Office Manager - F/M/NB

Cegid Group; Porto; Hybrid; EUR 22,000 - 30,000; Full time

Job summary

A Cegid Group procura um Office Manager para gerir o escritório de Lisboa e manter operações eficientes, incluindo instalações, workplace e experiência dos colaboradores.

A função envolve supervisão de manutenção, receção, gestão de fornecedores, controlo de orçamento, organização de eventos e apoio à integração de novos colaboradores.

Responsibilities

• Assegurar o funcionamento diário do escritório de Lisboa, gerindo instalações, facilities e serviços de workplace.
• Realizar inspeções regulares, identificar necessidades e coordenar ações com fornecedores.
• Garantir a receção, acolhimento de visitantes e gestão de correspondência e entregas.
• Gerir fornecedores e prestadores de serviços, com pedidos de cotação e avaliação de propostas.
• Monitorizar o orçamento anual do escritório e registos de contratos e compras.
• Gerir as viaturas de serviço e respetivas reservas.
• Coordenar atividades de workplace e saúde e segurança, incluindo MAPs.
• Apoiar a integração de novos colaboradores e organização de eventos e reuniões.

Job description

NaCegid, somos líderes europeus em soluções de gestão com IA baseadas na nuvem para profissionais das áreas de finanças (tesouraria,fiscalidade, ERP), recursos humanos (folha de pagamentos, gestão de talentos) eretalho.

Nummundo em constante evolução, osnossoscolaboradores apoiam os nossos clientes na concretização dos seus projetos e ambições através de soluções úteis einovadoras.

Serparte da Cegid significa contribuir para o funcionamento e a transformação deuma organização internacional em rápido crescimento, no centro de desafiosfundamentais nas áreas do produto, da tecnologia, dos dados, das finanças, daspessoas e da experiência dos colaboradores. Concebemos soluções em que ainteligência artificial é uma componente estratégica do produto: ajuda-nos acompreender os dados, a melhorar as funcionalidades e a transformar a formacomo os nossos clientes interagem com as suas ferramentas.

NaCegid, a inteligência artificial não substitui a experiência humana —amplifica-a.

Office Management

Serás responsável pela gestão diária eficaz do escritório deLisboa, incluindo a gestão de instalações, serviços de workplace, coordenaçãoadministrativa, frota, fornecedores, compras relacionadas com o escritório eexperiência dos colaboradores. A função assegura que o ambiente físico de trabalho éseguro, funcional, organizado e devidamente preparado para responder àsnecessidades dos colaboradores e visitantes.

A tua missão:

• Assegurar o funcionamento diário e a operacionalidade do escritório de Lisboa e/ou outros escritórios, supervisionando os serviços de manutenção, limpeza, reparações, segurança e restantes serviços de Facilities, bem como o controlo de acessos.
• Realizar inspeções regulares, identificar proativamente necessidades de manutenção, segurança e capacidade, e coordenar as ações corretivas com fornecedores e interlocutores internos até à conclusão.
• Garantir o bom funcionamento da receção, incluindo o acolhimento de visitantes, clientes e colaboradores, o tratamento de correspondência e entregas, e a articulação com a segurança e os prestadores relevantes.
• Gerir os fornecedores e prestadores de serviços do escritório, incluindo pedidos de cotação, obtenção e comparação de propostas segundo os procedimentos de compras, e avaliação da qualidade e do acompanhamento dos serviços.
• Monitorizar o orçamento anual do escritório, manter atualizados os registos de contratos, propostas e compras, e identificar oportunidades de otimização de custos e de melhoria do desempenho dos fornecedores.
• Gerir as viaturas de serviço e respetivas reservas.
• Assegurar as manutenções preventivas e corretivas, as inspeções periódicas obrigatórias (IPO) e a substituição de peças e consumíveis.
• Coordenar os serviços de workplace que contribuem para a experiência diária no escritório, incluindo o Free Food (preparação, reposição, higiene, acompanhamento de consumos e stock, e articulação com fornecedores).
• Apoiar a integração de novos colaboradores (preparação do posto de trabalho, acessos e condições de acolhimento), bem como a organização de eventos, reuniões e visitas de clientes.
• Ser o ponto de contacto para os pedidos dos colaboradores relacionados com o escritório, garantindo o seu tratamento ou encaminhamento para a função responsável.
• Coordenar as atividades de Saúde e Segurança no Trabalho abrangidas pelo âmbito de Facilities e Workplace, implementando e mantendo atualizadas as Medidas de Autoproteção (MAP).
• Apoiar a implementação de medidas de preparação para emergências e de segurança no local de trabalho, dentro das responsabilidades atribuídas à gestão do escritório.
• Assegurar o cumprimento dos procedimentos internos aplicáveis à utilização das instalações, segurança, higiene e prestação dos serviços de workplace.