Teamleader Office - Leiden

sterkinmatches; Leiden; On-site; EUR 41,000 - 60,000; Part time

Benefits offered by this job

8% vakantietoeslag

Eindejaarsuitkering

ABP pensioen

Reiskostenvergoeding

Opleidingen en certificeringen

OpenUp toegang

Job summary

Centre for Human Drug Research zoekt een Teamleader Office in Leiden. Je leidt een klein team op het secretariaat en de receptie, en werkt praktisch mee waar nodig. Je bewaakt capaciteit en organiseert teamoverleggen, met aandacht voor procesverbeteringen en continuïteit.

De functie is 32 uur per week. Je rapporteert aan management en Research Directors en werkt nauw samen met de directie om een soepele dienstverlening te waarborgen.

Qualifications

• HBO-werk- en denkniveau vereist en relevante opleiding of ervaring.
• Minimaal 3–5 jaar relevante werkervaring en aantoonbare aanstuurervaring.
• Ervaring in office management, secretariaat en receptie is vereist.
• Goede beheersing van NL en Engels, discrete en organisatiesensitieve houding.
• Nieuwe processen zien en verandermanagement ondersteunen.

Responsibilities

• Leiding geven aan twee medewerkers secretariaat en twee receptionistes.
• Beheren capaciteit, prioriteiten en continuïteit van het team.
• Voorzitten van teamoverleggen en verbeteren van werkprocessen.
• Ondersteunen op secretariaat en receptie waar nodig, inclusief agendabeheer.
• Coördineren van evenementen, reizen en notuleren van vergaderingen.

Skills

Team leadership

Office management

Coaching

Organisational skills

Communication

Dutch & English

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

MS Office

Agenda management software

Job description

Centre for Human Drug Research zoekt een Teamleader Office!

Krijg jij energie van het aansturen van een ervaren team, maar vind je het ook prettig om zelf praktisch betrokken te blijven? Bij het Centre for Human Drug Research (CHDR) combineer je leidinggeven met office management, secretariaat en receptiewerkzaamheden binnen een bijzondere wetenschappelijke omgeving.

Je geeft leiding aan een klein en ervaren team dat grotendeels zelfstandig werkt. Jij zorgt voor verbinding, overzicht en continuïteit, helpt collega’s verder in hun ontwikkeling en kijkt tegelijkertijd hoe processen slimmer kunnen. En als het nodig is? Dan werk je gewoon mee op het secretariaat of bij de receptie.

Leiden

32 uur

Wie is Centre for Human Drug Research?

Het Centre for Human Drug Research (CHDR) is een stichting op het Leiden Bio Science Park. Sinds de oprichting in 1987 is CHDR uitgegroeid tot een innovatief instituut op het gebied van klinische geneesmiddelontwikkeling. Jaarlijks worden er tientallen onderzoeken uitgevoerd met gezonde vrijwilligers en patiënten. Daarbij werkt CHDR nauw samen met universitaire medische centra, grote ziekenhuizen en wetenschappers van over de hele wereld.

Binnen CHDR werken ongeveer 300 vaste collega’s en meer dan 100 studenten. Je komt daardoor terecht in een professionele en wetenschappelijk georiënteerde omgeving waar veel verschillende disciplines samenkomen. Als Teamleader Office speel jij daarin een centrale ondersteunende rol en werk je regelmatig samen met management en Research Directors en incidenteel met de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht.

Wat ga je doen?

Als Teamleader Office geef je leiding aan twee medewerkers op het secretariaat en twee receptionistes. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor acht oproepkrachten die op de receptie worden ingezet. Het team is ervaren, kent de organisatie goed en werkt grotendeels zelfstandig. Jouw rol is daarom niet om overal bovenop te zitten, maar om collega’s te begeleiden, verbinding te creëren en ervoor te zorgen dat de dienstverlening soepel blijft verlopen.

