Executive Assistant to Chief Executive Officer

Somosierra Commodities; Warszawa; On-site; PLN 180,000 - 240,000; Full time

Benefits offered by this job

Multisport

Private medical care

English lessons with tutor

Job summary

Somosierra Commodities poszukuje doświadczonej osoby na stanowisko Executive Assistant / Chief of Staff wspierającej CEO w Warszawie. Zakres obejmuje zarządzanie kalendarzem, organizację podróży i spotkań, przygotowywanie Briefów oraz korespondencji.

Idealny kandydat ma udokumentowane doświadczenie międzynarodowe, doskonałe umiejętności komunikacyjne, wysoką dyscyplinę oraz biegłość w MS Office i angielskim na poziomie C1. Praca w dynamicznym środowisku i możliwość wpływu na priorytety biznesowe.

Qualifications

• Min. 3–5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku (Executive Assistant, Personal Assistant, Chief of Staff).
• Wykształcenie wyższe (preferowane Prawo, Zarządzanie, Administracja).
• Doświadczenie w środowisku międzynarodowym.
• Bardzo dobra znajomość MS Office.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie C1 (w mowie i piśmie).
• Umiejętność obsługi narzędzi do zarządzania kalendarzem, podróżami i projektami.
• Wysoka dyscyplina i poufność.
• Proaktywność i samodzielność.
• Doskonałe umiejętności komunikacyjne i interpersonalne.

Responsibilities

• Planowanie i bieżące zarządzanie kalendarzem CEO z uwzględnieniem priorytetów biznesowych.
• Koordynacja terminów spotkań wewnętrznych i zewnętrznych, rozwiązywanie kolizji terminowych.
• Wstępna selekcja i priorytetyzacja spraw trafiających do CEO, w tym decyzje o pilności i delegowaniu.
• Przygotowywanie i nadzorowanie agend spotkań, protokołów oraz działań follow-up.
• Przygotowywanie briefów przed spotkaniami: kontekst sprawy, uczestnicy, decyzje do podjęcia.
• Koordynacja posiedzeń Rady Nadzorczej i przygotowanie dokumentacji.
• Redagowanie korespondencji, prezentacji i materiałów na spotkania.
• Koordynacja komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w imieniu CEO.
• Zarządzanie poufnymi informacjami z zachowaniem dyskrecji.
• Organizacja podróży służbowych: rezerwacje i logistyka.
• Koordynacja wizyt partnerów biznesowych i organizacja spotkań.
• Rozliczanie wydatków i budżetu biura CEO.
• Koordynacja projektów specjalnych i zadań ad hoc.

Skills

Executive support

Calendar management

Travel logistics

Communication

Discretion

Stakeholder management

Proactiveness

Multitasking

Interpersonal skills

English proficiency

Education

Wyższe, kierunek: Prawo/Zarządzanie/Administracja

Tools

MS Office

Travel planning tools

Project management tools

Job description

Kompleksowe wsparcie CEO w zarządzaniu czasem, komunikacją, priorytetami operacyjnymi i strategicznymi. Stanowisko łączy odpowiedzialność organizacyjną (kalendarz, spotkania, podróże) z rolą strategicznego partnera CEO — zarządzanie przepływem informacji, priorytetyzacja spraw trafiających do zarządu, reprezentowanie CEO w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych oraz nadzór nad projektami specjalnymi.

Zakres obowiązków

• Planowanie i bieżące zarządzanie kalendarzem CEO z uwzględnieniem priorytetów biznesowych.
• Koordynacja terminów spotkań wewnętrznych i zewnętrznych, rozwiązywanie kolizji terminowych.
• Wstępna selekcja i priorytetyzacja spraw trafiających do CEO, w tym samodzielne podejmowanie decyzji o pilności i sposobie delegowania.
• Przygotowywanie i nadzorowanie agend spotkań, protokołów oraz działań follow-up.
• Przygotowywanie briefów przed spotkaniami: kontekst sprawy, sylwetki uczestników/partnerów biznesowych, kluczowe decyzje do podjęcia.
• Koordynacja posiedzeń Rady Nadzorczej ( w tym przygotowanie pełnej niezbędnej dokumentacji)
• Redagowanie i przygotowywanie korespondencji, prezentacji oraz materiałów na spotkania.
• Koordynacja komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w imieniu CEO
• Zarządzanie poufnymi informacjami z zachowaniem najwyższej dyskrecji.
• Organizacja podróży służbowych: rezerwacje, logistyka
• Koordynacja wizyt gości i partnerów biznesowych, organizacja spotkań
• Rozliczenia wydatków oraz zarządzanie budżetem biura CEO (podróże, eventy, upominki biznesowe).
• Koordynacja projektów specjalnych oraz zadań ad hoc zlecanych przez CEO.
• Współpraca z innymi działami w zakresie organizacji wydarzeń i procesów administracyjnych.

Wymagania:

• Min. 3–5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku (Executive Assistant, Personal Assistant, Chief of Staff).
• Wykształcenie wyższe ( pref. Prawo, Zarządzanie, Administracja)
• Doświadczenie w środowisku międzynarodowym
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office
• Znajomość języka angielskiego na poziomie C1 (w mowie i piśmie).
• Umiejętność obsługi narzędzi do zarządzania kalendarzem, podróżami i projektami.
• Prawo jazdy kat. B
• Doskonała organizacja pracy własnej i umiejętność zarządzania wieloma priorytetami jednocześnie.
• Wysoka dyskrecja i umiejętność pracy z poufnymi informacjami.
• Proaktywność, samodzielność i umiejętność przewidywania potrzeb przełożonego.
• Doskonałe umiejętności komunikacyjne i interpersonalne.
• Umiejętność pracy pod presją czasu i w dynamicznym środowisku
• Bezpośrednią współpracę z CEO oraz możliwość poznania firmy i procesów decyzyjnych z perspektywy najwyższego szczebla zarządzania.
• Realny wpływ na organizację pracy CEO, przepływ informacji oraz realizację kluczowych priorytetów biznesowych.
• Udział w strategicznych projektach i inicjatywach realizowanych na poziomie Zarządu.
• Duży zakres samodzielności i odpowiedzialności oraz przestrzeń do proponowania i wdrażania własnych usprawnień.
• Pracę w dynamicznym, międzynarodowym środowisku oraz kontakt z kluczowymi partnerami biznesowymi i interesariuszami firmy.
• Możliwość zdobywania szerokiej wiedzy biznesowej poprzez współpracę z różnymi obszarami organizacji.
• Platformę benefitową z z możliwością skorzystania z Multisport, prywatną opieka medyczną oraz naukę języka angielskiego z lektorem