Medewerker Administratie

YES College Den Haag; Den Haag; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Part time

Job summary

Montaigne Lyceum zoekt per 1 januari 2027 een medewerker administratie voor 32 uur per week (0,8 fte). Je werkt samen met examensecretaris, docenten en ondersteunende collega's aan een actuele en goed georganiseerde administratie voor leerlingen en ouders.

Je verwerkt gegevens in Magister, verzorgt gegevensuitwisseling met DUO en ondersteunt toets- en examenprocessen. Ook prepareert en controleert rapportages en draagt bij aan schoolbrede activiteiten.

Qualifications

• Een afgeronde mbo-4-opleiding en relevante administratieve werkervaring.
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Goede praktische beheersing van Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams).
• Ervaring met digitale gegevensverwerking en systemen snel eigen maken.
• Een zelfstandige en pragmatische werkwijze met gevoel voor prioriteiten.
• Een dienstverlenende houding en samenwerken met collega’s, leerlingen en ouders.
• Pré: ervaring met Magister en administratie in voortgezet onderwijs.

Responsibilities

• Verzamelen, verwerken en controleren van leerlinggegevens en uitwisseling met DUO.
• Beheren van leerlingvolgsysteem en archivering van documenten.
• Organiseren en ondersteunen van toets- en examenprocessen en eindexamenadministratie.
• Opstellen en controleren van rapportages en overzichten, o.a. voor Inspectie van het Onderwijs.
• Ondersteunen van werving en aanmeldingen, en schoolbrede activiteiten.
• Opstellen en vormgeven van documenten en communicatiemateriaal in Word en Canva.
• Beantwoorden van vragen van collega’s, leerlingen en ouders en versturen van brieven en e-mails.
• Signaleren van knelpunten en verbeteren van administratieve processen.

Skills

Microsoft 365

Outlook

Word

Excel

Teams

Magister

Canva

Education

MBO-4 Diploma

Tools

Magister

Canva

Job description

Ben jij een administratieve duizendpoot die graag werkt in een dynamische schoolomgeving? Achter goed onderwijs staat een sterke organisatie. Daarom zoekt het Montaigne Lyceum een enthousiaste en proactieve medewerker administratie die overzicht bewaart, graag organiseert en nauwkeurig werkt. Met jouw energie en plezier draag je bij aan een goed georganiseerde school voor leerlingen en collega’s.

Wij zoeken per 1 januari 2027 een medewerker administratie voor 32 uur in de week(0,8fte).

De functie

Als medewerker administratie zorg je samen met je collega’s voor een correcte, actuele en goed georganiseerde administratie. Daarnaast ondersteun je verschillende administratieve en organisatorische processen binnen de school. Je verwerkt en controleert gegevens, ondersteunt bij examens en andere schoolbrede activiteiten en bent een vraagbaak voor collega’s, leerlingen en ouders.

Je hebt een eigen takenpakket, waarvoor je zelfstandig verantwoordelijkheid draagt. Daarbij werk je nauw samen met onder anderen de examensecretaris, docenten, conrectoren en andere ondersteunende collega’s.

Geen werkdag is hetzelfde. Naast vaste administratieve werkzaamheden krijg je te maken met onverwachte vragen, wijzigingen en piekmomenten, bijvoorbeeld rond inschrijvingen, examens en de start en afsluiting van het schooljaar. Je kunt snel schakelen, houdt overzicht en weet wat op dat moment prioriteit heeft.

Tot je werkzaamheden behoren onder andere:

• Verzamelen, verwerken en controleren van leerlinggegevens in Magister en verzorgen van de gegevensuitwisseling met DUO.
• Beheren van het leerlingvolgsysteem, bewaken van de juistheid en volledigheid van de leerlingadministratie en zorgvuldig archiveren van gegevens en documenten.
• Organiseren en administratief ondersteunen van toets- en examenprocessen, waaronder de eindexamenadministratie, in samenwerking met de examensecretaris.
• Opstellen en controleren van rapportages, lijsten en administratieve overzichten, onder meer voor de Inspectie van het Onderwijs.
• Administratief en organisatorisch ondersteunen bij wervings- en aanmeldactiviteiten, Onderwijs Transparant/BOVO en de organisatie van de schoolfotografie.
• Opstellen en vormgeven van documenten en communicatiemateriaal, bijvoorbeeld in Word en Canva.
• Uitvoeren van algemene administratieve werkzaamheden, zoals het beantwoorden van vragen van collega’s, leerlingen en ouders en het opstellen en versturen van brieven, mailings en e-mails.
• Signaleren van knelpunten en meedenken over het verbeteren van administratieve processen.

Wat vragen wij

Wij zoeken een administratief sterke en digitaal vaardige collega die nauwkeurig werkt, initiatief neemt en de eigen werkzaamheden na een goede inwerkperiode zelfstandig kan organiseren.

• Een afgeronde mbo-4-opleiding en relevante administratieve werkervaring.
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Een goede praktische beheersing van Microsoft 365, waaronder Outlook, Word, Excel en Teams.
• Ervaring met digitale gegevensverwerking en het vermogen om nieuwe systemen en werkwijzen snel eigen te maken.
• Een zelfstandige, zorgvuldige en praktische werkwijze, waarbij je prioriteiten stelt en afspraken en deadlines bewaakt.
• Een dienstverlenende houding en het vermogen om prettig samen te werken met collega’s, leerlingen en ouders.
• Een positieve instelling en een flexibele houding.

Ervaring met Magister en met een administratie binnen het voortgezet onderwijs is een pré.

Wat bieden wij

• Een betrokken en afwisselende werkomgeving waarin jouw werk direct bijdraagt aan het goed functioneren van het Montaigne Lyceum.
• Ruimte om verantwoordelijkheid te nemen, mee te denken over werkprocessen en jezelf verder te ontwikkelen.
• Een functie voor 32 uur per week (0,8 fte).
• Je wordt bij aanvang ingeschaald in schaal 6 conform de cao voortgezet onderwijs. Bij bewezen geschiktheid groei je door naar schaal 7.
• Een contract voor bepaalde tijd met uitzicht op een vaste aanstelling.

Heb je vragen over de functie? Neem dan contact met op via [e-mail]

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.