Team Leader Office — Lead Secretariat & Reception

Sterk in Matches B.V.; Leiden; On-site; EUR 41,000 - 60,000; Part time

Benefits offered by this job

Pensioen ABP

Vakantietoeslag 8%

Eindejaarsuitkering

Reiskostenvergoeding

OpenUp gratis toegang

Elektrische fiets korting

Job summary

Centre for Human Drug Research in Leiden zoekt een Teamleader Office die twee medewerkers op het secretariaat en twee receptionistes aanstuurt, en acht oproepkrachten op de receptie coördineert. Je draagt zorg voor verbinding, continuïteit en ontwikkeling van het team en werkt waar nodig mee op secretariaat en receptie.

De rol vereist HBO-niveau, ruime ervaring in office management, en sterke communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau is vereist.
• Ruime ervaring binnen office management, secretariaat en/of receptie.
• 3–5 jaar relevante werkervaring.
• Aantoonbare ervaring met aansturen en begeleiden van medewerkers.
• Ervaring met verbeteren van werkprocessen en dienstverlening.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.
• Vermogen om zelfstandig werkzaamheden op te pakken.
• Discrete en organisatiesensitieve werkaanpak.
• Ervaring met roostering en diverse contractvormen is een pré.

Responsibilities

• Aansturen, begeleiden en ontwikkelen van medewerkers binnen het secretariaat en de receptie.
• Voeren van functionerings- en verzuimgesprekken.
• Bewaken van capaciteit, prioriteiten en continuïteit binnen het team.
• Organiseren en voorzitten van teamoverleggen.
• Verbeteren en professionaliseren van werkprocessen en dienstverlening.
• Zelf actief meewerken op het secretariaat en de receptie wanneer nodig.
• Beheren van agenda’s voor management en Research Directors.
• Notuleren van vergaderingen.
• Ondersteunen bij educatieactiviteiten en trainingen.
• Beheren van e-mailboxen, intranetpagina’s en archieven.
• Organiseren van interne en externe evenementen en coördineren van dienstreizen.
• Incidenteel ondersteuning van Raad van Bestuur en Raad van Toezicht.

Skills

Leidinggeven

Coaching

Organisatievermogen

Communicatie

Nederlands & Engels

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Centre for Human Drug Research in Leiden zoekt een Teamleader Office die twee medewerkers op het secretariaat en twee receptionistes aanstuurt, en acht oproepkrachten op de receptie coördineert. Je draagt zorg voor verbinding, continuïteit en ontwikkeling van het team en werkt waar nodig mee op secretariaat en receptie.

De rol vereist HBO-niveau, ruime ervaring in office management, en sterke communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.