Strategic Management Assistant – Flexible Hours & IKB

Jobster; Nederland; On-site; EUR 35,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB budget

Flexibele werktijden

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een representatieve managementassistent met affiniteit voor defensie en een gevoel voor verhoudingen. Je bent leergierig, flexibel en werkt nauw samen met collega’s. Je beheert digitale samenwerkingsruimten en archieven en denkt mee hoe samenwerking modern en handig kan worden vormgegeven.

Je bewaakt de agenda van directeuren, regelt reizen en verzorgt vergaderingen en notulen. Veilig werken en integriteit staan centraal in deze functie.

Qualifications

• MBO-4 diploma met secretariële opleiding.
• Recente ervaring als managementassistent is een pré.
• Goede beheersing van Nederlands en basis Engels.

Responsibilities

• Je plant (internationale) bijeenkomsten en vergaderingen, reserveert zaalruimte en catering en meldt bezoekers aan.
• Je regelt (buitenlandse) dienstreizen voor directeuren, contact met reisbureau, vervoersaanvragen en hotelboekingen.
• Je maakt vergaderbundels voor ambtelijke en politieke leiding ter voorbereiding op debatten en vergaderingen.
• Je bewaakt agenda van de directeuren en attendeert op afspraken, inclusief bezoekersontvangst.
• Je behandelt inkomende en uitgaande post en onderhoudt contact met archiefmedewerkers.
• Je behandelt inkomende telefoongesprekken en verleent indien nodig doorverbinding.
• Je coordineert de bestellingen van kantoorartikelen.
• Je houdt een aanwezigheids- en afwezigheidsregistratie bij.
• Je bent aanspreekpunt voor (nieuwe) medewerkers en ondersteunt bij administratieve en logistieke taken.

Skills

Klantgericht

Teamplayer

Plannen en organiseren

Initiatief

Organisatiegericht

Samenwerken

Integer

Leervermogen

Flexibel

Stressbestendig

Education

MBO-4 diploma en secretariële opleiding

Tools

SharePoint

iBabs

MS Office

Job description

Ministerie van Defensie zoekt een representatieve managementassistent met affiniteit voor defensie en een gevoel voor verhoudingen. Je bent leergierig, flexibel en werkt nauw samen met collega’s. Je beheert digitale samenwerkingsruimten en archieven en denkt mee hoe samenwerking modern en handig kan worden vormgegeven.

Je bewaakt de agenda van directeuren, regelt reizen en verzorgt vergaderingen en notulen. Veilig werken en integriteit staan centraal in deze functie.