Strategische Managementassistent — Flexible tijden & Reizen

Werken voor Nederland; Den Haag; On-site; EUR 35,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget (IKB)

Reiskostenvergoeding of OV-abonnement

Pensioen ABP

Flexibele werktijden

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een representatieve managementassistente met affiniteit voor defensie. Je bereidt internationale bijeenkomsten voor, regelt reizen voor directoraten en maakt vergaderbundels voor de Tweede Kamer en andere raden.

Je beheert agenda’s, ontvangt bezoekers en behandelt (vertrouwelijke) post en archiefzaken. Daarnaast ondersteun je nieuwe collega’s en werk je met IKB en flexibele werktijden.

Qualifications

• MBO-4 diploma met secretariële aanvullende opleiding.
• Recente werkervaring als managementassistent is een pré.
• Goede beheersing van Windows MS-Office-programma’s (Excel, Word, PowerPoint).
• Kennis van SharePoint en iBabs is gewenst.
• Basiskennis van interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en -procedures.
• Goede beheersing van Nederlands en goede beheersing van Engels.
• Daarnaast: nauwkeurig, integer en communicatief vaardig.

Responsibilities

• Plan en coördineer (internationale) bijeenkomsten en vergaderingen, inclusief zaalreservering, catering en bezoekersregistratie.
• Regel buitenlandse dienstreizen voor directeuren: reisbureaucontact, vervoersaanvragen, vluchten en hotels boeken.
• Maak vergaderbundels voor ambtelijke en politieke leiding ter voorbereiding op debatten en werkbezoeken.
• Beheer agenda van directeuren en attendeer op afspraken; verwelkom buitenlandse bezoekers.
• Verwerk inkomende/uitgaande (vertrouwelijke) post en onderhoud contact met archiefmedewerkers.
• Behandel inkomende telefoongesprekken en verbind door waar nodig.
• Coördineer bestellingen van kantoorartikelen.
• Houd aan- en afwezigheidsoverzichten bij.
• Ondersteun nieuwe medewerkers met administratieve en logistieke zaken.

Skills

MS Office

Dutch language

Engels taal

Education

MBO-4 met secretariële opleiding

Tools

Excel

Word

PowerPoint

SharePoint

iBabs

Job description

Ministerie van Defensie zoekt een representatieve managementassistente met affiniteit voor defensie. Je bereidt internationale bijeenkomsten voor, regelt reizen voor directoraten en maakt vergaderbundels voor de Tweede Kamer en andere raden.

Je beheert agenda’s, ontvangt bezoekers en behandelt (vertrouwelijke) post en archiefzaken. Daarnaast ondersteun je nieuwe collega’s en werk je met IKB en flexibele werktijden.