Medewerker Administratie

Montaigne Lyceum; Den Haag; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Part time

Job summary

Montaigne Lyceum in Den Haag zoekt per 1 januari 2027 een enthousiaste medewerker administratie voor 32 uur per week (0,8 fte). Je werkt in een dynamische schoolomgeving en bewaakt overzicht, organiseert en werkt nauwkeurig om leerlingen en collega's goed te ondersteunen.

Je verwerkt leerlinggegevens en ondersteunt toets- en examenprocessen, maakt rapportages en verzorgt documenten met Word en Canva. Je werkt samen met de examensecretaris, docenten en ouders en signaleert mogelijke verbeteringen

Responsibilities

• Verzamelen, verwerken en controleren van leerlinggegevens in Magister en gegevensuitwisseling met DUO.
• Beheren van het leerlingvolgsysteem, bewaken van de juistheid en volledigheid van de leerlingadministratie en archiveren van gegevens en documenten.
• Organiseren en administratief ondersteunen van toets- en examenprocessen, waaronder de eindexamenadministratie, in samenwerking met de examensecretaris.
• Opstellen en controleren van rapportages, lijsten en administratieve overzichten, onder meer voor de Inspectie van het Onderwijs.
• Administratief en organisatorisch ondersteunen bij wervings- en aanmeldactiviteiten, Onderwijs Transparant/BOVO en de organisatie van de schoolfotografie.
• Opstellen en vormgeven van documenten en communicatiemateriaal, bijvoorbeeld in Word en Canva.
• Uitvoeren van algemene administratieve werkzaamheden, zoals het beantwoorden van vragen van collega’s, leerlingen en ouders en het opstellen en versturen van brieven, mailings en e-mails.
• Signaleren van knelpunten en meedenken over het verbeteren van administratieve processen

Job description

Medewerker administratie

Ben jij een administratieve duizendpoot die graag werkt in een dynamische schoolomgeving? Achter goed onderwijs staat een sterke organisatie. Daarom zoekt het Montaigne Lyceum een enthousiaste en proactieve medewerker administratie die overzicht bewaart, graag organiseert en nauwkeurig werkt. Met jouw energie en plezier draag je bij aan een goed georganiseerde school voor leerlingen en collega's.

Wij zoeken per 1 januari 2027 een enthousiaste medewerker administratie voor 32 uur in de week(0,8fte).

De functie

Als medewerker administratie zorg je samen met je collega’s voor een correcte, actuele en goed georganiseerde administratie. Daarnaast ondersteun je verschillende administratieve en organisatorische processen binnen de school. Je verwerkt en controleert gegevens, ondersteunt bij examens en andere schoolbrede activiteiten en bent een vraagbaak voor collega’s, leerlingen en ouders.

Je hebt een eigen takenpakket, waarvoor je zelfstandig verantwoordelijkheid draagt. Daarbij werk je nauw samen met onder anderen de examensecretaris, docenten, conrectoren en andere ondersteunende collega’s.

Geen werkdag is hetzelfde. Naast vaste administratieve werkzaamheden krijg je te maken met onverwachte vragen, wijzigingen en piekmomenten, bijvoorbeeld rond inschrijvingen, examens en de start en afsluiting van het schooljaar. Je kunt snel schakelen, houdt overzicht en weet wat op dat moment prioriteit heeft.

Wat ga je doen

Tot je werkzaamheden behoren onder andere:

• Verzamelen, verwerken en controleren van leerlinggegevens in Magister en verzorgen van de gegevensuitwisseling met DUO.
• Beheren van het leerlingvolgsysteem, bewaken van de juistheid en volledigheid van de leerlingadministratie en zorgvuldig archiveren van gegevens en documenten.
• Organiseren en administratief ondersteunen van toets- en examenprocessen, waaronder de eindexamenadministratie, in samenwerking met de examensecretaris.
• Opstellen en controleren van rapportages, lijsten en administratieve overzichten, onder meer voor de Inspectie van het Onderwijs.
• Administratief en organisatorisch ondersteunen bij wervings- en aanmeldactiviteiten, Onderwijs Transparant/BOVO en de organisatie van de schoolfotografie.
• Opstellen en vormgeven van documenten en communicatiemateriaal, bijvoorbeeld in Word en Canva.
• Uitvoeren van algemene administratieve werkzaamheden, zoals het beantwoorden van vragen van collega’s, leerlingen en ouders en het opstellen en versturen van brieven, mailings en e-mails.
• Signaleren van knelpunten en meedenken over het verbeteren van administratieve processen