Je voert onder andere functionerings- en verzuimgesprekken, organiseert teamoverleggen en bewaakt de capaciteit en prioriteiten binnen het team. Daarnaast kijk je samen met je collega’s kritisch naar bestaande werkprocessen. Waar kan het slimmer? Waar kan de samenwerking beter? Jij brengt verbeteringen in beweging en zorgt ervoor dat collega’s daarin worden meegenomen. Tegelijkertijd heeft deze functie een duidelijke praktische kant. Je werkt waar nodig mee op het secretariaat en de receptie en ondersteunt onder andere bij agendabeheer, events, dienstreizen en verschillende administratieve werkzaamheden.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Aansturen, begeleiden en ontwikkelen van medewerkers binnen het secretariaat en de receptie.
• Voeren van functionerings- en verzuimgesprekken.
• Bewaken van capaciteit, prioriteiten en continuïteit binnen het team.
• Organiseren en voorzitten van teamoverleggen.
• Verbeteren en professionaliseren van werkprocessen en dienstverlening.
• Zelf actief meewerken op het secretariaat en de receptie wanneer dat nodig is.
• Beheren van agenda’s voor management en Research Directors.
• Notuleren van vergaderingen.
• Ondersteunen bij educatieactiviteiten en trainingen.
• Beheren van e-mailboxen, intranetpagina’s, archieven en adresgegevens.
• Organiseren van interne en externe evenementen en coördineren van dienstreizen.
• Incidenteel ondersteunen van de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht.

Wat bieden wij?

Bij CHDR krijg je een veelzijdige leidinggevende functie binnen een professionele en wetenschappelijke organisatie. Je krijgt verantwoordelijkheid over een ervaren team, maar blijft tegelijkertijd dicht bij de dagelijkse praktijk.

Je kunt rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.674 en € 5.381 op basis van 40 uur, afhankelijk van jouw expertise.
• Een dienstverband van 32 uur per week.
• Een jaarcontract met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd.
• Regelmatige werktijden van maandag tot en met vrijdag tussen 08.00 en 17.30 uur.
• 25 vakantiedagen per jaar op fulltime basis plus een Diversiteitsdag.
• 8% vakantietoeslag.
• Een eindejaarsuitkering van minimaal 3,8% tot maximaal 12%.
• Pensioenopbouw bij pensioenfonds ABP.
• Mogelijkheden voor trainingen en certificeringen, gefinancierd door CHDR.
• Tot 100% vergoeding van de kosten voor het openbaar vervoer.
• De mogelijkheid om voordelig een (elektrische) fiets aan te schaffen.
• Wekelijkse vrijdagmiddagborrels, een jaarlijks kerstdiner en een uitstapje naar de Ardennen.
• Gratis toegang tot OpenUp voor jou en je gezinsleden.

Wie zoeken wij?

Jij bent een organisatorisch sterke en servicegerichte professional die op een coachende en benaderbare manier leidinggeeft. Je hoeft een ervaren team niet te vertellen hoe zij ieder detail van hun werk moeten uitvoeren. Je weet juist wanneer je ruimte moet geven, wanneer je moet ondersteunen en wanneer het nodig is om richting te geven.

Daarnaast zie je mogelijkheden om werkzaamheden slimmer te organiseren en krijg je collega’s mee wanneer er iets verandert. Je communiceert gemakkelijk met verschillende niveaus binnen de organisatie en begrijpt dat je in deze functie regelmatig met vertrouwelijke informatie werkt.

Een achtergrond als Office Manager, ervaren secretaresse, Front Office Medewerker of bijvoorbeeld HR Manager kan goed aansluiten, waarbij leidinggevende ervaring belangrijk is. Ervaring binnen een wetenschappelijke of vergelijkbare professionele omgeving is mooi meegenomen.

Daarnaast beschik je over:

• HBO werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring binnen office management, secretariaat en/of receptie.
• Bij voorkeur 3 tot 5 jaar relevante werkervaring.
• Aantoonbare ervaring met het aansturen en begeleiden van medewerkers.
• Ervaring met het verbeteren van werkprocessen en begeleiden van veranderingen.
• Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Het vermogen om zelfstandig werkzaamheden op te pakken.
• Een zorgvuldige, discrete en organisatiesensitieve manier van werken.
• Ervaring met roostering en verschillende contractvormen is een pré.