Office Manager - F/M/NB

Cegid for Accountants; Oeiras; Hybrid; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Remuneração atrativa

Hybrid work model

Horas flexíveis

22 dias de férias

Seguro de saúde

Plataformas de aprendizagem online

Equipe dinâmica e em crescimento

Job summary

A Cegid procura um gestor de escritório para manter a operação diária do escritório de Lisboa e apoiar a experiência dos colaboradores. A função envolve Facilities, gestão de frota, compras, segurança, e contacto com fornecedores, com foco na eficiência e no bem-estar do staff.

O papel exige disponibilidade para trabalhar presencialmente, com perspetiva de integração numa equipa dinâmica, com modelo híbrido de trabalho e oportunidades de aprendizagem.

Qualifications

• Experiência relevante em gestão de escritórios, Facilities ou workplace.
• Bons conhecimentos de Microsoft 365.
• Competências administrativas, organizacionais e comunicativas.
• Disponibilidade para trabalhar presencialmente.

Responsibilities

• Gerir o funcionamento diário do escritório de Lisboa, incluindo instalações, serviços de workplace e frota.
• Supervisionar manutenção, limpeza, segurança e outros serviços de Facilities.
• Receção: acolhimento de visitantes e gestão de correspondência.
• Gestão de fornecedores/serviços: cotações, propostas e compras.
• Monitorizar o orçamento do escritório e otimizar custos de fornecedores.
• Gerir viaturas de serviço e reservas.
• Coordenar atividades de workplace e apoiar integração de novos colaboradores.

Skills

Office management

Facilities management

Workplace operations

Microsoft 365

Administrative skills

Organizational skills

Communication skills

On-site work

Tools

Microsoft 365

Job description

Na Cegid, a inteligência artificial não substitui a experiência humana — amplifica-a.

Na Cegid, somos líderes europeus em soluções de gestão com IA baseadas na nuvem para profissionais das áreas de finanças (tesouraria, fiscalidade, ERP), recursos humanos (folha de pagamentos, gestão de talentos) e retalho.

Num mundo em constante evolução, os nossos colaboradores apoiam os nossos clientes na concretização dos seus projetos e ambições através de soluções úteis e inovadoras.

Ser parte da Cegid significa contribuir para o funcionamento e a transformação de uma organização internacional em rápido crescimento, no centro de desafios fundamentais nas áreas do produto, da tecnologia, dos dados, das finanças, das pessoas e da experiência dos colaboradores. Concebemos soluções em que a inteligência artificial é uma componente estratégica do produto: ajuda-nos a compreender os dados, a melhorar as funcionalidades e a transformar a forma como os nossos clientes interagem com as suas ferramentas.

Na Cegid, a inteligência artificial não substitui a experiência humana — amplifica-a.

@Office Management

Serás responsável pela gestão diária eficaz do escritório de Lisboa, incluindo a gestão de instalações, serviços de workplace, coordenação administrativa, frota, fornecedores, compras relacionadas com o escritório e experiência dos colaboradores. A função assegura que o ambiente físico de trabalho é seguro, funcional, organizado e devidamente preparado para responder às necessidades dos colaboradores e visitantes.

A Tua Missão

• Assegurar o funcionamento diário e a operacionalidade do escritório de Lisboa e/ou outros escritórios, supervisionando os serviços de manutenção, limpeza, reparações, segurança e restantes serviços de Facilities, bem como o controlo de acessos.
• Realizar inspeções regulares, identificar proativamente necessidades de manutenção, segurança e capacidade, e coordenar as ações corretivas com fornecedores e interlocutores internos até à conclusão.
• Garantir o bom funcionamento da receção, incluindo o acolhimento de visitantes, clientes e colaboradores, o tratamento de correspondência e entregas, e a articulação com a segurança e os prestadores relevantes.
• Gerir os fornecedores e prestadores de serviços do escritório, incluindo pedidos de cotação, obtenção e comparação de propostas segundo os procedimentos de compras, e avaliação da qualidade e do acompanhamento dos serviços.
• Monitorizar o orçamento anual do escritório, manter atualizados os registos de contratos, propostas e compras, e identificar oportunidades de otimização de custos e de melhoria do desempenho dos fornecedores.
• Gerir as viaturas de serviço e respetivas reservas.
• Assegurar as manutenções preventivas e corretivas, as inspeções periódicas obrigatórias (IPO) e a substituição de peças e consumíveis.
• Coordenar os serviços de workplace que contribuem para o trabalho diário no escritório, incluindo o Free Food (preparação, reposição, higiene, acompanhamento de consumos e stock, e artuchiculação com fornecedores).
• Apoiar a integração de novos colaboradores (preparação do posto de trabalho, acessos e condições de acolhimento), bem como a organização de eventos, reuniões e visitas de clientes.
• Ser o ponto de contacto para os pedidos dos colaboradores relacionados com o escritório, garantindo o seu tratamento ou encaminhamento para a função responsável.
• Coordenar as atividades de Saúde e Segurança no Trabalho abrangidas pelo âmbito de Facilities e Workplace, implementando e mantendo atualizadas as Medidas de Autoproteção (MAP).
• Apoiar a implementação de medidas de preparação para emergências e de segurança no local de trabalho, dentro das responsabilidades atribuídas à gestão do escritório.
• Assegurar o cumprimento dos procedimentos internos aplicáveis à utilização das instalações, segurança, higiene e prestação dos serviços de workplace.
• Experiência relevante em gestão de escritórios, gestão de Facilities, operações de workplace ou funções equivalentes.
• Bons conhecimentos de Microsoft 365.
• Fortes competências administrativas, organizacionais e comunicativas.
• Disponibilidade para trabalhar presencialmente.

• Attractive and transparent remuneration from recruitment
• Hybrid work model and flexible working hours
• 22 days of vacation per year
• Health insurance
• Access to online learning platforms and internal academy
• Integration into a dynamic, enthusiastic, and constantly growing team