Agent Administratif jobs in United States

Qui sommes nous ?

Chocolat Encuentro est une manufacture de chocolat d'exception comme il en existe peu en France : seuls 2% des artisans chocolatiers fabriquent eux-mêmes leur chocolat.

En forte croissance, notre ambition est de transformer la filière cacao et de nous imposer comme l’un des leaders en France et à l’international sur le segment du chocolat haut de gamme. Nos chocolats singuliers et engagés conjuguent excellence, durabilité et goût.

Nos chocolats sont présents sur les cartes des plus grands restaurants, entre les mains des chefs pâtissiers renommés comme Nina Métayer, et sont récompensés par des distinctions prestigieuses (Epicures d’Or, Collège Culinaire de France).

Rejoindre Chocolat Encuentro, c’est contribuer à rendre accessible un chocolat de meilleure qualité, riche en saveurs, tout en conciliant éthique et écologie. Une aventure passionnante vous attend !

Mission Principale

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Office Manager pour rejoindre notre équipe. Ce poste combine des missions de facturation et des tâches administratives et organisationnelles pour le bon fonctionnement de l’entreprise.

Responsabilités

Gestion administrative et financière

• Facturation clients : Émission des factures clients, suivi des paiements et relances en cas d'impayés.
• Saisie des factures fournisseurs : Enregistrement et contrôle des factures fournisseurs, préparation des paiements.
• Suivi des notes de frais et remboursement des collaborateurs.
• Relation avec l’expert-comptable pour la transmission des documents.
• Collecter les informations concernant les heures supplémentaires de l’équipe.

• Gestion administrative du bureau : Accueil des visiteurs, gestion des appels téléphoniques, organisation du courrier entrant et sortant.
• Gestion des fournitures de bureau : Suivi des stocks, commande des fournitures et matériel nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.
• Support ponctuel à l’équipe commerciale ou logistique (préparation de documents, suivi de commandes...).
• Dépôt occasionnel de colis pour expédition.

• Gestion des prestataires (Nettoyage, internet, assurances, ESAT etc.).
• Gestion des locaux et des besoins en maintenance (sécurité etc.).
• Organisation des déménagements ou réaménagements des bureaux.
• Réception de marchandises.

• Coordination des événements internes : Organisation des réunions, événements ou séminaires pour les équipes, gestion des salles et équipements nécessaires.
• Support aux équipes : Aide à l’organisation des processus internes, gestion de la logistique de l’entreprise, tâches administratives diverses.

• Bac +2 à Bac +5 en gestion, administration, comptabilité, assistanat de direction ou équivalent.
• 2 à 5 ans dans un poste similaire (Office Manager, Assistant(e) de Gestion, Assistant(e) administratif(ve) et comptable). Une expérience en PME, startup ou entreprise artisanale est un plus.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion des ventes (ERP, CRM, etc.).
• Capacité à travailler de manière autonome tout en étant force de proposition.
• Très bonnes qualités organisationnelles, sens du détail, rigueur et réactivité.
• Bonne communication orale et écrite, sens du service client.
• Un bon niveau d’anglais est un plus.

• Echange en visio 15 minutes avec Jérémy.
• Entretien à la fabrique avec Jérémy & Candice.
• Exercice / Cas pratique.
• Prise de références et rencontre avec l’équipe.