Documentalist -Veilingbureau NOVA

Impact Vandaag; Amsterdam; Hybrid; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Rijkswaterstaat zoekt een Documentalist in Den Bosch voor hybride inzet in afstemming met de opdrachtgever. Je beheert het archief en documentbeheer binnen het project, registreert, dateert, ordent en classificeert documenten en coacht medewerkers op hun taken.

Het doel is continue verbetering van informatiehuishouding en archiefvorming. Je verzorgt het actueel houden van dossiers, autorisatieprocessen en trainingen, zodat alle projectmedewerkers zelfstandig en adequaat documenten verwerken en

Qualifications

• Ervaring met documentbeheer en archiefvorming.
• Coaching van projectmedewerkers op het gebied van documentbeheer.

Responsibilities

• Zorgen voor een actueel ordeningsplan en waarderen van dossiers.
• Autoriseren van medewerkers en verzorgen van trainingen/opleidingen.
• Zorgen voor benodigde middelen en het opstellen van een autorisatiematrix.
• Verlenen/intrekken van autorisaties in het document managementsysteem.
• Instrueren van projectmedewerkers in documentbeheer en archiefvorming.

Skills

Documentbeheer

Archiefbeheer

Coaching

Tools

Document managementsysteem

Job description

Voor Rijkswaterstaat in Den Bosch zijn wij op zoek naar een Documentalist. Verwachting is een hybride invulling in afstemming met de opdrachtgever, waarbij regelmatige aanwezigheid op de project locatie in Den Bosch gewenst zal zijn gezien de ondersteunende en coördinerende rol binnen het documentbeheer. Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, meta dateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Werkzaamheden

• Het zorgen voor een actueel ordeningsplan.
• Waarderen van de dossiers.
• Autoriseren van medewerkers.
• Geven van training/opleiding aan (project)medewerkers.
• Zorgen voor de benodigde middelen.
• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem.
• Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document managementsysteem naar behoefte van de medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders.
• Het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B).
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Resultaat opdracht

Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata). Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur). Het archief is WOO bestendig.