Executive/Office Assistant - Tempo indeterminato

WeHunt; Milano; In loco; EUR 28.000 - 35.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Ticket restaurant 8€

Contratto a tempo indeterminato

Descrizione del lavoro

WeHunt in Milano Nord ricerca un Office/Executive Assistant per un contratto a tempo indeterminato. La posizione prevede responsabilità multitasking e interfaccia con il CEO, gestione agenda, comunicazioni interne ed esterne.

Profilo ideale: 1-3 anni di esperienza in ruoli simili, ottima conoscenza dell'inglese (B2/C1) e padronanza di Office e strumenti collaborativi. Si offre RAL 28k + 7k di patto di non concorrenza e ticket restaurant giornalieri da 8 euro.

Competenze

• Esperienza 1–3 anni in ruoli analoghi.
• Gestione agenda e supporto al CEO.
• Multitasking e riservatezza.
• Ottima conoscenza di Office e strumenti collaborativi.

Mansioni

• Gestione ufficio e facility management: coordinamento fornitori, manutenzioni e spazi aziendali.
• Supporto operativo al CEO: gestione agenda, documentazione e onboarding.
• Organizzazione trasferte nazionali e internazionali, con logistica e costi.
• Supporto amministrativo/HR: gestione fatture, paghe, note spese e payroll.
• Organizzazione eventi aziendali, meeting e team building.
• Coordinamento servizi interni: cancelleria, sale riunioni e spazi comuni.

Conoscenze

Inglese B2/C1

Office Excel

PowerPoint

Proattività

Time Management

Strumenti

Google Workspace

Microsoft Teams

Slack

Zoom

Descrizione del lavoro

Per nostro cliente, affermata realtà con sede in zona Milano Nord, siamo alla ricerca di una figura di Office/Executive Assistant.

Si offre contratto a indeterminato con pacchetto retributivo composto da 28K Ral e 7 K di Patto di non concorrenza + ticket restaurant giornalieri da 8 euro.

La risorsa selezionata avrà le seguenti responsabilità:

• Gestione ufficio e facility management: coordinamento fornitori, manutenzioni, servizi generali e supervisione degli spazi aziendali. Accoglienza ospiti, corrispondenza e supporto operativo quotidiano.
• Supporto operativo e organizzativo al CEO: gestione agenda, documentazione aziendale e personale.
• Organizzazione completa di trasferte nazionali e internazionali, con gestione logistica e ottimizzazione tempi/costi
• Supporto amministrativo e HR: gestione fatture passive, controllo pagamenti, coordinamento studio paghe, onboarding, documentazione dipendenti e note spese
• Organizzazione di eventi aziendali, meeting, convention e attività di team building
• Coordinamento servizi interni: cancelleria, materiali di consumo, sale riunioni e gestione spazi comuni

Il Profilo Ideale:

1. Esperienza e Background

• Seniority: 1-3 anni di esperienza pregressa in ruoli analoghi (Office Assistant, Executive Assistant, Segretaria di Direzione, Office Manager Junior).
• Contesti di provenienza: Aziende strutturate, multinazionali o studi professionali moderni, dove la gestione multitasking e la riservatezza sono requisiti quotidiani.

2. Competenze Tecniche e Hard Skills

• Lingue straniere: Ottima conoscenza della lingua Inglese (livello B2/C1), sia scritta che parlata, fondamentale per la gestione di clienti o fornitori internazionali e per la reportistica.
• Strumenti Digitali: Padronanza assoluta del Pacchetto Office (in particolare Excel e PowerPoint per presentazioni e reportistica) e dei tool di collaborazione in cloud (Google Workspace, Microsoft Teams, Slack, Zoom).

3. Competenze Trasversali e Soft Skills

• Problem Solving & Proattività: Capacità di anticipare le esigenze dell'ufficio e del management, trovando soluzioni rapide a imprevisti logistici.
• Standing e Comunicazione: Eccellenti doti relazionali, diplomazia e capacità di interagire con interlocutori di diversi livelli gerarchici.
• Organizzazione e Time Management: Abilità nel gestire scadenze multiple e nel dare priorità ai compiti in autonomia.
• Riservatezza: Gestione quotidiana di informazioni sensibili con il massimo livello di etica professionale e discrezione.