Office Manager - F/M/NB

Cegid; Porto Salvo; In loco; EUR 25.000 - 40.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

A Cegid, líder europeu em soluções de gestão com IA baseadas na nuvem, procura um(a) Office Manager para gerir o escritório de Lisboa. A função envolve coordenação de instalações, serviços de workplace, compras relacionadas com o escritório e a experiência dos colaboradores, assegurando um ambiente seguro, organizado e eficiente.

Responsável por supervisionar fornecedores, manter registos de contratos e otimizar custos, bem como gerir a frota e as atividades de Health & Safety no âmbito do

Mansioni

• Assegurar o funcionamento diário do escritório de Lisboa, incluindo gestão de instalações, serviços de workplace, coordenação administrativa, frota e fornecedores.
• Gestão de compras relacionadas com o escritório e experiência dos colaboradores.
• Manutenção do ambiente físico de trabalho: segurança, funcionamento, organização e preparação para as necessidades de colaboradores e visitantes.
• Gerir fornecedores e prestadores de serviços, incluindo orçamentos, propostas e acompanhamento de serviços.
• Monitorizar o orçamento anual do escritório, registar contratos e identificar oportunidades de otimização de custos e melhoria de desempenho dos fornecedores.
• Gerir as viaturas de serviço e respetivas reservas.
• Assegurar manutenções preventivas e corretivas e inspeções obrigatórias (IPO).
• Coordenar serviços de workplace para a experiência diária no escritório, incluindo o Free Food.
• Apoiar a integração de novos colaboradores, organização de eventos, reuniões e visitas de clientes.
• Ser o ponto de contacto para os pedidos dos colaboradores relacionados com o escritório e encaminhar para a função responsável.

Descrizione del lavoro

NaCegid, somos líderes europeus em soluções de gestão com IA baseadas na nuvem para profissionais das áreas de finanças (tesouraria,fiscalidade, ERP), recursos humanos (folha de pagamentos, gestão de talentos) eretalho.

Nummundo em constante evolução, osnossoscolaboradores apoiam os nossos clientes na concretização dos seus projetos e ambições através de soluções úteis einovadoras.

Serparte da Cegid significa contribuir para o funcionamento e a transformação deuma organização internacional em rápido crescimento, no centro de desafiosfundamentais nas áreas do produto, da tecnologia, dos dados, das finanças, daspessoas e da experiência dos colaboradores. Concebemos soluções em que ainteligência artificial é uma componente estratégica do produto: ajuda-nos acompreender os dados, a melhorar as funcionalidades e a transformar a formacomo os nossos clientes interagem com as suas ferramentas.

NaCegid, a inteligência artificial não substitui a experiência humana —amplifica-a.

Office Management

Serás responsável pela gestão diária eficaz do escritório deLisboa, incluindo a gestão de instalações, serviços de workplace, coordenaçãoadministrativa, frota, fornecedores, compras relacionadas com o escritório eexperiência dos colaboradores. A função assegura que o ambiente físico de trabalho éseguro, funcional, organizado e devidamente preparado para responder àsnecessidades dos colaboradores e visitantes.

A tua missão:

• Assegurar o funcionamento diário e a operacionalidade do escritório de Lisboa e/ou outros escritórios, supervisionando os serviços de manutenção, limpeza, reparações, segurança e restantes serviços de Facilities, bem como o controlo de acessos.
• Realizar inspeções regulares, identificar proativamente necessidades de manutenção, segurança e capacidade, e coordenar as ações corretivas com fornecedores e interlocutores internos até à conclusão.
• Garantir o bom funcionamento da receção, incluindo o acolhimento de visitantes, clientes e colaboradores, o tratamento de correspondência e entregas, e a articulação com a segurança e os prestadores relevantes.
• Gerir os fornecedores e prestadores de serviços do escritório, incluindo pedidos de cotação, obtenção e comparação de propostas segundo os procedimentos de compras, e avaliação da qualidade e do acompanhamento dos serviços.
• Monitorizar o orçamento anual do escritório, manter atualizados os registos de contratos, propostas e compras, e identificar oportunidades de otimização de custos e de melhoria do desempenho dos fornecedores.
• Gerir as viaturas de serviço e respetivas reservas.
• Assegurar as manutenções preventivas e corretivas, as inspeções periódicas obrigatórias (IPO) e a substituição de peças e consumíveis.
• Coordenar os serviços de workplace que contribuem para a experiência diária no escritório, incluindo o Free Food (preparação, reposição, higiene, acompanhamento de consumos e stock, e articulação com fornecedores).
• Apoiar a integração de novos colaboradores (preparação do posto de trabalho, acessos e condições de acolhimento), bem como a organização de eventos, reuniões e visitas de clientes.
• Ser o ponto de contacto para os pedidos dos colaboradores relacionados com o escritório, garantindo o seu tratamento ou encaminhamento para a função responsável.
• Coordenar as atividades de Saúde e Segurança no Trabalho abrangidas pelo âmbito de Facilities e Workplace, implementando e mantendo atualizadas as Medidas de Autoproteção (MAP).
• Apoiar a implementação de medidas de preparação para emergências e de segurança no local de trabalho, dentro das responsabilidades atribuídas à gestão do escritório.
• Assegurar o cumprimento dos procedimentos internos aplicáveis à utilização das instalações, segurança, higiene e prestação dos serviços de workplace.