Grensmaas en Kader Richtlijn Water ZN projectondersteuner

Ipmadviseurs; Netherlands; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Rijkswaterstaat PPO Zuid Nederland zoekt een projectondersteuner met focus op documentbeheer en archivering. Je beheert digitale en analoge projectarchieven en zorgt voor toegankelijke en goed gearchiveerde informatie voor alle teamleden.

Je coacht collega’s op DIM-taken en draagt bij aan continue verbetering van de informatiehuishouding. Een proactieve teamspeler met uitstekende Nederlandse taalvaardigheid is vereist.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde MBO-opleiding.
• Minimaal 2 jaar ervaring in document-/archiefbeheer.
• Ervaring met Windows MS Office, Hummingbird en/of Sharepoint.

Responsibilities

• Verantwoordelijk voor ondersteuning en archivering van projectdocumenten (digitaal en analoog).
• Beheren van het projectarchief volgens kwaliteitseisen en metadata.
• Coachen van projectmedewerkers op documentbeheer en DIM-taken.
• Zorgen voor tijdige beschikbaarstelling van informatie aan de juiste personen.
• Ondersteunen van post- en e-mailverwerking binnen het cluster.

Skills

Documentbeheer

Archiefbeheer

Klantgerichtheid

Education

MBO-opleiding

Tools

MS Office

Hummingbird

Sharepoint

Job description

Grensmaas en Kader Richtlijn Water ZN projectondersteuner

Omschrijving

Projectondersteuner

Ben jij de enthousiaste projectondersteuner die wendbaar is, flexibel ingezet kan worden én klantwaarde hoog in het vaandel heeft staan? Werk je vanuit pro-activiteit en wil je deel uitmaken van een projectteam? Dan leren wij jou graag beter kennen!

Hoe jij bijdraagt in jouw rol

Jij bent verantwoordelijk voor de ondersteuning en archivering van documentbeheer van projecten Grensmaas en Kader Richtlijn Water (KRW) Zuid Nederland die worden uitgevoerd binnen een zogenaamd cluster. Je primaire taken liggen op het vlak van het beheren van het digitale en analoge projectarchief om ervoor te zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten in een zo optimaal mogelijk (document management) systeem. En het realiseren van een projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata) inclusief het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden op DIM gebied en deze adequaat uitvoert, waardoor de informatiehuishouding continue verbetert.

Als onderdeel van het cluster verwachten we dat de projectondersteuner documentbeheer een bijdrage levert aan de organisatie, communicatie en coördinatie in de projecten. Je helpt het team bij post- en e-mailverwerking. Darbij bewaak je dat de projecten voldoen aan de wettelijke kaders met betrekking tot het verwerken van inkomende en uitgaande documenten (zowel digitaal als analoog). Je zorgt dat de juiste informatie tijdig beschikbaar stellen aan de juiste persoon. Tevens is de wens goed kunnen omgaan met mensen en een brede, niet inhoudelijke kijk op het project.

Dit is waar jij voldoening uit haalt

Je houdt van het aanbrengen van structuur en vindt het leuk om mensen te helpen met het opslaan van documenten en aanleveren van documenten aan de juiste persoon. Het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden op documentbeheer en archiveringsgebied en deze adequaat uitvoert, waardoor de informatiehuishouding continue verbetert. Door je rol ben je een centraal persoon binnen het projectteam waar teamleden vanzelfsprekend aankloppen voor informatie/advies.

Wat wij aan jou waarderen

Je herkent jezelf in de termen: proactief, resultaatgericht, je bent aanspreekbaar en spreekt/spoort anderen aan. In deze functie verwachten wij dat je zelfstandig optreedt. Je ziet kansen en benut deze. Je weet snel te schakelen tussen diverse onderwerpen en je stelt je flexibel op. Je bent klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift. Je kunt goed overweg met veel gebruikte Microsoft office pakketten (Word, Excel, PowerPoint, etc.). Je bezit specifieke kennis in het omgaan met Hummingbird en/of Sharepoint. Je bezit enige affiniteit met techniek (taalgebruik i.v.m. vastleggging en registratie van documenten) en bent een echte team player die altijd klaarstaat voor collega’s.

Rijkswaterstaat, PPO Zuid Nederland

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat. PPO Zuid Nederland is met name gefocust op het uitvoeren van Programma’s, Projecten en Onderhoud in de regio Limburg en Noord-Brabant

Clusteromschrijving

Rijkswaterstaat werkt met het cluster ZN C KRW/Grensmaas aan de verbetering van de Maas. Dit projectcluster betreft de realisatie van de KRW-maatregelen (oevers, uiterwaarden en beekmondingen) aan de Maas in Zuid-Nederland. Daarnaast werkt het cluster in de Grensmaas aan de bescherming tegen hoogwater door de rivier meer ruimte te geven. Dat wordt gedaan door de stroomgeul te verbreden en uiterwaarden te verlagen, maar ook door kades te verhogen.

Het cluster ZN C KRW Grensmaas werkt hybride. Dit betekent dat thuiswerken beperkt mogelijk is. De maandag wordt standaard door het hele cluster op kantoor in Roermond gewerkt. Het kan zijn dat overleggen op andere dagen op kantoor plaatsvinden waar je ook geacht wordt om fysiek aanwezig te zijn. Dat kan soms dan ook in Maastricht zijn. Het cluster verwacht hierin flexibiliteit, d.w.z. dat in goed overleg afspraken worden gemaakt wanneer zaken fysiek of hybride worden opgepakt.

Over de klant:

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.

Wat we verwachten

• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde MBO opleiding.
• Kandidaat beschikt over minimaal 2 jaar aantoonbaar werkervaring in document / archiefbeheer.
• Kandidaat heeft ervaring met Windows-gestuurde programma’s van MS Office en Hummingbird en /of Sharepoint (Connect)
• Kandidaat kan fysiek aanwezig zijn op locatie op de projectdag(en) (zie beschrijving bij locatie).
• Kandidaat beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift

Wat wij bieden

• Kandidaat beschikt over de kennis van de archiefwet en wat deze inhoud
• Mate waarin de kandidaat over in ieder geval de competenties nauwkeurigheid, initiatiefrijk en resultaatgericht beschikt. Dit dient middels concrete voorbeelden duidelijk te blijken uit de aanbieding, de motivatie en/of tijdens het sollicitatiegesprek.
• Kandidaat beschikt over 3 jaar of meer ervaring met projectsecretariaat binnen de publieke sector.

Arbeidsvoorwaarden

Contractsvorm
Bepaalde tijd

Contractsduur
12 maanden

Vakantieuren
180 uur

Optie tot verlenging
Ja