Junior Documentalist

Ipmadviseurs; Leeuwarden; Hybrid; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

Rijkswaterstaat zoekt een medewerker documentbeheer die verantwoordelijk is voor het beheren van projectarchieven en digitale dossiers binnen de afdeling PPO Noord Nederland. U werkt aan autorisatiematrices, toewijzing van toegang en de implementatie van standaardweergaven in het document management systeem.

U verzorgt instructies voor projectmedewerkers, bewaart de dossiers volgens vastgestelde processen en ziet toe op correcte verwerking van documenten en communicatie volgens kaders zoals AVG

Qualifications

• Aantoonbare werkervaring met Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Kennis van informatiestromen en regelgeving zoals Woo, AVG, Aw.
• Ervaring met schrijven van handreikingen/werkinstructies.

Responsibilities

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix voor het DMS.
• Verlenen en intrekken van autorisaties tot het DMS.
• Maken van standaardweergave(n) of zoekvragen in het DMS.
• Instrueren van projectmedewerkers in documenten en archiefbeheer.
• Toevoegen, ordenen en muteren van (sub)dossiers.
• Zorgdragen voor actuele documenten en archivering.
• Routeren van post- en e-mailstukken naar juiste personen.
• Melden van storingen aan LFB/IV-B.
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen.

Skills

DMS ervaring

Digitale archivering

DIM ICT middelen

Instrueren/opleiden

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO4 opleiding informatiemanagement of gelijkwaardig

Tools

Document Management Systeem (DMS)

M365 SharePoint

Job description

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Rijkswaterstaat Programma’s Projecten en Onderhoud (PPO) realiseert infrastructurele projecten tot 65 miljoen euro. Deze landelijke uitvoeringsdienst voert haar projecten uit in opdracht van regionale diensten. PPO werkt nauw samen met het organisatieonderdeel Grote projecten (GPO) en Centrale informatievoorziening (CIV). Beiden zijn verantwoordelijk voor het realiseren van de productie binnen het aanleg- en onderhoudsproces. PPO Noord Nederland is met name gefocust op het uitvoeren van Programma’s, Projecten en Onderhoud in de regio Noord Nederland.

Opdrachtomschrijving

Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van 2 projectclusters van PPO Noord Nederland: A-Vaarwegen en B-Vaarwegen. Het cluster A-vaarwegen verzorgt het dagelijks onderhoud van bruggen, sluizen en vaarweg op de Hoofdvaarweg van Lemmer tot Delfzijl. Naast het dagelijks onderhoud van de hoofdvaarweg wordt er ook onderhoud uitgevoerd aan rijzendammen om het kweldergebied in Friesland en Groningen in stand te houden. Het cluster B-Vaarwegen voert planstudies uit en realiseert groot onderhoud en vervanging/renovatie in Noord-Nederland met projecten op de Hoofdvaarweg Lemmer-Delfzijl (planstudie en vervanging/renovatie) en renovatie veerhavens Waddenzee. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Ieder project (contract) heeft een eigen (documentmanagement) systeem. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:

• het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem.
• het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers.
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
• het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B).
• het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Resultaat opdracht

• Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats op basis van resultaatverplichting / De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder aansturing van de opdrachtgever.

Over de klant:

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.

Wat we verwachten

• een afgeronde MBO4 opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies.
• Minimaal 2 dagen (1 dag per cluster) fysiek op locatie in Leeuwarden aanwezig te zijn om de werkzaamheden uit te voeren.

Wat wij bieden

• Kennis van en ervaring met informatiestromen van (grootschalige) GWW projecten binnen (Rijks)overheidsorganisaties.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder: Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen het team speelt)
• Zichtbaar en Pro-actieve instelling
• Verbindend vermogen voor effectieve samenwerking
• Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
• Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
• Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)

Arbeidsvoorwaarden

Contractsvorm
Bepaalde tijd

Contractsduur
12 maanden

Vakantieuren
180 uur

Optie tot verlenging
Ja