Junior HR Operations Specialist

Caffè Vergnano 1882; Santena; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

Caffè Vergnano 1882 cerca una risorsa HR Operations Specialist da inserire nel team HR, con focus sull’amministrazione, le presenze, l’onboarding e la gestione dati HR. L’obiettivo è garantire processi puntuali, compliance e qualità delle informazioni lungo l’intero employee lifecycle.

Lungo i progetti di Performance, Talent, Learning & Development, la persona collaborerà con payroll, consulenti esterni e stakeholder interni, assumendo via via un ruolo chiave di riferimento operativo per HR e

Qualifications

• Laurea in discipline economiche, giuridiche, umanistiche o affini.
• 1–3 anni di esperienza HR, preferibilmente in HR Operations o amministrazione del personale.
• Buona conoscenza della lingua inglese e dei principali processi HR.

Responsibilities

• Gestire l’intero ciclo di vita del dipendente dall’ingresso all’uscita.
• Gestire anagrafiche, documentazione, firme, archiviazione e scadenziari HR.
• Gestire onboarding, contratti, proroghe e cessazioni.
• Presidiare lo stato presenze e supportare timbrature, ferie e assenze.
• Supportare Recruiting, onboarding e candidate experience.
• Garantire qualità dati nei sistemi HRIS e dashboard KPI HR.
• Supportare attività di Performance, Talent e Learning & Development.

Skills

Precisione

Organizzazione

Curiosità

Problem solving

Capacità analitiche

Comunicazione

Education

Laurea in discipline economiche, giuridiche, umanistiche

Tools

Excel

PowerPoint

HRIS

Job description

HR Operations Specialist

Siamo alla ricerca di un/una HR Operations Specialist da inserire all’interno del team HR, con l’obiettivo di supportare la gestione dei principali processi People lungo l’intero ciclo di vita delle persone in azienda.

La persona avrà un ruolo prevalentemente focalizzato sulle attività di HR Operations, garantendo una gestione efficace e puntuale dei processi amministrativi, delle presenze, dell’onboarding, dei sistemi e dei dati HR. Parallelamente, avrà l’opportunità di contribuire operativamente ai principali progetti di Performance, Talent, Learning & Development e People Management.

Lavorerà a stretto contatto con l’HR Manager, con il payroll e i consulenti esterni e con i diversi interlocutori aziendali, diventando progressivamente un punto di riferimento per la gestione quotidiana dei processi HR.

Cerchiamo una persona precisa, organizzata, concreta e curiosa, capace di coniugare attenzione al dettaglio e rispetto delle scadenze con interesse per le persone e per l’evoluzione della funzione HR.

Principali responsabilità

HR Operations & Employee Lifecycle

• Supportare la gestione amministrativa dell’intero ciclo di vita del dipendente, dall’ingresso all’uscita, in collaborazione con payroll e consulenti esterni.
• Gestire scadenziari, documentazione, firme, archiviazione e aggiornamento delle anagrafiche HR.
• Supportare la predisposizione e la gestione della documentazione relativa ad assunzioni, proroghe, variazioni contrattuali e cessazioni.
• Presidiare operativamente stage e tirocini, dalla convenzione e attivazione fino a proroghe e chiusura del percorso.
• Gestire quotidianamente il sistema di rilevazione presenze, supportando dipendenti e responsabili nella gestione di timbrature, anomalie, ferie, permessi, assenze e straordinari.
• Effettuare i controlli propedeutici alla chiusura mensile delle presenze e collaborare con il payroll per garantire correttezza e puntualità dei dati.
• Monitorare ferie, assenze e principali scadenze HR, predisponendo la relativa reportistica.
• Essere un primo punto di riferimento per i dipendenti rispetto alle richieste HR ordinarie.

