Executive Assistant & Office Coordinator

WeHunt; Milano; Ibrido; EUR 40.000 - 55.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Ticket restaurant 7€ al giorno

Doppia assicurazione sanitaria

Convenzione palestra

Smartworking 2 giorni/settimana

Descrizione del lavoro

WeHunt è alla ricerca di un/a brillante EA to Executive Committee & Office Coordinator con sede nel centro di Milano. La risorsa sarà punto di snodo per la Governance aziendale e riferimento organizzativo per la sede.

Offriamo inserimento diretto in contesto solido, ruolo di grande visibilità sul C-Suite e sede prestigiosa. Package 40–55 K + badge sanitari, palestre e smartworking fino a 2 giorni/settimana.

Competenze

• Esperienza minima 3–5 anni in ruoli analoghi in contesti strutturati o multinazionali.
• Capacità di gestire logistica, agende, riunioni di Board e viaggi.
• Eccellenti doti relazionali, proattività e riservatezza.

Mansioni

• Supportare l'Executive Committee a 360° e coordinare la sede di Milano.
• Gestire logistica end-to-end, agende, viaggi e attività amministrative.
• Organizzare riunioni di Board e incontri con gli Investor, con riservatezza.
• Promuovere cultura aziendale e progetti di Employer Branding.

Conoscenze

Executive support

Logistics coordination

Project management

Stakeholder communication

Inglese fluente

Descrizione del lavoro

Per conto di un’azienda leader nel proprio settore di riferimento, strutturata, dinamica e con sede nel cuore di Milano centro, siamo alla ricerca di un/a brillante EA to Executive Committee & Office Coordinator. La risorsa inserita rappresenterà una figura di snodo (pivot) fondamentale a supporto della Governance aziendale e sarà il punto di riferimento organizzativo per la gestione operativa e la cultura della sede principale.

Cosa Offre l'Azienda

• Inserimento diretto all'interno di una realtà di primo piano sul mercato, solida e in forte crescita.
• Un ruolo centrale, dinamico e con un'elevata visibilità a diretto contatto con la C-Suite.
• Sede di lavoro prestigiosa e facilmente raggiungibile nel centro di Milano.
• Package retributivo: 40-55 K di total package (fisso + variabile), ticket restaurant giornalieri da 7 euro, doppia assicurazione sanitaria, convenzione con palestra.
• Smartworking: fino a 2 gg alla settimana in funzione delle esigenze aziendali.

Principali Responsabilità:

• Supportare a 360° l'Executive Committee
• Gestire la pianificazione della logistica end-to-end, le agende, l'organizzazione di trasferte e le relative attività amministrative.
• Supportare l'organizzazione logistica ed esecutiva delle riunioni di Board e degli incontri con gli Investor.
• Garantire la massima riservatezza e discrezione nella gestione di informazioni confidenziali riguardanti il Management e la Società.
• Coordinare la sede di Milano, assicurando un funzionamento fluido ed efficiente delle attività quotidiane.
• Gestire gli acquisti generali (forniture da ufficio, welcome kit, cancelleria).
• Rappresentare il punto di contatto primario per tutti i collaboratori in merito ai servizi di sede (cleaning, connettività/Wi-Fi, manutenzioni, gestione spedizioni e corrispondenza).
• Promuovere e diffondere la cultura aziendale attraverso la creazione di un ambiente di lavoro positivo, inclusivo e stimolante, organizzando momenti di aggregazione.
• Collaborare con il Talent Attraction & Development Manager nello sviluppo di iniziative di Employer Branding, relazioni con Università/Istituti, piani di onboarding e formazione interna.
• Coordinare progetti speciali in qualità di Project Manager (organizzazione di eventi da 40 a oltre 300 partecipanti, lanci EVP, attività di volontariato aziendale, restyling degli spazi e progetti HR come valutazione/implementazione dell'agenzia viaggi o convenzioni aziendali).
• Gestire la pianificazione e l'organizzazione degli eventi interni, inclusi gli Offsite del Leadership Team (3 all'anno) e le attività di Team Building dedicate ai singoli dipartimenti.
• Esperienza pregressa: Almeno 3-5 anni in ruoli analoghi (Personal Assistant, Executive Assistant, Office Manager) maturati all'interno di contesti strutturati o multinazionali.
• Competenze organizzative e di Project Management: Comprovata capacità di gestire scadenze complesse, eventi e progetti cross-funzionali.
• Soft Skills: Eccellenti doti relazionali, approccio proattivo, spiccato problem solving, empatia e capacità di interagire a tutti i livelli dell'organizzazione.
• Riservatezza: Massima etica professionale e riservatezza nella gestione di dati e informazioni sensibili.
• Lingue: Fluente conoscenza della lingua Inglese (scritta e parlata), indispensabile per il contatto con stakeholder di alto livello. La conoscenza della lingua spagnola rappresenterà un plus in fase di selezione.