Segreteria Di Direzione E Supporto Amministrativo

Michael Page International; Lombardia; On-site; EUR 25,000 - 35,000; Full time

Job summary

Michael Page International cerca una risorsa per Milano che assicuri l’accoglienza professionale di clienti e interlocutori esterni, supporti l’Amministratore Delegato e assista la Responsabile dell’area amministrativa.

Le attività includono gestione agenda, viaggi, spese e contatti, oltre all’organizzazione di ufficio e contatti aziendali con Excel e strumenti di Office. Profilo orientato al dettaglio e flessibile.

Qualifications

• Esperienza pregressa in ruoli di segreteria di direzione, reception o office management.
• Buona conoscenza del pacchetto Office (Excel, Outlook, Word).
• Inglese a livello base sufficiente per interazioni internazionali.
• Preferibile esperienza in servizi finanziari o contesti corporate.

Responsibilities

• Reception e accoglienza di clienti e visitatori.
• Organizzazione riunioni, viaggi e ospitalità durante i meeting.
• Gestione registrazione note spese e contabilità base.
• Supporto nella gestione documentale, contatti e rendiconti Excel.

Skills

Office suite

Reception skills

Organizational skills

Inglese base

Tools

Excel

Outlook

Word

Job description

Categoria: Financial Services

Luogo di lavoro: Milano e provincia

La risorsa rappresenterà un importante punto di riferimento per l'accoglienza di clienti e interlocutori esterni, per la gestione delle esigenze organizzative dell'Amministratore Delegato e per il supporto operativo alla Responsabile dell'area amministrativa.

La Risorsa si occuperà di:

A. Reception, accoglienza e gestione degli ospiti

• Presidio della reception e accoglienza professionale di clienti, partner e visitatori
• Preparazione e servizio di caffè, acqua e altre bevande durante gli incontri.
• Supporto all'organizzazione di incontri, riunioni e appuntamenti con interlocutori esterni.
• Organizzazione logistica di pranzi e momenti di rappresentanza con clienti, sia presso la sede aziendale sia presso ristoranti e location esterne.

B. Segreteria di Direzione e supporto all'Amministratore Delegato

• Gestione e aggiornamento dell'agenda dell'Amministratore Delegato.
• Supporto all'organizzazione delle trasferte e dei viaggi di lavoro, inclusi prenotazioni di hotel, treni, voli e servizi di trasporto.
• Gestione e rendicontazione delle note spese.
• Supporto nella gestione operativa e nel monitoraggio delle carte di credito aziendali, inclusa la raccolta e l'archiviazione dei giustificativi.

C. Supporto alla Responsabile area amministrativa

• Registrazione e monitoraggio delle fatture passive dei fornitori attraverso appositi file Excel.
• Supporto operativo alle attività di fatturazione attiva.
• Gestione della piccola cassa aziendale, con registrazione delle movimentazioni e verifica dei relativi giustificativi.
• Raccolta, organizzazione e archiviazione della documentazione amministrativa.
• Supporto nella predisposizione di prospetti e riepiloghi amministrativi mediante Excel.

D. Office Management e supporto organizzativo

• Gestione degli ordini di cancelleria e del materiale di consumo dell'ufficio.
• Monitoraggio delle scorte e coordinamento delle forniture necessarie al funzionamento della sede.
• Inserimento, aggiornamento e organizzazione dei contatti aziendali, anche attraverso l'acquisizione dei dati presenti sui biglietti da visita.
• Aggiornamento e manutenzione delle mailing list e dei database di contatti.

Requisiti:

Il profilo ideale ha le seguenti caratteristiche:Competenze ed esperienzeEsperienza pregressa, preferibilmente maturata in ruoli di segreteria di direzione, reception, office management o supporto amministrativo.Buona conoscenza del pacchetto Office, con particolare riferimento a Excel, Outlook e Word.Capacità di utilizzare fogli Excel per registrazioni, monitoraggi e semplici rendicontazioni.Conoscenza della lingua inglese a livello base/scolastico, sufficiente per semplici interazioni con interlocutori internazionali.Costituisce titolo preferenziale un'esperienza presso società di servizi finanziari, studi professionali, società di consulenza o contesti corporate.Competenze personali e attitudinaliCortesia, discrezione e capacità di rappresentare adeguatamente l'immagine aziendale.Elevato senso dell'organizzazione, precisione e attenzione ai dettagli.Flessibilità operativa e disponibilità a svolgere attività eterogenee, sia organizzative sia amministrative.