Executive Assistent

Start People; Hoofddorp; On-site; EUR 50,000 - 68,000; Full time

Job summary

Start People is op zoek naar een ervaren Executive Assistant die de Finance Director ondersteunt met uitstekende organisatie en structuur. Je bewaakt agenda's, vergadertijden en reisplannen en zorgt voor duidelijke verslaglegging in Nederlands en Engels.

Jeworks met verschillende teams en stakeholders, zowel nationaal als internationaal, en draagt proactief bij aan procesverbeteringen terwijl je vertrouwelijke informatie zorgvuldig behandelt.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau of vergelijkbare ervaring.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een senior ondersteunende rol.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.
• Goede kennis van Microsoft Office en administratieve systemen.
• Proactief, nauwkeurig, discreet en stressbestendig met goed prioriteitengevoel.

Responsibilities

• Beheren van agenda, afspraken, vergaderingen en reizen van de Finance Director.
• Voorbereiden van management- en governancevergaderingen in Nederlands en Engels.
• Bijhouden voortgang: actiepunten, besluiten en deadlines.
• Ondersteunen bij compliance en overlegstructuren en omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Verbeteren van administratieve processen en actief contact met interne/ externe stakeholders.

Skills

Organisatie

Prioriteiten stellen

Communicatie

Stakeholder management

Microsoft Office

Education

HBO werk- en denkniveau

Minimaal 5 jaar senior ondersteunende ervaring

Tools

Microsoft Office

Administratieve systemen

Job description

Als Executive Assistant ben jij degene die ervoor zorgt dat de Finance Director goed voorbereid en georganiseerd aan de dag begint. Je houdt overzicht, brengt structuur en weet precies wat er speelt. Van het organiseren van belangrijke meetings en reizen tot het bewaken van acties en deadlines: jij zorgt dat alles op rolletjes loopt.

Je werkt samen met verschillende teams en stakeholders, zowel in Nederland als internationaal. Tegelijkertijd krijg je de ruimte om mee te denken en verbeteringen aan te dragen. Een veelzijdige rol dus, waarin jouw organisatietalent en proactieve houding echt het verschil maken.

Wat ga je doen?

In deze veelzijdige rol houd je je onder andere bezig met:

• Organiseren en coördineren: je beheert de agenda, afspraken, vergaderingen en reizen van de Finance Director en zorgt dat alles goed op elkaar aansluit.
• Voorbereiden van management- en governancevergaderingen: je stelt agenda’s op, verzamelt de benodigde informatie en verzorgt de verslaglegging in zowel het Nederlands als Engels.
• Bewaken van voortgang: je houdt actiepunten, besluiten en deadlines scherp in de gaten en zorgt ervoor dat afspraken worden opgevolgd.
• Ondersteunen bij compliance en overlegstructuren: je ondersteunt bij onder andere commissieoverleggen en de ondernemingsraad en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Verbeteren en verbinden: je signaleert kansen om administratieve processen te verbeteren en onderhoudt actief contact met interne en externe stakeholders.

Wie zoeken we?

We zoeken een ervaren en proactieve Executive Assistant die graag vooruitdenkt, overzicht houdt en energie krijgt van een veelzijdige rol.

Herken jij jezelf hierin?:

• HBO werk- en denkniveau of vergelijkbare ervaring.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een senior ondersteunende rol.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede kennis van Microsoft Office en administratieve systemen.
• Proactief, nauwkeurig, discreet en stressbestendig, met een goed gevoel voor prioriteiten.