Executive Assistant

Secretary Plus; Utrecht; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Secretary Plus in Utrecht zoekt een ervaren Executive Assistant die de rechterhand van de directieleden is. Je bent sparringpartner en zorgt dat dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen. Taken omvatten agenda- en vergaderplanning, notuleren, presentaties maken en mailafhandeling.

Je coördineert communicatie, verwelkomt gasten en ondersteunt projecten en verandertrajecten. Wij vragen mbo+ of hbo werk- en denkniveau, ervaring als executive/management assistant, uitstekende Nederlandse taal, en

Qualifications

• Complex agenda beheer en het plannen van afspraken.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen.
• Bewaken van acties, deadlines en besluitvorming.
• Beheren van e-mailverkeer en correspondentie.
• Opstellen van presentaties, rapportages en notulen.
• Coördineren van interne en externe communicatie.
• Ontvangen van gasten en onderhouden van contacten met stakeholders.
• Ondersteunen bij projecten en verandertrajecten.

Responsibilities

• Complex agenda beheer en planning van afspraken.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen.
• Bewaken van acties, deadlines en besluitvorming.
• Beheren van e-mailverkeer en correspondentie.
• Opstellen van presentaties, rapportages en notulen.
• Coördineren van interne en externe communicatie.
• Ontvangen van gasten en onderhouden van contacten met stakeholders.
• Ondersteunen bij projecten en verandertrajecten.

Skills

Agenda beheer

Vergaderplanning

Communicatiecoördinatie

Proactieve dienstverlening

Education

Mbo+ of HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office 365

Job description

ls Executive Assistant ben jij de rechterhand van één of meerdere directieleden. Je bent een belangrijke sparringpartner en zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden efficiënt verlopen.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Complex agendabeheer en het plannen van afspraken;
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen;
• Bewaken van acties, deadlines en besluitvorming;
• Beheren van e-mailverkeer en correspondentie;
• Opstellen van presentaties, rapportages en notulen;
• Coördineren van interne en externe communicatie;
• Ontvangen van gasten en onderhouden van contacten met stakeholders;
• Ondersteunen bij projecten en verandertrajecten.

• Mbo+ of hbo werk- en denkniveau;
• Ervaring als Executive Assistant, Management Assistant, Directiesecretaresse of Personal Assistant;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Goede kennis van Microsoft Office 365;
• Organisatorisch sterk en gewend om prioriteiten te stellen;
• Proactieve en dienstverlenende instelling;
• Discreet en betrouwbaar in het omgaan met vertrouwelijke informatie.