Assistenz der Geschäftsleitung & Administrative Sachbearbeitung (m/w/d) (100%)

GoHiring GmbH; Winterthur (DE); On-site; USD 110,000 - 147,000; Full time

Benefits offered by this job

40-Stunden-Woche

5 Wochen Ferien

Home-Office bis 2 Tage/Woche

Personalrestaurant

Gratisparkplätze

Gestaltungsspielraum in international-

Zukunftsorientiertes Umfeld

Job summary

Die Daimler Buses Schweiz in Winterthur sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung und administrative Sachbearbeitung (m/w/d) in Vollzeit. Sie unterstützen CEO und CFO sowie Sales, After-Sales, HR und Legal & Compliance durch eigenständige Organisation und Koordination.

Zu Ihren Aufgaben gehören die umfassende Bürowirtschaft, Reisekoordination, Protokollführung und Dokumentenmanagement. Sie arbeiten eng mit Fachbereichen und externen Partnern zusammen und tragen zu effizienten Abläufen

Qualifications

• Kaufmännische Grundausbildung, ideal mit Direktionsassistenz-Weiterbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz- bzw. Sachbearbeitung.
• Sehr gute Terminorganisation, Office- und Travel-Management.
• Sorgfältige, zuverlässige und vertrauliche Arbeitsweise.
• Diskretion, Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten in allen Hierarchieebenen.

Responsibilities

• Selbständige Organisation und administrative Unterstützung von CEO, CFO sowie Sales/After-Sales.
• Verwaltung und Koordination administrativer Aufgaben inkl. Reisekostenabrechnungen.
• Planung von Meetings, Protokollführung (KI-unterstützt zukünftig).
• Veranstaltungsorganisation, Raum- und Terminplanung, Reisevorbereitung.
• Dokumentation, Ablage in SharePoint und interner Kommunikation.

Skills

Terminorganisation

Office Management

Travel Management

Vertraulichkeit

Kommunikationsstärke

Sprachkenntnisse Deutsch

Education

Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung als Direktionsassistent oder vergleichbare Qualifikation

Tools

SharePoint

MS Office Suite

Job description

Assistenz der Geschäftsleitung & Administrative Sachbearbeitung (m/w/d) (100%)

08408 Winterthur Festanstellung

Unser Mandant, die Daimler Buses Schweiz, ist ein Tochterunternehmen der Daimler Truck AG mit Hauptsitz in Winterthur. Als Geschäftsbereich Daimler Buses gehören sie zu den weltweit führenden Busherstellern.

Mit den Marken Mercedes-Benz, Setra, OMNIplus und BusStore bietet Daimler Buses Schweiz nicht nur den Verkauf von Bussen, sondern den kompletten Rundum-Service entlang der Wertschöpfungskette in der Schweiz. Mit nachhaltigen Mobilitätslösungen und einem breit gefächerten Service als Full-Line-Anbieter erfüllt das Unternehmen nahezu alle Bedürfnisse seiner Kunden im Bussegment.

In dieser zentralen Drehscheibenfunktion unterstützt du CEO, CFO sowie die Bereiche Sales, After-Sales, HR und Legal & Compliance. Die Stelle verbindet die Unterstützung der Geschäftsleitung mit einer vielseitigen administrativen und kaufmännischen Sachbearbeitung. Du stellst sicher, dass organisatorische Abläufe, interne Services und administrative Themen zuverlässig, vorausschauend und verbindlich bearbeitet werden. Dabei arbeitest du eng mit der Geschäftsführung, den Fachbereichen und externen Partnern zusammen.

Deine Aufgaben

Selbständige Organisation und administrative Unterstützung von CEO, CFO sowie den Bereichen Sales und After-Sales

Selbständige Bearbeitung und Koordination vielseitiger administrativer und kaufmännischer Sachbearbeitungsaufgaben

Verantwortung für interne Services und administrative Prozesse, insbesondere rund um Dienstwagen, Kantine, Facility Management sowie Abrechnungs- und Rechnungsthemen in enger Abstimmung mit dem Accounting

Planung, Vor- und Nachbereitung sowie Archivierung von Geschäftsleitungssitzungen; die Protokollführung wird künftig durch KI-gestützte Lösungen unterstützt

Koordination von Terminen, Sitzungen, Seminaren und Workshops inklusive Raumbuchung und Raumvorbereitung

Organisation von Geschäftsreisen, Hotel- und Flugbuchungen sowie Erstellung von Reisekostenabrechnungen

Aufbereitung von Präsentationen, Daten und Entscheidungsgrundlagen sowie Sicherstellung einer strukturierten Dokumentenablage in SharePoint

Funktion als Kommunikationsdrehscheibe zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen, Zentralfunktionen und externen Ansprechpartnern

Unterstützung bei Vertragsmanagement, Pflege relevanter Unternehmensdaten und bereichsübergreifenden Projekten

Verantwortung für Empfang, Gästebetreuung, Raumbuchungen, Postbearbeitung und weitere Office-Management-Aufgaben

Stellvertretende Unterstützung der Marketingkollegin bei Bedarf, insbesondere bei Kundenanlässen, Pressekonferenzen und weiteren Veranstaltungen

Mitarbeit bei Datenschutz-, ISO-, IKS- und Audit-Themen

Dein Profil

Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung als Direktionsassistent oder eine vergleichbare Qualifikation

Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz- und/oder Sachbearbeitungsfunktion

Sehr gute Kenntnisse in Terminorganisation, Office Management, Travel Management sowie in der administrativen und kaufmännischen Sachbearbeitung

Hohe Zuverlässigkeit, ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und eine sorgfältige, verbindliche Arbeitsweise

Du packst Aufgaben selbständig an, klärst Unstimmigkeiten frühzeitig und setzt Prioritäten sicher

Diskretion, Kommunikationsstärke sowie ein professionelles und respektvolles Auftreten auf allen Hierarchiestufen

Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift; gute Kenntnisse in Englisch, Französisch und Italienisch sind von Vorteil

Gute Kenntnisse in Datenschutz sowie idealerweise Erfahrung mit ISO und IKS

Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen; Erfahrung mit SharePoint ist von Vorteil

Benefits

• 40-Stunden-Woche und 5 Wochen Ferien
• Möglichkeit für Home-Office (bis zu 2 Tage/Woche)
• Personalrestaurant und Gratisparkplätze
• Gestaltungsspielraum in einem internationalen, zukunftsorientierten Umfeld