Strategische Managementassistent met internationale focus

Ministerie van Defensie; Den Haag; On-site; EUR 35,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget (IKB)

Reiskostenvergoeding of OV-abonnement

Flexibele werktijden

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een representatieve managementassistente met affiniteit voor defensie. Je werkt in een moderne, digitale omgeving en stemt af met collega's. Je beheert agenda, regelt reizen en verzorgt bijeenkomsten en vergaderingen.

Je hebt een MBO-4 diploma met secretaire opleiding, ervaring als managementassistent en ruime kennis van MS Office, SharePoint en iBabs. In deze functie werk je 38 uur per week in Den Haag.

Qualifications

• MBO-4 opleiding afgerond, aangevuld met secretariële opleiding.
• Recente ervaring als managementassistent is een pré.
• Goede beheersing van MS Office-programma’s en standaard kantoapplicaties.
• Kennis van SharePoint en iBabs is welkom.
• Begrip van interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en -procedures.
• Begrip van de Werking van overheden.
• Goede beheersing van Nederlands en basis Engels.

Responsibilities

• Je plant (internationale) bijeenkomsten en vergaderingen, inclusief zaalreservering, catering en bezoekersregistratie.
• Regelen van (buitenlandse) dienstreizen met reisbureau, vervoersaanvragen, vluchten en hotels.
• Maken van vergaderbundels voor leidinggevenden ter voorbereiding op debatten en bezoeken.
• Bijhouden van agenda van directeuren en het ontvangen van bezoekers.
• Verwerken van inkomende/uitgaande (vertrouwelijke) post en archiefonderhoud.
• Beantwoorden van inkomende telefoongesprekken en doorverbinden waar nodig.
• Coördineren van kantoorartikelen en bestellingen.
• Bijhouden van aan- en afwezigheidsoverzicht.
• Ondersteunen van (nieuwe) medewerkers bij administratieve en logistieke taken.

Skills

Klantgericht

Teamplayer

Plannen en organiseren

Initiatief

Organisatiegericht

Samenwerken

Integer

Leervermogen

Flexibel

Stressbestendig

Education

MBO-4 diploma + secretariële opleiding

Tools

Excel

Word

PowerPoint

SharePoint

iBabs

Job description

Ministerie van Defensie zoekt een representatieve managementassistente met affiniteit voor defensie. Je werkt in een moderne, digitale omgeving en stemt af met collega's. Je beheert agenda, regelt reizen en verzorgt bijeenkomsten en vergaderingen.

Je hebt een MBO-4 diploma met secretaire opleiding, ervaring als managementassistent en ruime kennis van MS Office, SharePoint en iBabs. In deze functie werk je 38 uur per week in Den Haag.