Segreteria di Direzione e Supporto Amministrativo

Michael Page International Italia S.r.l.; Milano; On-site; EUR 32,000 - 35,000; Full time

Benefits offered by this job

Buoni pasto 9€

Job summary

Michael Page International Italia S.r.l. cerca una figura polivalente di segreteria di direzione con ruolo di receptionist e supporto all’office management per la sede di Milano. La risorsa accoglierà clienti e visitatori, gestirà agenda, trasferte e spese, collaborando con l’Amministratore Delegato e il team.

La posizione prevede orario full-time, sede Milano Centro, no smartworking, retribuzione annua lorda tra 32.000 € e 35.000 €. Buoni pasto 9 €.

Qualifications

• Esperienza pregressa in ruoli di segreteria di direzione, reception, office management o supporto amministrativo.
• Buona conoscenza del pacchetto Office, con particolare riferimento a Excel, Outlook e Word.
• Capacità di utilizzare fogli Excel per registrazioni, monitoraggi e rendicontazioni.
• Conoscenza della lingua inglese a livello base/scolastico, sufficiente per semplici interazioni con interlocutori internazionali.

Responsibilities

• Presidio della reception e accoglienza professionale di clienti, partner e visitatori.
• Preparazione e servizio di caffè, acqua e altre bevande durante gli incontri.
• Supporto all'organizzazione di incontri, riunioni e appuntamenti con interlocutori esterni.
• Organizzazione logistica di pranzi e momenti di rappresentanza con clienti presso sede aziendale o location esterne.
• Gestione e aggiornamento dell'agenda dell'Amministratore Delegato.
• Supporto nell'organizzazione di trasferte e viaggi di lavoro (hotel, treni, voli, trasporto).
• Gestione e rendicontazione delle note spese e gestione delle carte di credito aziendali.

Skills

Reception

Office management

Amministrazione

English (base)

Tools

Excel

Outlook

Word

Job description

• Realtà operante nel settore dei servizi finanziari e professionali
• Segreteria di Direzione e Supporto Amministrativo

Azienda

Realtà dinamica, operante nel settore dei servizi finanziari e professionali

Opportunità

La Risorsa si occuperà di:
A. Reception, accoglienza e gestione degli ospiti

• Presidio della reception e accoglienza professionale di clienti, partner e visitatori
• Preparazione e servizio di caffè, acqua e altre bevande durante gli incontri.
• Supporto all'organizzazione di incontri, riunioni e appuntamenti con interlocutori esterni.
• Organizzazione logistica di pranzi e momenti di rappresentanza con clienti, sia presso la sede aziendale sia presso ristoranti e location esterne.

B. Segreteria di Direzione e supporto all'Amministratore Delegato

• Gestione e aggiornamento dell'agenda dell'Amministratore Delegato.
• Supporto all'organizzazione delle trasferte e dei viaggi di lavoro, inclusi prenotazioni di hotel, treni, voli e servizi di trasporto.
• Gestione e rendicontazione delle note spese.
• Supporto nella gestione operativa e nel monitoraggio delle carte di credito aziendali, inclusa la raccolta e l'archiviazione dei giustificativi.

C. Supporto alla Responsabile area amministrativa

• Registrazione e monitoraggio delle fatture passive dei fornitori attraverso appositi file Excel.
• Supporto operativo alle attività di fatturazione attiva.
• Gestione della piccola cassa aziendale, con registrazione delle movimentazioni e verifica dei relativi giustificativi.
• Raccolta, organizzazione e archiviazione della documentazione amministrativa.
• Supporto nella predisposizione di prospetti e riepiloghi amministrativi mediante Excel.

D. Office Management e supporto organizzativo

• Gestione degli ordini di cancelleria e del materiale di consumo dell'ufficio.
• Monitoraggio delle scorte e coordinamento delle forniture necessarie al funzionamento della sede.
• Inserimento, aggiornamento e organizzazione dei contatti aziendali, anche attraverso l'acquisizione dei dati presenti sui biglietti da visita.
• Aggiornamento e manutenzione delle mailing list e dei database di contatti.

Competenze ed esperienza

Il profilo ideale ha le seguenti caratteristiche:
Competenze ed esperienze

• Esperienza pregressa, preferibilmente maturata in ruoli di segreteria di direzione, reception, office management o supporto amministrativo.
• Buona conoscenza del pacchetto Office, con particolare riferimento a Excel, Outlook e Word.
• Capacità di utilizzare fogli Excel per registrazioni, monitoraggi e semplici rendicontazioni.
• Conoscenza della lingua inglese a livello base/scolastico, sufficiente per semplici interazioni con interlocutori internazionali.

Costituisce titolo preferenziale un'esperienza presso società di servizi finanziari, studi professionali, società di consulenza o contesti corporate.

Competenze personali e attitudinali

• Cortesia, discrezione e capacità di rappresentare adeguatamente l'immagine aziendale.
• Elevato senso dell'organizzazione, precisione e attenzione ai dettagli.
• Flessibilità operativa e disponibilità a svolgere attività eterogenee, sia organizzative sia amministrative.

Completa l'offerta

• Retribuzione annua lorda compresa tra 32.000 € e 35.000 €
• Ccnl commercio
• Buoni pasto del valore di 9 €.

Sede: Milano Centro, NO SMARTWORKING, lavoro in presenza

Orario di lavoro: full-time, dal lunedì al venerdì, secondo la seguente articolazione:

• Dal lunedì al giovedì: 09:00 - 18:00, con un'ora di pausa pranzo.
• Venerdì: 08:30 - 17:30, con un'ora di pausa pranzo.

Flessibilità oraria: è richiesta la disponibilità, in occasione di specifiche e saltuarie esigenze aziendali (ad esempio riunioni, eventi o incontri con clienti), a prolungare l'orario ordinario, comunque non oltre le ore 19:00, nel rispetto della normativa e delle disposizioni contrattuali applicabili.

Fatta eccezione per il caso in cui presenti la tua candidatura per posizioni riservate a categorie protette ai sensi della Legge 68/99 (nel qual caso ti chiediamo di inserire solo conferma della tua appartenenza a tali categorie, senza alcuna ulteriore informazione relativa alla salute o disabilità), la tua candidatura non deve contenere informazioni relative al tuo stato di salute, ivi inclusa l'eventuale appartenenza a una categoria protetta, in quanto non rilevanti per la valutazione della candidatura.