Executive & Personal Assistant

ImmobiliarEuropea; Milano; In loco; EUR 48.000 - 72.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Cantieri Commerciali S.r.l., società operativa del Gruppo ImmobiliarEuropea, cerca una Executive Assistant per supportare direttamente il CEO e parte del team di struttura. Richiesta discrezione, autonomia decisionale e gestione di priorità in contesto internazionale.

Requisiti: almeno 5 anni di esperienza come Assistente del CEO o prima linea direzionale, ottima padronanza di Outlook e pacchetto Office, inglese C1 scritto e parlato.

Competenze

• Supporto esecutivo al CEO e al team di struttura.
• Gestione agenda professionale e personale del CEO con priorità e sovrapposizioni.
• Organizzazione di trasferte, viaggi e note spese.
• Gestione relazioni con fornitori e interlocutori esterni in contesto internazionale.

Mansioni

• Gestione completa agenda del CEO e degli executive team.
• Organizzazione viaggi, trasferte e budget di costi e note spese.
• Interfaccia con consulenti, studi professionali, banche e assicurazioni.
• Gestione documenti, verbali e follow-up azioni riunioni.
• Selezione e gestione fornitori e opportunità logistiche.

Conoscenze

Executive support

Calendar management

Travel management

Outlook

MS Office

Discretion

Organizzazione

Comunicazione

Problem solving

Gestione priorità

Strumenti

Outlook

MS Office

Descrizione del lavoro

Cantieri Commerciali S.r.l. società operativa del Gruppo ImmobiliarEuropea, attiva nel settore dell'edilizia con un focus particolare su interventi in ambito commerciale, ricerca un/una Executive Assistant per il supporto diretto al CEO e, in parte, al team di struttura. Il ruolo richiede riservatezza assoluta, capacità di gestire priorità in continuo cambiamento e autonomia decisionale su questioni organizzative.

Principali responsabilità

• Gestione completa dell'agenda professionale e personale del CEO: appuntamenti, call, riunioni interne ed esterne, con gestione delle priorità e delle sovrapposizioni
• Organizzazione end-to-end delle trasferte del CEO e dei colleghi della struttura: voli, hotel, transfer, visti, note spese e riconciliazione costi
• Gestione del parco auto: contratti di noleggio e leasing, scadenze assicurative e di bollo, revisioni e tagliandi, manutenzioni, sinistri, multe, assegnazione veicoli e rapporti con fornitori
• Organizzazione di pranzi, cene e meeting: prenotazioni, sale riunioni, catering, accoglienza ospiti
• Preparazione e gestione della documentazione per riunioni: agende, materiali, verbali, follow-up sulle azioni
• Filtro e gestione di corrispondenza, telefonate e richieste in ingresso
• Interfaccia con consulenti esterni, studi professionali, commercialisti, banche e assicurazioni
• Gestione delle scadenze e dell'archivio documentale, incluse pratiche amministrative e fiscali riferite al CEO
• Attività di segreteria generale e supporto operativo su richieste ad hoc, anche di natura personale
• Supporto nella gestione di pratiche personali e organizzative, nel rispetto della massima riservatezza
• Minimo 5 anni di esperienza come Assistente del CEO o di prima linea direzionale, preferibilmente in contesti strutturati o imprenditoriali
• Inglese scritto e parlato almeno C1
• Padronanza di Outlook, pacchetto Office e strumenti di calendar/travel management
• Comprovata esperienza nella gestione di trasferte
• Metodo e rigore nella gestione di scadenze e archivi documentali
• Riservatezza, discrezione e affidabilità assolute
• Ottime capacità organizzative, gestione dello stress e problem solving proattivo
• Flessibilità oraria e disponibilità a reperibilità in caso di necessità
• Presenza e forme professionali nei rapporti con interlocutori esterni di alto livello

Requisiti preferenziali

• Esperienza in ambito immobiliare, costruzioni o finanza
• Familiarità con contesti internazionali
• Esperienza pregressa nella gestione di flotte aziendali
• Ruolo centrale e ad ampia visibilità, a contatto diretto con la proprietà
• Contesto imprenditoriale dinamico con progetti nazionali e internazionali