Documentbeheer & Archief Specialist | DMS Coach

Ipmadviseurs; Leeuwarden; Hybrid; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

Rijkswaterstaat zoekt een medewerker documentbeheer die verantwoordelijk is voor het beheren van projectarchieven en digitale dossiers binnen de afdeling PPO Noord Nederland. U werkt aan autorisatiematrices, toewijzing van toegang en de implementatie van standaardweergaven in het document management systeem.

U verzorgt instructies voor projectmedewerkers, bewaart de dossiers volgens vastgestelde processen en ziet toe op correcte verwerking van documenten en communicatie volgens kaders zoals AVG

Qualifications

• Aantoonbare werkervaring met Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Kennis van informatiestromen en regelgeving zoals Woo, AVG, Aw.
• Ervaring met schrijven van handreikingen/werkinstructies.

Responsibilities

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix voor het DMS.
• Verlenen en intrekken van autorisaties tot het DMS.
• Maken van standaardweergave(n) of zoekvragen in het DMS.
• Instrueren van projectmedewerkers in documenten en archiefbeheer.
• Toevoegen, ordenen en muteren van (sub)dossiers.
• Zorgdragen voor actuele documenten en archivering.
• Routeren van post- en e-mailstukken naar juiste personen.
• Melden van storingen aan LFB/IV-B.
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen.

Skills

DMS ervaring

Digitale archivering

DIM ICT middelen

Instrueren/opleiden

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO4 opleiding informatiemanagement of gelijkwaardig

Tools

Document Management Systeem (DMS)

M365 SharePoint

Job description

Rijkswaterstaat zoekt een medewerker documentbeheer die verantwoordelijk is voor het beheren van projectarchieven en digitale dossiers binnen de afdeling PPO Noord Nederland. U werkt aan autorisatiematrices, toewijzing van toegang en de implementatie van standaardweergaven in het document management systeem.

U verzorgt instructies voor projectmedewerkers, bewaart de dossiers volgens vastgestelde processen en ziet toe op correcte verwerking van documenten en communicatie volgens kaders zoals AVG