Business & Office Specialist

Swiss Life; Lisboa; Hybrid; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

Swiss Life Asset Managers in Lissabon sucht eine/n Business & Office Specialist zur Unterstützung der Büro- und Arbeitsplatzabläufe. Sie koordinieren Büroservices, Einrichtungen und Raumanforderungen und unterstützen Projekte im Zusammenhang mit Büroausbau und Erweiterung.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Vorbereitung von Führungssitzungen, Unterstützung bereichsübergreifend, Dokumentation und Wissensmanagement. Sie vertreten den Lead bei Abwesenheit und arbeiten eng mit dem CEO und Teams zusammen.

Qualifications

• Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung in Bürokoordination oder vergleichbarer Rolle.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch & Englisch.
• Kenntnisse des portugiesischen Arbeitsumfelds wünschenswert.

Responsibilities

• Koordination von Büroservices, Einrichtungen und Arbeitsplatzanforderungen.
• Unterstützung von Projekten im Zusammenhang mit Büroausbau und -erweiterung.
• Ansprechpartner für Lieferanten, Gebäudemanagement und Dienstleister.
• Verwaltung des Zugangs, der Ausstattung, Vorräte und Bürofläche.
• Unterstützung bei Führungssitzungen (Agenda, Protokolle, Nachverfolgung).
• Vertretung des Leiters bei Abwesenheiten; enge Zusammenarbeit mit CEO/Teams.

Skills

Organisationsfähigkeit

Serviceorientierung

Multitasking

Kommunikation

Englischkenntnisse

Tools

Microsoft 365

Job description

Business & Office SpecialistSwiss Life ist bestrebt, immer den bestmöglichen Service zu bieten. Auf unserer Website verwenden wir Cookies, um Ihr Erlebnis zu optimieren und kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen. Durch die weitere Nutzung der Website erklären Sie sich mit der Verwendung von Cookies einverstanden. Mehr Informationen### Business & Office SpecialistBewerben: Lisbon: Vollzeit: Vor 3 Tagen ausgeschrieben: R13591**Recognising tomorrow's opportunities today. Yours and ours.**At Swiss Life Asset Managers you will contribute your own talent and expertise in a motivated and flexible working environment. You will take on a high degree of responsibility and master demanding challenges independently, with the scope to express yourself and in cooperation with professional teams.Working at Swiss Life Asset Managers is a dynamic experience in a stable environment. Our employees make the difference. People count. Flexible working models will enable you to reconcile your professional and personal ambitions.As we continue to expand our pan‐European platform operations, we are strengthening our presence in Portugal. We are looking for **Business & Office Specialis**t to join our growing team and contribute to the business and office daily operations. We offer an international, collaborative environment built on trust, ownership, and long‐term development. Join a leading asset manager and be part of a team where your contribution truly matters and where you can continue to grow professionally. **Responsibilities:****Office & Workplace Support*** Coordinate office services, facilities and workplace requirements* Support projects in relation with the office fit-out and expansion* Liaise with suppliers, building management and service providers* Manage access, equipment, supplies and office-capacity information* Maintain a professional and welcoming workplace* Engage with Safety & Occupational Health service provider, ensuring the implementation ofprevention plans and corrective measures. * Ensure physical onboarding, workplace support and first-level administrative assistance fornew employees**Administrative & Meeting Support*** Coordinate leadership meetings including agendas, minutes and action tracking* Assist with local and cross-functional initiatives, tracking actions, deadlines and issues**Coordination, Knowledge & Project Support*** Support CEO initiated or overseen activities, meetings and communication across teams andstakeholders, and maintain local documentation and knowledge repositories.* Support project management, local initiatives and operational improvement activities.**Deputisation*** Deputise for the Lead during absences, maintaining continuity and representation* Escalate decisions beyond delegated authority to the CEO or relevant functional leader **Experience**: * At least 2–3 years’ experience in office coordination or acomparable role* Strong organisational skills* Proactive, service-oriented and comfortable managing multiple priorities* Clear communication and strong attention to detail* Experience in a growing or international organisation, including coordination of suppliers, meetings or employee activities, is a plus.* Knowledge of Portuguese workplace and administrative requirements* Fluency in Portuguese and English* Proficiency in Microsoft 365**Your benefits** We help our employees shape their professional development and their private life to their best advantage, throughout all phases of their life. Our attractive benefits play a part in this effort.**Your contact**Mariana Gomes MendesTel:Wir sind einer der erfolgreichsten Schweizer Asset Manager in der europäischen Versicherungsbranche. Eine Karriere bei uns bedeutet, Dynamik im stabilen Umfeld zu leben. Unsere Mitarbeitenden machen den Unterschied. Der Mensch zählt. Wir erbringen Asset-Management-Dienstleistungen in der Schweiz, Frankreich, Deutschland, Luxemburg und im Vereinigten Königreich. Dabei verwalten wir sowohl die Versicherungsgelder der Swiss Life-Gruppe als auch die Vermögenswerte von Drittkunden.