Office Manager & RH (39h)

Intermèdes; Paris; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Intermèdes, leader du voyage culturel, recherche un Office Manager pour son siège à Paris. Vous assurez la gestion administrative, le support RH opérationnel et l’organisation des espaces de travail pour une équipe d’environ 40 personnes, avec une vraie dimension onboarding et coordination entre siège, agences et télétravail.

Vous devez avoir une 1re expérience réussie en office management, une connaissance de la gestion du personnel et des outils SIRH type Lucca, SharePoint et MS Office.

Qualifications

• Première expérience réussie sur un poste d'Office Manager, d'assistanat de direction ou en support RH / administration du personnel, incluant une dimension RH opérationnelle.
• Connaissance des bases de la gestion administrative du personnel (contrats, médecine du travail, justificatifs) et aisance avec les outils SIRH (idéalement Lucca).
• Sens de l'organisation et des priorités, autonomie et rigueur ; orienté·e solution
• Bon relationnel, polyvalence et proactivité
• Bonne capacité rédactionnelle, à l'aise à l'écrit comme à l'oral
• Maîtrise des outils bureautiques : SharePoint, applications collaboratives (type Teams et Trello), MS Office, notamment le tableur Excel
• Bac +2/3 minimum (type BTS Assistant de gestion/ administratif, et une partie RH).
• Une première expérience sur un poste d'office manager dans un poste similaire souhaitée. Une expérience réussie d'alternance peut être considérée.

Responsabilités

• Gestion administrative: contrats courrier, affranchissement, collecte, classement, gestion des contrats fournisseurs; transmission au service comptable.
• Gestion du bureau: fournitures, suivi des prestataires, accueil des visiteurs et réceptions.
• Gestion du parc informatique en lien avec un prestataire externe: dashboard, tickets et mailing lists.
• Support du prestataire RH (≈ 30 % du poste): contrats de travail, justificatifs de transport, rendez-vous médecine du travail, Lucca.
• Onboarding/ Offboarding: poste de travail, kit d’accueil, clôture des accès et retour matériel.
• Vie d’équipe: organisation d’événements internes et coordination entre siège, agence et télétravail

Connaissances

Autonomie

Rigueur

Bon relationnel

Polyvalence

Proactivité

Formation

Bac+2/3 en Gestion/ Administration

Outils

SharePoint

MS Office

Teams

Trello

Excel

Lucca

Description du poste

Leader français du voyage culturel depuis plus de 30 ans, Intermèdes crée des itinéraires d'exception aux quatre coins du monde en petits groupes et avec des guides-conférenciers. Nous rejoindre, c'est intégrer une équipe à taille humaine où la curiosité et l'envie de transmettre donnent le ton.

En tant qu'Office Manager, rattaché·e à la Directrice Financière, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien de notre siège (environ 40 salariés au quotidien). Vous serez responsable de la gestion administrative, logistique et de l'organisation des espaces de travail, ainsi que du support RH opérationnel (environ 30 % du poste et hors paie), tout en assurant un accueil chaleureux et un onboarding efficace des nouveaux collaborateurs.

Missions principales

• Gestion administrative: gestion des contrats courrier (affranchissement, collecte), classement, gestion des contrats fournisseurs. Vérification des factures et transmission au service comptable.
• Gestion du bureau: commande et gestion des fournitures, suivi des prestataires (nettoyage, maintenance, imprimantes, …), gestion des équipements et locaux. Accueil des visiteurs et réception des livraisons.
• Gestion du parc informatique en lien avec un prestataire externe: tenue du dashboard des équipements bureautiques (PC, casque, …) et suivi de la résolution des tickets ouverts de longue date. Mise à jour des mailing lists.
• Support du prestataire RH (≈ 30 % du poste, hors paie) : préparation des contrats de travail, collecte mensuel des justificatifs de transport et , organisation et suivi des rendez-vous de médecine du travail, gestion de l'outil SIRH Lucca en lien avec le prestataire RH.
• Onboarding/ Offboarding: préparation du poste de travail avec le prestataire IT externe (PC, accessoires et accès ), coordination du kit d’accueil et accueil des nouveaux arrivants. Assurer le retour du matériel et la clôture des accès.
• Vie d’équipe: support à l’organisation d’événements internes, coordination entre les équipes siège, agence et télétravail

Pourquoi nous rejoindre ?

Un poste au cœur de l’entreprise avec un rôle transverse et opérationnel.

Compétences requises :

Première expérience réussie sur un poste d'Office Manager, d'assistanat de direction ou en support RH / administration du personnel, incluant une dimension RH opérationnelle. Une expérience réussie d'alternance peut être considérée.

Connaissance des bases de la gestion administrative du personnel (contrats, médecine du travail, justificatifs) et aisance avec les outils SIRH (idéalement Lucca)

Sens de l'organisation et des priorités, autonomie et rigueur ; orienté·e solution

Bon relationnel, polyvalence et proactivité

Bonne capacité rédactionnelle, à l'aise à l'écrit comme à l'oral

Maîtrise des outils bureautiques : SharePoint, applications collaboratives (type Teams et Trello), MS Office, notamment le tableur Excel

Formation et expérience :

Bac +2/3 minimum (type BTS Assistant de gestion/ administratif, et une partie RH).

Une première expérience sur un poste d'office manager dans un poste similaire souhaitée. Une expérience réussie d'alternance peut être considérée.

Premiers échanges avec l'Office Manager en place.

Un entretien avec la Directrice Administrative et Financière.