Executive Office Coordinator

Michael Page International; Roma; In loco; EUR 42.000 - 65.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Michael Page International cerca una figura energica e autorevole da inserire a Roma per supportare quotidianamente il Presidente in un contesto dinamico e altamente strutturato.

Si occuperà di gestire l'agenda operativa, coordinare richieste tra sedi e uffici, supervisionare HR e aspetti amministrativi, e proporre miglioramenti organizzativi.

Competenze

• Almeno 5 anni di esperienza in ruoli di assistenza direzionale, office management o coordinamento operativo.
• Ottime capacità organizzative e gestione delle priorità.
• Attitudine al multitasking e capacità di lavorare in contesti con alta interazione.
• Autorevolezza relazionale e capacità di interfacciarsi con interlocutori diversi per ruolo e seniority.
• Spiccato senso pratico, proattività e riservatezza.

Mansioni

• Gestire l'agenda operativa del Presidente e supportarlo nell'organizzazione delle priorità.
• Rappresentare un punto di riferimento interno per dipendenti e collaboratori, gestendo richieste e necessità operative.
• Coordinare temi legati all'organizzazione del personale (ferie, permessi, presenze, esigenze operative quotidiane).
• Agire come filtro tra Presidenza, uffici centrali e sedi territoriali e monitorare scadenze e follow-up.
• Gestire richieste di rimborso spese e pratiche amministrative di supporto in autonomia.
• Supervisionare lo smistamento delle comunicazioni dalle diverse sedi e filiali e valutare partecipazione a eventi.

Descrizione del lavoro

Categoria: Business Services

Luogo di lavoro: Roma

Strutturata realtà nazionale operante nel settore dei servizi
Ruolo di grande visibilità

La risorsa entrerà in un contesto dinamico e in continua evoluzione, caratterizzato da una pluralità di società e strutture coordinate a livello centrale.

L'obiettivo della posizione è supportare il Presidente nella gestione quotidiana delle attività, fungendo progressivamente da filtro organizzativo e decisionale per tutte le principali richieste provenienti dall'interno dell'organizzazione.

Non si tratta di una classica attività di segreteria, ma di un ruolo centrale e ad alto impatto, pensato per una persona capace di gestire priorità, relazioni e processi con autonomia, equilibrio e spirito d'iniziativa. Si occuperà di:

• Gestire l'agenda operativa del Presidente e supportarlo nell'organizzazione delle priorità.
• Rappresentare un punto di riferimento interno per dipendenti e collaboratori, raccogliendo e gestendo richieste, necessità e problematiche operative.
• Coordinare tematiche legate all'organizzazione del personale (ferie, permessi, presenze, esigenze operative quotidiane).
• Agire come filtro qualificato tra Presidenza, uffici centrali e sedi territoriali.
• Monitorare scadenze, attività e follow-up garantendone il corretto avanzamento.
• Gestire in autonomia richieste di rimborso spese e pratiche amministrative di supporto.
• Supervisionare e smistare le comunicazioni provenienti dalle diverse sedi e filiali.
• Valutare e organizzare la partecipazione del Presidente a convegni, eventi istituzionali e seminari.
• Proporre nuove modalità organizzative e miglioramenti dei processi interni.
• Supportare il Presidente nell'assunzione di decisioni operative, acquisendo progressivamente maggior autonomia e responsabilità.

Requisiti:

Cerchiamo una persona energica, autorevole e orientata alla soluzione dei problemi, in grado di passare rapidamente da un'attività all'altra mantenendo precisione, riservatezza e attenzione alle relazioni.Sono richiesti:Almeno 5 anni di esperienza in ruoli di assistenza direzionale, office management, coordinamento operativo o posizioni analoghe.Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità.Attitudine al multitasking e capacità di lavorare in contesti ad elevata interazione.Autorevolezza relazionale e capacità di interfacciarsi con interlocutori diversi per ruolo e seniority.Spiccato senso pratico e orientamento al risultato.Proattività e desiderio di contribuire concretamente all'organizzazione e all'efficientamento dei processi.Massima discrezione nella gestione di informazioni riservate.