Asistente De Control De Documentos Y Auditoría

Fmedical; Morelia; Hybrid; MXN 420,000 - 600,000; Full time

Benefits offered by this job

Seguro de gastos médicos mayores

Plan de retiro

Formación continua

Acceso a conferencias y desarrollo

Job summary

WhatJobs Direct busca un Especialista en Gestión Documental para un equipo completamente remoto. Serás responsable de establecer, mantener y optimizar los sistemas de gestión documental, asegurando cumplimiento, accesibilidad y seguridad de registros corporativos.

El rol requiere experiencia en gobernanza de información, archivo digital y automatización de flujos. Se valorará proactividad, atención al detalle y capacidad de trabajar de forma independiente.

Qualifications

• - Más de 4 años de experiencia en gestión documental, archivística o administración de registros.
• - Experiencia sólida en EDMS (SharePoint, M-Files, DocuWare).
• - Conocimiento profundo de gestión de la información, metadatos y taxonomías.
• - Conocimiento de regulaciones de privacidad de datos (GDPR, LGPD) y seguridad.
• - Capacidad para desarrollar e implementar políticas y procedimientos.
• - Habilidades analíticas y atención al detalle.
• - Capacidad de trabajar de forma autónoma y gestión de proyectos a distancia.
• - Dominio de herramientas ofimáticas y software de gestión documental.
• - Se valorará certificación profesional (CRM, IGP, IGP).

Responsibilities

• Diseñar, implementar y administrar EDMS.
• Desarrollar y aplicar políticas para clasificación, indexación y archivo de documentos.
• Garantizar cumplimiento de retención y eliminación de registros.
• Supervisar la calidad y precisión de datos y metadatos.
• Facilitar la recuperación eficiente de información para usuarios autorizados.
• Gestionar el control de versiones y la seguridad de documentos críticos.
• Proporcionar formación y soporte a usuarios de los sistemas.
• Investigar y recomendar nuevas tecnologías y mejores prácticas.
• Colaborar con TI y Legal para asegurar integridad y seguridad de la información.

Skills

EDMS implementation

SharePoint

M-Files

DocuWare

Metadata management

Policy development

Data privacy & security

Remote work

Project management

Information governance

Tools

SharePoint

M-Files

DocuWare

Metadata tools

Job description

About the Role

Our client, WhatJobs Direct, is seeking a highly organized and meticulous Document Management Specialist to join their entirely remote team. This role is critical for establishing, maintaining, and optimizing our client's document management systems, ensuring compliance, accessibility, and security of all corporate records. The ideal candidate will possess extensive experience in digital archiving, information governance, and workflow automation within a virtual setting. You will be responsible for developing and implementing policies and procedures for document lifecycle management, including creation, review, retrieval, and disposal. This position requires a proactive individual with a strong understanding of data privacy regulations and best practices in information security. As a remote-first role, you will work independently, collaborating with various departments to ensure their document management needs are met effectively. We are looking for someone with a keen eye for detail, exceptional problem-solving skills, and a commitment to fostering a culture of information integrity. This is an excellent opportunity to lead the development of our client's information management strategy from Morelia, Michoacán, MX or any other preferred remote location, and to significantly impact organizational efficiency.

Key Responsibilities

• Diseñar, implementar y administrar sistemas de gestión documental electrónica (EDMS).
• Desarrollar y aplicar políticas y procedimientos para la clasificación, indexación y archivo de documentos.
• Garantizar el cumplimiento de las normativas de retención y eliminación de registros.
• Supervisar la calidad y precisión de los datos y metadatos de los documentos.
• Facilitar la recuperación eficiente de información y documentos para los usuarios autorizados.
• Gestionar el control de versiones y la seguridad de los documentos críticos.
• Proporcionar formación y soporte a los usuarios sobre el uso de los sistemas de gestión documental.
• Investigar y recomendar nuevas tecnologías y mejores prácticas en gestión de la información.
• Colaborar con los departamentos de TI y Legal para asegurar la integridad y seguridad de la información.

Requirements

• Más de 4 años de experiencia en gestión documental, archivística o administración de registros.
• Experiencia sólida en la implementación y administración de sistemas EDMS (ej. SharePoint, M-Files, DocuWare).
• Conocimiento profundo de los principios de gestión de la información, metadatos y taxonomías.
• Comprensión de las regulaciones de privacidad de datos (ej. GDPR, LGPD) y seguridad de la información.
• Habilidad demostrada para desarrollar e implementar políticas y procedimientos.
• Excelentes habilidades analíticas, de resolución de problemas y atención al detalle.
• Capacidad probada para trabajar de forma autónoma y gestionar proyectos de forma remota.
• Dominio de herramientas de ofimática y software de gestión documental.
• Se valorará certificación profesional (ej. CRM, IGP, IGP).

Benefits

• Salario altamente competitivo y basado en la experiencia y habilidades.
• La libertad de trabajar completamente remoto desde cualquier lugar, incluyendo Morelia, Michoacán, MX.
• Oportunidades significativas para el desarrollo profesional y la especialización.
• Participación activa en la estrategia de gestión de la información de la empresa.
• Un paquete integral de beneficios que incluye seguro de gastos médicos mayores y plan de retiro.
• Acceso a formación continua y conferencias del sector.
• Trabajar en un entorno innovador y colaborativo.

About the Role

Nuestro cliente, una innovadora firma