Administrativa / Office Support

Adecco Permanent Recruitment; Lisboa; Presencial; EUR 24 000 - 32 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Adecco Permanent Recruitment procura uma profissional altamente organizada para integrar uma sociedade de Private Equity, assumindo Office Management, suporte aos Partners e apoio a áreas estratégicas da organização.

Entre as responsabilidades estão a gestão diária do escritório, receção de visitantes, planeamento de viagens, organização de reuniões, apoio a Compliance e à equipa de Business Development, mantendo elevada confidencialidade.

Qualificações

• Experiência anterior em funções administrativas, secretariado ou apoio à gestão.
• Experiência em ambientes financeiros, sociedades de advogados, consultoras será valorizada.
• Domínio das ferramentas Microsoft Office.
• Capacidade de organização e gestão de prioridades.

Responsabilidades

• Assegurar a gestão e o bom funcionamento diário do escritório.
• Receber e acompanhar visitantes, investidores, clientes e restantes stakeholders.
• Gerir fornecedores, contratos de serviços e economato.
• Organizar salas de reunião e assegurar a logística necessária para reuniões presenciais e virtuais.
• Garantir elevados padrões de apresentação e funcionamento das instalações.
• Gestão de agendas dos Partners e restantes membros da equipa.
• Planeamento, marcação e acompanhamento de viagens nacionais e internacionais.
• Organização de reuniões internas e externas.
• Preparação de documentação, apresentações e materiais de apoio a reuniões.
• Gestão de correspondência, emails e outras tarefas administrativas de suporte.
• Apoio administrativo aos processos de Compliance e Corporate Governance.
• Organização e manutenção de documentação regulatória e societária.
• Gestão de arquivo físico e digital.
• Suporte na recolha e preparação de informação para auditorias, due diligences e reporting regulatório.
• Apoio administrativo na organização de reuniões com investidores, clientes e parceiros.
• Gestão e atualização de bases de dados e contactos.
• Suporte na preparação de apresentações, propostas e materiais de apoio ao negócio.
• Coordenação logística de eventos, conferências e iniciativas de networking.

Conhecimentos

Organização

Proatividade

Comunicação interpessoal

Gestão de agendas

Planeamento de viagens

Logística de reuniões

Discrição/Confidencialidade

MS Office

Ferramentas

Microsoft Office

Descrição da oferta de emprego

Estamos à procura de uma profissional altamente organizada e proactiva para integrar uma sociedade de Private Equity, assumindo responsabilidades de Office Management, suporte aos Partners e apoio a áreas estratégicas da organização.

Esta função será central no suporte ao funcionamento diário do escritório, garantindo uma experiência profissional para clientes, investidores e restantes stakeholders, bem como o apoio administrativo às equipas de Compliance e Business Development.

Procuramos uma pessoa com forte capacidade de organização, elevada atenção ao detalhe e facilidade em gerir múltiplas prioridades num ambiente exigente e dinâmico.

Principais Responsabilidades

• Assegurar a gestão e o bom funcionamento diário do escritório.
• Receber e acompanhar visitantes, investidores, clientes e restantes stakeholders.
• Gerir fornecedores, contratos de serviços e economato.
• Organizar salas de reunião e assegurar a logística necessária para reuniões presenciais e virtuais.
• Garantir elevados padrões de apresentação e funcionamento das instalações.

Suporte aos Partners e à Equipa de Gestão

• Gestão de agendas dos Partners e restantes membros da equipa.
• Planeamento, marcação e acompanhamento de viagens nacionais e internacionais.
• Organização de reuniões internas e externas.
• Preparação de documentação, apresentações e materiais de apoio a reuniões.
• Gestão de correspondência, emails e outras tarefas administrativas de suporte.

Apoio a Compliance

• Apoio administrativo aos processos de Compliance e Corporate Governance.
• Organização e manutenção de documentação regulatória e societária.
• Gestão de arquivo físico e digital.
• Suporte na recolha e preparação de informação para auditorias, due diligences e reporting regulatório.
• Apoio administrativo na organização de reuniões com investidores, clientes e parceiros.
• Gestão e atualização de bases de dados e contactos.
• Suporte na preparação de apresentações, propostas e materiais de apoio ao negócio.
• Coordenação logística de eventos, conferências e iniciativas de networking.
• Experiência prévia em funções administrativas, secretariado ou apoio à gestão.
• Experiência em ambientes financeiros, sociedades de advogados, consultoras ou outras organizações com elevado nível de exigência será valorizada.
• Excelente capacidade de organização e gestão de prioridades.
• Forte sentido de responsabilidade, discrição e confidencialidade.
• Elevada atenção ao detalhe.
• Capacidade para trabalhar de forma autónoma e antecipar necessidades.
• Excelente capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal.
• Domínio das ferramentas Microsoft Office.