Executive Assistant

Antal Poland; Warszawa; On-site; PLN 95,000 - 125,000; Full time

Job summary

Antal Poland poszukuje doświadczonego Executive Assistant, który będzie samodzielnie wspierał Prezesa Zarządu w FMCG. Rola obejmuje organizację kalendarza, prowadzenie spotkań, przygotowywanie przeglądów i materiałów decyzyjnych oraz monitorowanie ustaleń.

Idealny kandydat to osoba proaktywna, organizowana, z doświadczeniem w pracy z kadrą zarządzającą, znająca MS Office i angielski na swobodnym poziomie.

Qualifications

• Wykształcenie wyższe.
• Minimum 5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku, np. Executive Assistant, Asystent/ka Zarządu, Project Coordinator lub w roli o zbliżonym zakresie odpowiedzialności.
• Ugruntowane doświadczenie we współpracy bezpośrednio z członkiem zarządu, prezesem lub najwyższą kadrą menedżerską.
• Umiejętność koordynowania wielu tematów jednocześnie.
• Doskonała organizacja pracy i naturalna potrzeba porządkowania informacji. Umiejętność tworzenia klarownych materiałów (podsumowań, prezentacji, statusów, etc).
• Doświadczenie w prowadzeniu projektów, koordynacji działań międzydziałowych lub wdrażaniu usprawnień.
• Wiedza o podstawowych zagadnieniach związanych z ładem korporacyjnym, compliance i współpracy z kancelariami.
• Bardzo dobra znajomość MS Office.
• Język angielski na poziomie pozwalającym na swobodną komunikację.
• Zmysł analityczny.
• Proaktywność i umiejętność przewidywania problemów, zanim eskalują.
• Wysokie zdolności komunikacyjne. Dojrzałość biznesowa i partnerskie podejście.

Responsibilities

• Wsparcie administracyjne dla Prezesa Zarządu, w tym zarządzanie kalendarzem, organizowanie spotkań i koordynowanie terminów.
• Bieżące wsparcie Prezesa Zarządu w organizacji pracy i zarządzaniu priorytetami.
• Przygotowywanie podsumowań, statusów i przeglądów najważniejszych tematów.
• Monitorowanie ustaleń ze spotkań, terminów, zobowiązań i kolejnych kroków, odpowiedzialność za statusy i follow up’y.
• Koordynowanie realizacji zadań pomiędzy działami oraz wspieranie menedżerów w prowadzeniu tematów.
• Przygotowywanie materiałów i informacji niezbędnych do podejmowania decyzji. Porządkowanie informacji, dokumentów i danych dotyczących projektów.
• Prowadzenie rejestrów, zestawień i baz wiedzy.
• Wsparcie w standaryzacji procesów, procedur, instrukcji i dokumentacji organizacyjnej. Koordynowanie prac związanych z tworzeniem i aktualizacją polityk oraz procedur, we współpracy z właściwymi działami.
• Wsparcie organizacji w obszarze compliance i ładu korporacyjnego.
• Koordynowanie współpracy z kancelariami oraz innymi zewnętrznymi doradcami/dostawcami.
• Dbałość o prawidłowy obieg dokumentów.
• Wsparcie w przygotowywaniu dokumentacji zarządczej, rejestrów, uchwał, pełnomocnictw i innych dokumentów formalnych.
• Przygotowywanie agend, materiałów oraz podsumowań spotkań.
• Wsparcie w uporządkowaniu komunikacji i przepływu informacji.
• Kompleksowa organizacja podróży służbowych w Polsce i za granicą, spotkań biznesowych i wydarzeń.
• Przygotowywanie analiz i zestawień na potrzeby Prezesa Zarządu oraz kadry menedżerskiej.
• Identyfikowanie obszarów wymagających usprawnienia oraz inicjowanie praktycznych rozwiązań.

