Executive Assistant

Social Elite - Agencja Digital Marketingu; Wrocław; Hybrid; PLN 100,000 - 134,000; Full time

Benefits offered by this job

Prywatna opieka medyczna

Karta sportowa

Elastyczny start

Job summary

Social Elite - Agencja Digital Marketingu w rozmowie o pracę poszukuje doświadczonego Executive Assistant. Osoba ta wesprze CEO w codziennych zadaniach organizacyjnych, zarówno zawodowych, jak i prywatnych, dbając o skuteczną koordynację i planowanie.

Zakres obejmuje organizację kalendarza, kontaktów, podróży, budżetów i nadzór nad ważnymi projektami. Wymagana samodzielność, proaktywność i doskonała znajomość Google Workspace.

Qualifications

• Minimum 5 lat doświadczenia na stanowisku executive assistant/zarządowego przy osobie decyzyjnej.
• Samodzielność i proaktywność w działaniu bez czekania na instrukcje.
• Doskonale opanowana obsługa Google Workspace, w tym arkuszy kalkulacyjnych.
• Umiejętność przygotowywania wiadomości w imieniu CEO bez korekty.
• Umiejętność priorytetyzowania zadań pod presją czasu i prowadzenia wielu tematów jednocześnie.
• Wysoka kultura osobista, bezpośrednia komunikacja i dyskrecja.

Responsibilities

• Organizacja komunikacji, kalendarza, skrzynki e-mail i spotkań CEO.
• Śledzenie statusów projektów i przekazywanie CEO najważniejszych informacji.
• Zapobieganie problemom i eskalacja przed dotarciem do CEO.
• Bycie łącznikiem między CEO a zespołem.
• Monitorowanie kosztów: wydatków, budżetów, płatności, faktur i rozliczeń.
• Kompleksowa organizacja podróży służbowych i prywatnych.
• Organizacja i nadzorowanie wydarzeń firmowych z udziałem CEO.
• Realizacja prywatnych projektów CEO: notariusz, nieruchomości, przeglądy aut, kontakty rodzinne.
• Obsługa prywatnych terminów CEO, aby kalendarz firmowy i życie prywatne się nie kolidowały.

Tools

Google Workspace

Job description

Social Elite to agencja digital marketingu i social media istniejąca od 2016 roku. Specjalizujemy się w realizacji kampanii reklamowych, obsłudze firmowych kont w mediach społecznościowych i we wdrażaniu narzędzi analitycznych niezbędnych do skutecznego zarządzania codziennymi działaniami firmy. Z naszego wsparcia najczęściej korzystają właściciele małych, średnich i dużych firm, dyrektorzy i menedżerowie z sektorów B2B oraz e-commerce.

Szukamy doświadczonej osoby na stanowisko Executive Assistant, która wesprze CEO agencji Social Elite w codziennej pracy.

Twoim głównym zadaniem będzie przejęcie dużej części spraw organizacyjnych i administracyjnych, tak aby do CEO trafiały przede wszystkim tematy, które rzeczywiście wymagają jego uwagi lub decyzji.

Rola obejmuje zarówno sprawy zawodowe, jak i prywatne. Ważna będzie więc umiejętność sprawnego poruszania się między tymi dwoma obszarami i dbania o to, żeby wszystko było dobrze zaplanowane i dopilnowane.

Zadania

• Organizacja komunikacji, kalendarza, skrzynki e-mail i spotkań CEO.
• Śledzenie statusów kluczowych projektów biznesowych i przekazywanie CEO najważniejszych informacji.
• Dbanie o to, aby potencjalne problemy były wyłapywane i rozwiązywane, zanim trafią do CEO.
• Bycie łącznikiem komunikacyjnym między CEO a zespołem.
• Monitorowanie wybranych kosztów w firmie: wydatków, budżetów, płatności, faktur i rozliczeń.
• Kompleksowa organizacja podróży służbowych i prywatnych.
• Organizacja i nadzorowanie wydarzeń firmowych w których uczestnicy CEO, np. wyjazdów integracyjnych.
• Realizacja prywatnych projektów CEO na przykład: wizyty u notariusza, zarządzanie nieruchomościami i remontami, pilnowanie przeglądów aut, kontakt z rodziną, pilnowanie urodzin i prezentów.
• Sprawy prywatne i zawodowe: obsługa prywatnych terminów i spraw CEO, tak, żeby kalendarz firmowy i życie prywatne ze sobą nie kolidowały.

Wymagania

• Masz minimum 5 lat doświadczenia na stanowisku Executive Assistant, asystentki/asystenta zarządu lub podobnym, przy osobie decyzyjnej.
• Jesteś osobą samodzielną i proaktywną, potrafisz zauważyć temat i zająć się nim bez czekania na dokładną instrukcję.
• Bardzo dobrze poruszasz się w Google Workspace, w tym w arkuszach kalkulacyjnych.
• Bardzo dobrze posługujesz się językiem polskim i potrafisz przygotować wiadomość w imieniu CEO, która nie wymaga korekty.
• Potrafisz ustalać priorytety pod presją czasu i sprawnie prowadzić wiele tematów jednocześnie.
• Dobrze odnajdujesz się w szybkim tempie pracy i bezpośredniej komunikacji.
• Potrafisz przyjmować bezpośredni feedback oparty na faktach i nie boisz się dopytywać, kiedy potrzebujesz dodatkowych informacji.
• Potrafisz zachować pełną dyskrecję w pracy z poufnymi informacjami (w tym zakresie będziemy chcieli zweryfikować Twoje referencje).

Oferujemy

• Wynagrodzenie: 9 000 - 12 000 PLN brutto (UoP) / 10 000 - 13 000 netto B2B
• Wymiar pracy: pełny etat, Wrocław, tryb stacjonarny lub hybrydowy.
• Prywatna opieka medyczna.
• Karta sportowa.
• Termin startu: elastyczny (możemy poczekać na odpowiednią osobę, również jeśli obowiązuje ją okres wypowiedzenia).