Executive Assistant & Office Manager

ISLA S.R.L.; Palermo; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

ISLA S.R.L. cerca un Executive Assistant & Office Manager per supportare il team dirigenziale, organizzare l’ufficio e coordinare attività amministrative.

Il/La candidato/a ideale ha 3-5 anni di esperienza, laurea in Economia o Giuridico, ottima conoscenza dell’inglese, ecc.

Si occuperà di agenda, viaggi, corrispondenza, rapporti con fornitori e PA, garantendo riservatezza e integrazione tra funzioni aziendali.

Qualifications

• Minimo 3–5 anni di esperienza come assistente esecutivo o ruolo simile.
• Laurea in Economia Aziendale e/o Legale o campo correlato.
• Ottima conoscenza della lingua inglese; altre lingue preferite.
• Eccellenti capacità organizzative e gestione del tempo.
• Comunicazione scritta e verbale professionale.
• Conoscenza di Microsoft Office.
• Conoscenza di Alyante Teamsystem.
• Capacità di riservatezza, lavoro indipendente e in team.

Responsibilities

• Gestire calendario dirigente e pianificare riunioni.
• Redigere verbali e seguire azioni.
• Gestire viaggi: voli, alloggi e itinerari.
• Supportare CEO nelle piattaforme organizzative legate agli obiettivi.
• Coordinare con stakeholder interni ed esterni.
• Gestire ufficio: forniture, servizio e documentazione per PA e concessioni.

Skills

Inglese avanzato

Gestione agenda

Organizzazione multitasking

Comunicazione scritta/verbale

MS Office

Discrezione/responsabilità

Education

Laurea in Economia Aziendale o Giuridico

Tools

Alyante Teamsystem

Job description

Informazioni sul lavoro Executive Assistant & Office Manager

Guidata dalla passione per lo shipping e la portualità, lAzienda è parte di un gruppo Europeo che gestisce la logistica integrata per gli sviluppatori di energie rinnovabili delleolico onshore ed offshore. Attraverso la gestione di terminal e aree portuali in concessione, integra tutto il ciclo delle operazioni con efficienza e versatilità nel sostenere la crescita del settore delle energie rinnovabili, vitale per raggiungere gli obiettivi di decarbonizzazione e per combattere il cambiamento climatico.

Il lavoro: Assistente di direzione multifunzionale e responsabile dell'ufficio

Siamo alla ricerca di un assistente esecutivo multifunzionale altamente organizzato, proattivo e responsabile dell'ufficio per entrare a far parte del nostro gruppo in crescita. In questo ruolo, fornirai un eccezionale supporto amministrativo e operativo al team di gestione, gestirai le operazioni quotidiane dell'ufficio e assisterai in alcune attività finanziarie. Sarai un punto di contatto critico, garantendo un flusso di lavoro fluido ed efficiente in tutta l'organizzazione.

Responsabilità:

• Gestisci il calendario del dirigente e pianifica riunioni e appuntamenti.
• Prepara gli ordini del giorno delle riunioni, redigi i verbali e segui i punti d'azione.
• Redigere e correggere la corrispondenza, comprese e-mail, lettere e presentazioni.
• Gestisci l'organizzazione del viaggio, inclusi voli, alloggi e itinerari.
• Supportare il CEO nella gestione della piattaforma organizzativa correlata agli obiettivi dell'azienda
• Coordinarsi con gli stakeholder interni ed esterni in base alle esigenze.

Gestione dell'ufficio:

• Supervisiona le operazioni quotidiane dell'ufficio per garantire un flusso di lavoro fluido ed efficiente.
• Gestire l'inventario delle forniture per ufficio e delle attrezzature.
• Coordinarsi con i fornitori di servizi.
• Mantenere un ambiente di lavoro pulito e professionale.
• Assistere nella preparazione, aggiornamento e mantenimento della documentazione aziendale verso le Pubbliche Amministrazioni e concessioni demaniali
• Punto di contchì e di organizzazione dei rapporti e documentazione con le compagnie di assicurazione
• Mantenimento documentale e gestione dataset certificazioni ISO, Quality, Audit, Compliance & 231, e similari per le verifiche audit periodiche interne ed esterne.

Competenze e qualifiche:

• Minimo 3-5 anni di esperienza come assistente esecutivo o ruolo simile.
• Laurea in Economia Aziendale e/o Legale, Amministrazione d'Ufficio o un campo correlato (preferibile).
• Ottima conoscenza della lingua inglese. Altre lingue preferite.
• Ottime capacità organizzative, di gestione del tempo e multitasking.
• Spiccate capacità di comunicazione scritta e verbale con un alto grado di professionalità.
• Conoscenza della suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Conoscenza e gestione di software organizzativi come Alyante Teamsystem
• Capacità di mantenere la riservatezza e la discrezione.
• Capacità di lavorare in modo indipendente e in team.
• Attento ai dettagli con una forte etica del lavoro.

Annuncio rivolto a candidati ambosessi (D.Lgs 198/2006 Codice pari opportunità e a persone di tutte le età e tutte le nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03)