Global Office & Projects Coordinator - Flexible Work

Swiss Life; Lisboa; Hybrid; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

Swiss Life Asset Managers in Lissabon sucht eine/n Business & Office Specialist zur Unterstützung der Büro- und Arbeitsplatzabläufe. Sie koordinieren Büroservices, Einrichtungen und Raumanforderungen und unterstützen Projekte im Zusammenhang mit Büroausbau und Erweiterung.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Vorbereitung von Führungssitzungen, Unterstützung bereichsübergreifend, Dokumentation und Wissensmanagement. Sie vertreten den Lead bei Abwesenheit und arbeiten eng mit dem CEO und Teams zusammen.

Qualifications

• Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung in Bürokoordination oder vergleichbarer Rolle.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch & Englisch.
• Kenntnisse des portugiesischen Arbeitsumfelds wünschenswert.

Responsibilities

• Koordination von Büroservices, Einrichtungen und Arbeitsplatzanforderungen.
• Unterstützung von Projekten im Zusammenhang mit Büroausbau und -erweiterung.
• Ansprechpartner für Lieferanten, Gebäudemanagement und Dienstleister.
• Verwaltung des Zugangs, der Ausstattung, Vorräte und Bürofläche.
• Unterstützung bei Führungssitzungen (Agenda, Protokolle, Nachverfolgung).
• Vertretung des Leiters bei Abwesenheiten; enge Zusammenarbeit mit CEO/Teams.

Skills

Organisationsfähigkeit

Serviceorientierung

Multitasking

Kommunikation

Englischkenntnisse

Tools

Microsoft 365

Job description

Swiss Life Asset Managers in Lissabon sucht eine/n Business & Office Specialist zur Unterstützung der Büro- und Arbeitsplatzabläufe. Sie koordinieren Büroservices, Einrichtungen und Raumanforderungen und unterstützen Projekte im Zusammenhang mit Büroausbau und Erweiterung.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Vorbereitung von Führungssitzungen, Unterstützung bereichsübergreifend, Dokumentation und Wissensmanagement. Sie vertreten den Lead bei Abwesenheit und arbeiten eng mit dem CEO und Teams zusammen.