Documentalist -Project Gerrit Krolbrug

OverheidZZP; Utrecht; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Optie tot verlenging

Job summary

Rijkswaterstaat zoekt een documentalist die het digitale projectarchief inricht, beheert en verbetert voor het project Gerrit Krolbrug. Je registreert, metadateert en ordent documenten, beheert autorisaties en middelen en verzorgt training en coaching van projectmedewerkers.

Daarnaast bewaak je kaders (AVG/BIHR) en lever je actuele middelen zoals handleidingen en ordeningsstructuur op ter ondersteuning van de informatiehuishouding.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau; afgeronde opleiding informatiemanagement of gelijkwaardig.
• Ervaring met Document Management Systemen en digitaal archiveren.
• Goede kennis van metadata, beveiliging en records management.

Responsibilities

• Inrichten en beheren van het digitale projectarchief voor Gerrit Krolbrug.
• Registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten; toezicht op vertrouwelijkheidsniveaus.
• Beheer van autorisaties en middelen; training en coaching van projectmedewerkers.

Skills

Document management

Analytisch denken

Coaching/ training

Communicatieve vaardigheden

Education

HBO werk- en denkniveau

Opleiding informatiemanagement of gelijkwaardig

Tools

Document Management Systeem (DMS)

M365 SharePoint

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat het digitale projectarchief inrichten, beheren en verbeteren, documenten registreren en ordenen, autorisaties en middelen beheren en projectmedewerkers trainen en coachen in goed documentbeheer en archivering.

Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Project vervanging Gerrit Krolbrug

Beweegbare bruggen zijn een essentieel onderdeel van onze wegen en vaarwegen.

Voor het team dat zich richt op het project Vervanging Gerrit Krolbrug zoeken wij een documentalist. In deze opdracht ben je verantwoordelijk voor het op orde brengen en houden van de archivering van documenten.

Het doel van het project is het oplossen van het infrastructurele knelpunt voor de scheepvaart in de hoofdvaarweg Lemmer – Delfzijl ter hoogte van de Gerrit Krolbrug en het vervangen van de Gerrit Krolbrug vanwege het bereiken van einde levensduur.

Het Project Bestaat Feitelijk Uit Drie Onderdelen

• Het eerste deelproject is het aanpassen van de verkeerskundige situatie rond en over de brug om te komen tot een optimale verkeersstroomafwikkeling. Hiervoor is de gemeente Groningen initiatiefnemer en ook bevoegd vanuit de Verkeerswet. Aangezien die rand- voorwaardelijk is voor de realisatie van het tweede deelproject is Rijkswaterstaat de uitvoerder.
• Het tweede deelproject beslaat het realiseren van een nieuwe Gerrit Krolburg en het aanpassen van de aanlandingen door de verhoging van de brug ten opzichte van het water. Hierbij hoort ook de landschappelijke inpassing binnen de omgeving en de ecologische zone. Hiervoor is Rijkswaterstaat initiatiefnemer en ook uitvoerder.
• Het derde deelproject beslaat het verbreden van de vaarweg ter hoogte van de Gerrit Krolburg opdat de vaarweg en de bocht voldoen aan de functionele eisen voor een klasse Va vaarweg. Hiervoor is Rijkswaterstaat de initiatiefnemer, uitvoerder en ook bevoegd vanuit de Waterwet.

De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project.

De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.

Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:

• het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
• het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;
• het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document managementsysteem naar behoefte van de medewerkers;
• instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
• het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
• het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;
• het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers;
• toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
• het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
• het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Resultaat opdracht

Resultaat 1

Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).

Resultaat 2

Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Leiding en toezicht

Van de adviseur wordt verwacht dat diegene in staat is zelfstandig verantwoordelijkheid te nemen.

Je bent onderdeel van het team projectbeheersing onder eindverantwoordelijkheid van de Manager Projectbeheersing.

Van opdrachtnemer wordt een professionele houding verwacht en opdrachtnemer dient over voldoende ervaring te beschikken zodat hij/zij vlot kan starten en weinig inwerktijd behoeft om processen en kaders eigen te maken.

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
• Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.
• Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam.
• In het CV dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld.
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan.

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.

Competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
• Proactieve instelling
• Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
• Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
• Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, verlenging mogelijk

Gespreksdatum: Onbekend

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

Rijkswaterstaat is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van het hoofdwegennet, hoofdvaarwegen en hoofdwatersystemen in Nederland. Daarnaast zorgt Rijkswaterstaat voor de verkeersveiligheid, waterveiligheid en vlotte doorstroming van het verkeer. Het is een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en speelt een essentiële rol in het beheer van de belangrijkste infrastructuur van Nederland.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.