Skills

MS Office

Analityczne myślenie

Doskonała organizacja

Proaktywność

Zarządzanie kalendarzem

Koordynacja tematów

Komunikacja biznesowa

Podróże służbowe

Education

Wykształcenie wyższe

Job description

Dla naszego Klienta, firmy z sektora FMCG (produkty premium), działającej na rynku od ponad 35 lat poszukujemy kandydata/tki na stanowisko Executive Assistant.

To nowa, samodzielna rola dla osoby, która poza wsparciem administracyjnym potrafi porządkować złożone zagadnienia, pilnować realizacji ustaleń i sprawiać, że tematy posuwają się do przodu.

Szukamy osoby, która nie czeka wyłącznie na zadania, ale jest proaktywna i lubi pracować projektowo oraz potrafi samodzielnie rozpoznać, co należy uporządkować, ustalić kolejne kroki i doprowadzić temat do końca.

Obowiązki:

• Wsparcie administracyjne dla Prezesa Zarządu, w tym zarządzanie kalendarzem, organizowanie spotkań i koordynowanie terminów.
• Bieżące wsparcie Prezesa Zarządu w organizacji pracy i zarządzaniu priorytetami.
• Przygotowywanie podsumowań, statusów i przeglądów najważniejszych tematów.
• Monitorowanie ustaleń ze spotkań, terminów, zobowiązań i kolejnych kroków, odpowiedzialność za statusy i follow up’y.
• Koordynowanie realizacji zadań pomiędzy działami oraz wspieranie menedżerów w prowadzeniu tematów.
• Przygotowywanie materiałów i informacji niezbędnych do podejmowania decyzji. Porządkowanie informacji, dokumentów i danych dotyczących projektów.
• Prowadzenie rejestrów, zestawień i baz wiedzy.
• Wsparcie w standaryzacji procesów, procedur, instrukcji i dokumentacji organizacyjnej. Koordynowanie prac związanych z tworzeniem i aktualizacją polityk oraz procedur, we współpracy z właściwymi działami.
• Wsparcie organizacji w obszarze compliance i ładu korporacyjnego.
• Koordynowanie współpracy z kancelariami oraz innymi zewnętrznymi doradcami/dostawcami.
• Dbałość o prawidłowy obieg dokumentów.
• Wsparcie w przygotowywaniu dokumentacji zarządczej, rejestrów, uchwał, pełnomocnictw i innych dokumentów formalnych.
• Przygotowywanie agend, materiałów oraz podsumowań spotkań.
• Wsparcie w uporządkowaniu komunikacji i przepływu informacji.
• Kompleksowa organizacja podróży służbowych w Polsce i za granicą, spotkań biznesowych i wydarzeń.
• Przygotowywanie analiz i zestawień na potrzeby Prezesa Zarządu oraz kadry menedżerskiej.
• Identyfikowanie obszarów wymagających usprawnienia oraz inicjowanie praktycznych rozwiązań.

Wymagania:

• Wykształcenie wyższe.
• Minimum 5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku, np. Executive Assistant, Asystent/ka Zarządu, Project Coordinator lub w roli o zbliżonym zakresie odpowiedzialności.
• Ugruntowane doświadczenie we współpracy bezpośrednio z członkiem zarządu, prezesem lub najwyższą kadrą menedżerską.
• Umiejętność koordynowania wielu tematów jednocześnie.
• Doskonała organizacja pracy i naturalna potrzeba porządkowania informacji. Umiejętność tworzenia klarownych materiałów (podsumowań, prezentacji, statusów, etc).
• Doświadczenie w prowadzeniu projektów, koordynacji działań międzydziałowych lub wdrażaniu usprawnień.
• Wiedza o podstawowych zagadnieniach związanych z ładem korporacyjnym, compliance i współpracą z kancelariami.
• Bardzo dobra znajomość MS Office.
• Język angielski na poziomie pozwalającym na swobodną komunikację.
• Zmysł analityczny.
• Proaktywność i umiejętność przewidywania problemów, zanim eskalują.
• Wysokie zdolności komunikacyjne. Dojrzałość biznesowa i partnerskie podejście.