Documentalist

Bright-Professionals; 's-Hertogenbosch; On-site; EUR 36,000 - 51,000; Full time

Job summary

Rijkswaterstaat zoekt een Documentalist die het archivering- en documentmanagementsysteem binnen projecten beheert. Je registreert, metadataert, ordent en classificeert documenten en bewaakt het ordeningsplan en de dossiers.

Je verleent en intrekt toegangen, geeft trainingen en coacht medewerkers in documentbeheer en archiefvorming. Verder implementeer je standaardvragen en zorgt voor actuele informatievoorziening binnen de organisatie.

Qualifications

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Kennis van documentbeheer, informatiemanagement en dienstverlening.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.

Responsibilities

• Beheer van archivering in het DMS voor projectmedewerkers.
• Registreren, metadata-toepassing, ordening en classificatie van documenten (inclusief vertrouwelijkheid).
• Zorg voor actueel ordeningsplan en dossierwaardering; beheer van toegangsrechten en autorisaties.
• Geven van trainingen en instructies aan projectmedewerkers en coaching bij archiefvorming.
• Standaardweergaven en zoekvragen op basis van behoeften instellen in het systeem.

Skills

Analytisch denken

Dienstverlenend

Proactief

Plannen & organiseren

Luistervaardigheden

Education

MBO

HBO

Tools

DMS (Document Management System)

DIM-ICT-middelen

Job description

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Documentalist. Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de archivering in het documentmanagementsysteem binnen projecten. Je voert beheer uit tijdens activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Je zorgt voor een actueel ordeningsplan, waardeert dossiers, verleent en intrekt autorisaties, geeft trainingen en zorgt voor de benodigde middelen voor projectmedewerkers. Je coacht projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Werkzaamheden

• Je voert het beheer op de archivering in het documentmanagementsysteem uit voor projectmedewerkers.
• Je registreert, metadateert, ordent en classificeert (inclusief vertrouwelijkheid) documenten en informatie.
• Je zorgt voor een actueel ordeningsplan en waardeert dossiers.
• Je stelt autorisaties vast, verleent en intrekt toegangen tot het documentmanagementsysteem.
• Je geeft trainingen en instructies aan (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken rondom documentbeheer zelfstandig en adequaat uitvoeren.
• Je coacht projectmedewerkers en ondersteunt hen bij hun verantwoordelijkheden voor archiefvorming.
• Je stelt relevante standaardweergaven of zoekvragen in het systeem op basis van behoefte van medewerkers.
• Je voegt (sub)dossiers toe, ordent, waardeert, selecteert en muteert deze binnen de ordeningsstructuur.
• Je houdt alle documenten die bij het projectarchief horen actueel en verplaatst documenten en/of (sub)dossiers waar nodig.
• Je ziet toe op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform geldende kaders.
• Je zorgt dat de juiste informatie tijdig bij de juiste personen beschikbaar is (routeren van post- en e-mailstukken).
• Je meldt storingen aan het lokale functioneel beheer en inventariseert en meldt verbetervoorstellen voor applicaties als functionele wensen volgens het proces van functioneel beheer.

Wat je oplevert

• Een ingericht projectarchief volgens de met de opdrachtgever gemaakte afspraken en de kwaliteitseisen van de opdrachtgever (ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een ordeningsstructuur.
• Een archief dat WOO-bestendig is.

Over de opdrachtgever

De opdrachtgever is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland; zij beheren en ontwikkelen rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving.

Jouw profiel

• Je beschikt over analytisch denkvermogen en kunt verbanden leggen.
• Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder het opstellen van rapportages en hulpmiddelen.
• Je hebt didactische vaardigheden om gebruikers te instrueren en te begeleiden.
• Je kunt goed luisteren en de vraag achter de vraag achterhalen.
• Je werkt nauwkeurig.
• Je hebt omgevingsbewustzijn en weet wat er binnen de organisatie speelt.
• Je hebt een proactieve instelling.
• Je kunt zelfstandig plannen en organiseren en haalt deadlines zonder stress.
• Je ontwikkelt jezelf continu en past geleerde zaken toe in je werk.
• Je kunt zelfstandig werken, neemt initiatief om verbeteringen door te voeren en schakelt collega’s wanneer nodig.

Functie-eisen

• Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en met digitaal archiveren
• Je hebt ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en je kunt werken met DIM-gerelateerde ICT-middelen
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen

Functie-wensen

• Bij voorkeur heb je kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
• Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata
• Je hebt ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie

Extra Informatie

• Aantal uur 16 - 16
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 01-10-2026
• Opleidingsniveau MBO, HBO