Recruiting, Onboarding & Employee Experience

• Supportare il processo di recruiting attraverso pubblicazione annunci, screening CV, primo contatto con i candidati e organizzazione dei diversi step di selezione.
• Gestire in autonomia i primi colloqui per posizioni stage e junior.
• Curare la relazione operativa con società di selezione e altri partner HR.
• Presidiare operativamente il processo di onboarding, coordinando agenda, induction HR, documentazione, strumenti e appuntamenti previsti per i nuovi ingressi.
• Monitorare il percorso di inserimento attraverso follow-up periodici.
• Supportare le attività di offboarding e la relativa documentazione.

HR Systems, Data & People Analytics

• Garantire qualità, correttezza e aggiornamento dei dati presenti nei sistemi HR.
• Collaborare alla gestione e all’evoluzione degli HRIS, occupandosi di anagrafiche, aggiornamenti, test, ticket e supporto agli utenti.
• Predisporre e aggiornare dashboard e report relativi ai principali KPI HR: headcount, turnover, recruiting, formazione, ferie, assenteismo e altri indicatori People.
• Supportare le attività di Compensation attraverso la raccolta e l’aggiornamento dei dati relativi a RAL, bonus e benefit.
• Supportare le attività di Business Plan e People Planning, raccogliendo e aggiornando dati relativi a headcount, costo del personale, ingressi, uscite e vacancy.
• Predisporre analisi e materiali a supporto dell’HR Manager e del Management.

Performance, Talent & Development

• Supportare operativamente i processi di Performance Review e Talent Review, occupandosi della preparazione della documentazione, della raccolta e del consolidamento dei dati, dei reminder e del monitoraggio delle attività.
• Supportare la gestione e il tracking dei piani di sviluppo.
• Coordinare operativamente le attività di formazione: iscrizioni, calendari, convocazioni, presenze, survey e rendicontazione.
• Supportare l’organizzazione di percorsi di coaching e Leadership Development.
• Collaborare alle principali iniziative People e ai progetti di sviluppo organizzativo.

HR Projects & Internal Communication

• Supportare l’aggiornamento di organigrammi, Job Description e documentazione organizzativa.
• Collaborare alla gestione di survey, comunicazioni interne e iniziative di Employer Branding.
• Supportare l’organizzazione di eventi e iniziative aziendali, coordinando gli aspetti operativi e logistici.
• Supportare le attività relative a policy HR, GDPR e compliance, garantendo il corretto aggiornamento e archiviazione della documentazione.
• Supportare il monitoraggio del budget HR e la gestione operativa dei fornitori.

Chi stiamo cercando

• Laurea in discipline economiche, giuridiche, umanistiche o percorsi affini.
• 1–3 anni di esperienza in ambito HR, preferibilmente in ruoli HR Operations, HR Generalist o amministrazione del personale.
• Buona conoscenza dei principali processi di gestione e amministrazione del personale.
• Familiarità con sistemi di rilevazione presenze e strumenti HRIS.
• Ottima conoscenza del pacchetto Office, in particolare Excel e PowerPoint.
• Interesse per dati, strumenti digitali e sistemi HR.
• Buona conoscenza della lingua inglese.
• Precisione e capacità organizzativa, unite alla capacità di gestire contemporaneamente attività e priorità differenti.
• Buone capacità comunicative e relazionali.
• Approccio concreto, proattivo e orientato al problem solving.
• Interesse per i temi di People Management, Talent e sviluppo organizzativo.
• Riservatezza e sensibilità nella gestione delle informazioni e delle relazioni.

Cosa offre il ruolo

Il ruolo rappresenta un’opportunità per sviluppare una visione completa della funzione HR, costruendo solide competenze nell’area HR Operations e, allo stesso tempo, partecipando ai principali processi People dell’azienda.

La persona avrà la possibilità di acquisire crescente autonomia nella gestione di employee lifecycle, presenze, HR systems, People Analytics e amministrazione del personale, mantenendo un coinvolgimento diretto nei progetti di Performance, Talent e Learning & Development.

Un ruolo quindi operativo, ma non esclusivamente amministrativo, pensato per chi vuole diventare un professionista HR completo e comprendere concretamente come i diversi processi People contribuiscono al funzionamento e alla crescita dell’organizzazione.

RAL indicativa: €28.000 – €32.000, commisurata all’esperienza e alle competenze della persona.