Chargé(e) RH & Office Management (H/F)

Hub Institute; Paris; Hybride; EUR 38 000 - 54 000; Plein temps

Résumé du poste

Hub Institute recherche un(e) assistant(e) RH et Office management pour assurer la gestion courante des ressources humaines, le bon fonctionnement du siège et le contrôle des frais généraux. Rattaché(e) à la Direction Finance et RH, vous serez le point d’entrée unique des collaborateurs sur les sujets RH et vie du bureau, dans une structure agile en pleine réorganisation.

Profil: Bac+2 à Bac+5 RH/gestion, 1–3 ans d’expérience, maîtrise Excel et Pennylane, esprit rigoureux et discret; polyvalence

Qualifications

• Formation Bac+2 à Bac+5 en RH ou gestion.
• Expérience 1–3 ans en RH généraliste ou office management.
• Maîtrise d’Excel et gestion budgétaire.
• Connaissance du droit du travail et des paies.
• Savoir-faire en administration et confidentialité des données.

Responsabilités

• Administration du personnel et paie: saisie des variables et contrôle des bulletins.
• Gestion des titres-restaurant, absences, congés et arrêts.
• Interface de premier niveau avec les salariés sur paie et RH.
• Organisation et animation de l’onboarding et de l’offboarding.
• Gestion des contrats et avenants, dossiers du personnel.
• Gestion des locaux et coordination avec les prestataires.
• Suivi du budget frais généraux et achats; contrôle des factures via Pennylane.
• Conformité règlement intérieur et DUERP; support aux instances représentatives.

Connaissances

Gestion paie

Administration du personnel

Excel

SIRH

Gestion achats

Droit social

Formation

Bac+2 à Bac+5 RH/gestion

Outils

Pennylane

Description du poste

Assurer la gestion des ressources humaines au quotidien, le bon fonctionnement du siège et la maîtrise des frais généraux, en appui direct de la Direction Finance et RH.

Le poste est le point d’entrée unique des collaborateurs sur les sujets RH et sur la vie du bureau. Il combine un rôle relationnel fort, une exigence de rigueur administrative et une responsabilité concrète sur les dépenses de fonctionnement, dans une structure agile en pleine réorganisation.

C’est un poste évolutif : le périmètre a vocation à s’élargir en fonction de l’autonomie démontrée.

MISSIONS PRINCIPALES

Ressources humaines (environ 45 %)

Administration du personnel et paie

• Collecte, contrôle et saisie des variables de paie au prestataire ; vérification des bulletins avant diffusion

• Gestion des titres-restaurant : commandes, attributions, régularisations, contrôle des droits

• Contrôle et Suivi des absences, congés, RTT, arrêts de travail, subrogations et prévoyance

• Gestion administrative des entrées et sorties : DPAE, visites médicales, affiliations mutuelle et prévoyance, documents de fin de contrat

• Préparation des contrats de travail et avenants, y compris pour les statuts cadres, sous validation de la Direction Finance et RH

• Préparation des courriers et actes de gestion courante de la relation de travail, sous validation de la Direction Finance et RH

• Tenue et mise à jour des dossiers du personnel et du registre unique du personnel

• Interface de premier niveau avec les salariés sur les questions de paie et d’administration RH
  Cycle collaborateur

• Organisation et animation de l’onboarding : parcours d’intégration, kit d’accueil, coordination avec les managers et l’IT

• Organisation de l’offboarding

• Accompagnement des managers dans la planification et le suivi du cycle des entretiens annuels et professionnels : calendrier, trames, relances, consolidation des retours, respect des obligations légales

• Appui au recrutement : rédaction et diffusion des annonces, présélection, organisation des entretiens, suivi des candidatures

• Suivi des alternants et stagiaires : conventions, tutorat, relations écoles
  Développement des compétences, instances et conformité

• Suivi du plan de développement des compétences et des dossiers de financement OPCO

• Appui logistique et administratif aux instances représentatives du personnel

• Mise à jour des documents et affichages obligatoires, contribution à la mise à jour du règlement intérieur et du DUERP

• Production des indicateurs sociaux et contribution aux projets RH transverses (SIRH, process, digitalisation)

Office management et vie du siège (environ 30 %)

• Gestion quotidienne des locaux : accueil, espaces de travail, salles de réunion, fournitures, consommables

• Pilotage des prestataires du site : lien avec le bailleur, informatique, coursiers

• Suivi du bail et des relations avec le bailleur ; gestion des sinistres et des interventions

• Application et suivi des règles de sécurité et de conditions de travail avec le CSE

• Soutien à l’organisation logistique des réunions internes, séminaires et moments d’équipe

• Gestion administrative courante : courrier, archivage, formalités

• Appui logistique aux équipes sur les événements HUB Institute

• Appui administratif à la Direction

Frais généraux et achats (environ 25 %)

• Suivi et pilotage du budget de frais généraux : consommation, écarts, alertes à la Direction Finance et RH

• Recensement et suivi des contrats fournisseurs, abonnements, licences et assurances ; échéances et reconductions

• Sourcing, mise en concurrence et renégociation des contrats courants ; recherche d’économies

• Réception, contrôle et validation de premier niveau des factures fournisseurs ; collecte et suivi des pièces justificatives dans Pennylane.

• Gestion des notes de frais et des cartes bancaires professionnelles : collecte, contrôle de conformité dans Pennylane à la politique interne, préparation des remboursements

• Suivi de la flotte de matériel et des équipements (informatique, téléphonie, mobilier)

• Interface avec le cabinet d’expertise comptable sur la la complétude des pièces

• Contrôle de la bonne application des règles internes de dépense et d’achat

OBJECTIFS DE PRISE DE POSTE

À 3 mois : Autonomie sur le cycle des variables de paie, l’administration du personnel courante et le fonctionnement quotidien du siège

À 6 mois : Process RH et achats suivis et documentés ; cartographie complète des contrats fournisseurs et des échéances ; cycle d’entretiens annuels cadré et outillé

À 12 mois : Budget de frais généraux piloté et sécurisé, avec des économies identifiées et documentées ; au moins deux flux administratifs dématérialisés ou automatisés

FormationBac +2 à Bac +5 en ressources humaines, gestion, droit social ou administration des entreprises : BTS, BUT GEA, licence professionnelle, master RH ou équivalent.Expérience1 à 3 ans, alternance comprise, sur une fonction RH généraliste, office management ou support polyvalent, idéalement acquise en PME ou en start-up. Une première exposition à la paie et à l’administration du personnel est attendue. Compétences techniquesAdministration du personnel et bases solides en droit du travailPaie : lecture et contrôle d’un bulletin, maîtrise des variables et des principaux mécanismesGestion des achats et des contrats fournisseurs, sens de la négociationMaîtrise d’Excel (tableaux croisés dynamiques, recherches, suivi budgétaire)Aisance sur les outils SIRH et les outils collaboratifs ; appétence pour la digitalisation et l’automatisation des processNotions de gestion administrative et financière permettant de dialoguer avec la comptabilitéAnglais professionnel appréciéSavoir-êtreRigueur et fiabilité : le poste est un poste de confiance, sans doublon interneDiscrétion et confidentialité absolues sur les données sociales et financièresSens du service et goût du contact : le poste est en première ligne auprès des équipesOrganisation et capacité à arbitrer entre des priorités multiples et des échéances légalesAutonomie et sens de l’initiative : proposer et structurer, pas seulement exécuterSens de la gestion et réflexe économique sur les dépenses de fonctionnementAdaptabilité à un environnement en transformation