Executive Assistant

Solid; Bielany Wrocławskie; On-site; PLN 120,000 - 180,000; Full time

Job summary

Solid poszukuje doświadczonej osoby na stanowisko Executive Assistant wspierającej CEO. Zakres obejmuje organizację kalendarza, koordynację komunikacji oraz nadzór nad kluczowymi projektami. Kandydat musi działać samodzielnie, proaktywnie identyfikować kwestie i utrzymywać wysoki poziom dyskrecji.

Wymagana jest biegła obsługa Google Workspace i doświadczenie w pracy przy osobie decyzyjnej. Oferujemy stabilne warunki pracy w dynamicznym środowisku i możliwość rozwoju kompetencji.

Qualifications

• Minimum 5 lat doświadczenia na stanowisku Executive Assistant przy osobie decyzyjnej.
• Wysoka samodyscyplina i inicjatywa bez konieczności instrukcji.
• Bardzo dobra znajomość Google Workspace, w tym arkuszy kalkulacyjnych.

Responsibilities

• Organizacja komunikacji, kalendarza oraz spotkań CEO.
• Śledzenie statusów kluczowych projektów i przekazywanie CEO najważniejszych informacji.
• Wyłapywanie i rozwiązywanie problemów, zanim trafią do CEO.
• Bycie łącznikiem komunikacyjnym między CEO a zespołem.
• Kompleksowa organizacja podróży służbowych i prywatnych CEO.
• Obsługa prywatnych terminów CEO tak, aby kalendarz firmowy i prywatny nie kolidował.

Skills

Samodzielność

Proaktywność

Priorytetyzacja

Odporność na tempo

Komunikacja z CEO

Tools

Google Workspace

Google Sheets

Job description

• Organizacja komunikacji, kalendarza, skrzynki e-mail i spotkań CEO
• Śledzenie statusów kluczowych projektów biznesowych i przekazywanie CEO najważniejszych informacji
• Wyłapywanie i rozwiązywanie potencjalnych problemów, zanim trafią do CEO
• Bycie łącznikiem komunikacyjnym między CEO a zespołem
• Monitorowanie wybranych kosztów w firmie: wydatków, budżetów, płatności, faktur i rozliczeń
• Kompleksowa organizacja podróży służbowych i prywatnych
• Organizacja i nadzorowanie wydarzeń firmowych z udziałem CEO, np. wyjazdów integracyjnych
• Realizacja prywatnych projektów CEO, np. wizyty u notariusza, zarządzanie nieruchomościami i remontami, przeglądy aut, kontakt z rodziną, pilnowanie urodzin i prezentów
• Obsługa prywatnych terminów i spraw CEO, tak aby kalendarz firmowy i życie prywatne ze sobą nie kolidowały

Kogo poszukujemy?

• Minimum 5 lat doświadczenia na stanowisku Executive Assistant, asystentki/asystenta zarządu lub podobnym, przy osobie decyzyjnej
• Samodzielność i proaktywność — zauważanie tematów i zajmowanie się nimi bez czekania na instrukcję
• Bardzo dobra znajomość Google Workspace, w tym arkuszy kalkulacyjnych
• Bardzo dobra znajomość języka polskiego, umiejętność przygotowania wiadomości w imieniu CEO bez korekty
• Umiejętność ustalania priorytetów pod presją czasu i prowadzenia wielu tematów jednocześnie
• Odporność na szybkie tempo pracy i bezpośrednią komunikację
• Otwartość na bezpośredni feedback oparty na faktach i dopytywanie o potrzebne informacje
• Pełna dyskrecja w pracy z poufnymi informacjami (weryfikacja referencji)