Asystent/Asystentka Prezesa Zarządu

Zarząd Morskich Portów Szczecin i Świnoujście S.A; Szczecin; On-site; PLN 78,000 - 123,000; Full time

Benefits offered by this job

Prywatna opieka medyczna

Ubezpieczenie grupowe

Atrakcyjny pakiet świadczeń socjalnych

Elastyczny czas rozpoczęcia pracy

Inicjatywy integracyjne, sportowe i k

Inicjatywy integracyjne, sportowe i k

Job summary

Zarząd Morskich Portów Szczecin i Świnoujście S.A. poszukuje osoby na stanowisko asystenta Prezesa Zarządu. Do obowiązków należeć będzie kompleksowa organizacja pracy Prezesa, przygotowywanie materiałów i korespondencji, udział w spotkaniach oraz zapewnienie profesjonalnego obiegu informacji.

Wymagane wykształcenie wyższe, min. 4 lata doświadczenia, znajomość protokołu dyplomatycznego i MS Office, a także język angielski na poziomie B2. Zapewniona możliwość rozwoju w stabilnej organizacji.

Qualifications

• Wykształcenie wyższe z obszaru ekonomii, administracji lub zarządzania.
• Minimum 4 lata doświadczenia zawodowego, w tym rok w obszarze specjalizacji.
• Umiejętność sporządzania raportów i notatek służbowych.
• Znajomość protokołu dyplomatycznego i zasad etykiety biznesowej.
• Znajomość pakietu MS Office.
• Znajomość programów komunikacyjnych.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2.
• Prawo jazdy kat. B.

Responsibilities

• Organizacja i bieżąca koordynacja pracy Prezesa Zarządu, w tym kalendarz, spotkania, podróże służbowe i wydarzenia.
• Kompleksowe wsparcie Prezesa Zarządu w sprawach administracyjnych i operacyjnych, uczestnictwo w spotkaniach biznesowych.
• Przygotowywanie materiałów informacyjnych, agend i zestawień na potrzeby Prezesa Zarządu.
• Sporządzanie notatek służbowych oraz protokołów ze spotkań wewnętrznych i zewnętrznych.
• Opracowywanie korespondencji urzędowej, wystąpień oraz odpowiedzi na zapytania interesariuszy.
• Weryfikacja kompletności i poprawności dokumentów kierowanych do podpisu Prezesa Zarządu.
• Monitorowanie realizacji zadań i raportowanie ich statusu.
• Dbałość o poufność informacji i prawidłowy obieg dokumentów.
• Obsługa połączeń telefonicznych oraz elektronicznej poczty Prezesa Zarządu.
• Udzielanie informacji Interesantom i Kontrahentom.
• Obsługa wizyt delegacji oraz protokołu w kontaktach zewnętrznych.
• Bieżący przegląd kluczowych informacji z branży, ze szczególnym uwzględnieniem zmian legislacyjnych.

Skills

Raporty i notatki służbowe

Protokoł dyplomatyczny

Etykieta biznesowa

Angielski (B2)

Komunikatywność

Dyskrecja

Dobra organizacja pracy

Wielozadaniowość

Samodzielność i odpowiedzialność

Negocjacyjne umiejętności

Education

Wyższe wykształcenie z obszaru ekonomii, administracji lub zarządzania

Tools

MS Office

Programy komunikacyjne

Job description

Budujemy przyszłość razem z ludźmi, dlatego naszym pracownikom oferujemy:

• Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę;
• Pracę w organizacji z wieloletnią tradycją i ambitnymi planami rozwoju;
• Profesjonalne wdrożenie i wsparcie na każdym etapie pracy;
• Elastyczny czas rozpoczęcia pracy;
• Możliwość zdobywania nowych kompetencji i rozwoju kariery zawodowej;
• Pracowniczy Program Emerytalny wspierający bezpieczeństwo finansowe w przyszłości;
• Prywatną opiekę medyczną, ubezpieczenie grupowe oraz atrakcyjny pakiet świadczeń socjalnych;
• Inicjatywy integracyjne, sportowe i kulturalne budujące dobrą atmosferę i relacje w zespole.

Do głównych zadań osoby zatrudnionej na tym stanowisku należeć będzie:

• Organizacja i bieżąca koordynacja pracy Prezesa Zarządu, w tym zarządzanie kalendarzem, planowanie spotkań, organizacja podróży służbowych oraz wydarzeń, a także dbanie o sprawny przebieg dnia pracy;
• Kompleksowe wsparcie Prezesa Zarządu w bieżących sprawach administracyjnych i operacyjnych, w tym udział w spotkaniach i wydarzeniach biznesowych;
• Przygotowywanie materiałów informacyjnych, agend spotkań oraz zestawień i streszczeń dokumentów na potrzeby Prezesa Zarządu;
• Sporządzanie notatek służbowych oraz protokołów ze spotkań wewnętrznych i zewnętrznych;
• Opracowywanie, w imieniu Prezesa Zarządu, korespondencji urzędowej, wystąpień oraz odpowiedzi na zapytania Interesariuszy;
• Weryfikacja kompletności i poprawności formalnej dokumentów oraz pism kierowanych do podpisu Prezesa Zarządu;
• Monitorowanie realizacji zadań zleconych przez Prezesa Zarządu oraz raportowanie ich statusu;
• Dbałość o poufność informacji i dokumentów oraz o ich prawidłowy obieg w Spółce;
• Obsługa połączeń telefonicznych oraz elektronicznej poczty Prezesa Zarządu;
• Udzielanie informacji Interesantom oraz Kontrahentom, zgodnie z obowiązującymi zasadami i zakresem uprawnień;
• Obsługa wizyt delegacji oraz dbałość o standardy etykiety biznesowej i protokołu w kontaktach zewnętrznych;
• Bieżący przegląd kluczowych informacji z branży, ze szczególnym uwzględnieniem zmian legislacyjnych wpływających na funkcjonowanie Spółki.

Wymagania główne:

• Wykształcenie wyższe z obszaru ekonomii, administracji lub zarządzania;
• Min. 4-letnie doświadczenie zawodowe, w tym min. 1 rok doświadczenia w obszarze specjalizacji zawodowej;
• Umiejętność sporządzania raportów i notatek służbowych;
• Znajomość protokołu dyplomatycznego i zasad etykiety biznesowej;
• Znajomość pakietu MS Office;
• Znajomość programów komunikacyjnych;
• Znajomość j. angielskiego na poziomie min. B2;
• Prawo jazdy kat.B.

Wymagania główne pożądane:

• Znajomość kodeksu cywilnego;
• Znajomość kodeksu spółek handlowych;
• Ukończone kursy/szkolenia z zakresu savoir vivre;
• Ukończone kursy/szkolenia w zakresie profesjonalnego asystenta/asystentki;
• Ukończone kursy/szkolenia w zakresie nowoczesnych metod i narzędzi w pracy asystenta/asystentki;
• Ukończone kursy/szkolenia w zakresie profesjonalnej obsługi sekretariatu.

Wymagania dodatkowe:

• Wysoka kultura osobista i umiejętność budowania relacji;
• Doskonała organizacja pracy;
• Umiejętność pracy pod presją czasu,
• Wielozadaniowość;
• Komunikatywność;
• Skrupulatność, dbałość o szczegóły;
• Samodzielność i odpowiedzialność;
• Dyskrecja;
• Zaangażowanie;
• Umiejętności negocjacyjne.