französischkenntnisse sind von Vorteil.

Wir bieten

• Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Beteiligung am Unternehmenserfolg
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten in unserer konzerneigenen Safran University – in Präsenz und Online, sowie externe Weiterbildungen
• Aktive Förderung einer guten Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (u. a. über flexible Arbeitszeiten, Sabbatical)
• Angenehmes Arbeitsklima, wertschätzende Kommunikationskultur, flache Hierarchien, Duz-Kultur
• 30 Tage Urlaub und Sonderurlaub für verschiedene Anlässe
• Kostenlose Getränke, Mitarbeiterparkplätze, Obstkorb, sowie Konzernvergünstigungen beim Kauf von Safran-Aktien und teilweise Bezuschussung / Aufstockung durch die Gesellschaft

Weitere Informationen

Safran Electronics & Defense Germany GmbH

Gottlieb-Daimler-Str. 60
71711 Murr