Executive Assistant & Office Coordinator

Janssen de Jong; Utrecht; On-site; EUR 42,000 - 50,000; Part time

Benefits offered by this job

Laptop van de zaak

Telefoon van de zaak

Opleidingen en trainingen

Job summary

Janssen de Jong in Utrecht zoekt een managementassistent die de directeur en het managementteam ondersteunt bij diverse organisatorische en administratieve taken. Je bent de eerste aanspreekpunt op de vestiging en zorgt voor een gastvrije ontvangst voor bezoekers en telefonische doorverbinding.

Je hebt minimaal een mbo-opleiding in administratie/secretariaat en circa 8 jaar relevante ervaring. Je werkt proactief, georganiseerd en discreet met uitstekende MS Office-vaardigheden.

Qualifications

• MBO-opleiding administratie/secretariaat.
• Minimaal 8 jaar ervaring in vergelijkbare functie.
• Sterk organisatorisch inzicht en prioriteiten kunnen stellen.
• Proactieve houding en eigen initiatief.
• Klantvriendelijk en betrouwbaar met discretionaire informatie.

Responsibilities

• Beheren van de agenda en mailbox van de directeur en managementteam.
• Voorbereiden van vergaderingen en opstellen van notulen/actielijsten.
• Bewaken van actiepunten en gemaakte afspraken.
• Coördineren en verwerken van informatie, offertes en contracten.
• Organiseren en voorbereiden van bijeenkomsten en evenementen.
• Beantwoorden en doorverbinden van telefoongesprekken; postverwerking.

Skills

Organisatievermogen

Proactief

Prioriteiten stellen

Klantvriendelijk

Discretie

Communicatief sterk

Nederlandse taalvaardigheid

Education

MBO administratieve/secretariële opleiding

Tools

Microsoft Office

Outlook

Job description

Janssen de Jong in Utrecht zoekt een managementassistent die de directeur en het managementteam ondersteunt bij diverse organisatorische en administratieve taken. Je bent de eerste aanspreekpunt op de vestiging en zorgt voor een gastvrije ontvangst voor bezoekers en telefonische doorverbinding.

Je hebt minimaal een mbo-opleiding in administratie/secretariaat en circa 8 jaar relevante ervaring. Je werkt proactief, georganiseerd en discreet met uitstekende MS Office-vaardigheden.