Secrétaire Polyvalente (H/F) - CDI

MJM Graphic Design; Toulouse; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Titres restaurant

Mutuelle employeur familiale

Participation aux bénéfices

Résumé du poste

Une entreprise dynamique à Toulouse recherche un(e) Secrétaire polyvalent(e) pour gérer la correspondance et assurer l'accueil. Le candidat idéal doit maîtriser les outils informatiques comme Word et Excel, posséder d'excellentes compétences en communication et être capable d'organiser efficacement son travail. Ce poste est essentiel pour maintenir le bon fonctionnement des opérations administratives et implique un minimum d'un an d'expérience. Le contrat est un CDI à temps plein avec plusieurs avantages.

Qualifications

• Minimum 1 an d’expérience professionnelle.
• Maîtriser l'outil informatique, en particulier Word, Excel et la messagerie électronique.
• Savoir rester courtois en toutes circonstances.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique.
• Gérer la correspondance et le traitement des mails.
• Suivi des dossiers étudiants et organisation des formations.
• Organiser des réunions ou événements professionnels.

Connaissances

Aisance relationnelle

Savoir organiser et planifier ses activités

Maîtrise de l'outil informatique

Très bonne communication orale et écrite

Formation

Formation secrétariat

Outils

Word

Excel

Messagerie électronique

Description du poste

Le/la Secrétaire polyvalent(e) joue le rôle de liaison entre l’entreprise et nos partenaires. Il/elle a pour principale mission la gestion administrative dans la mesure où il/elle traite, rédige et archive les documents, plus précisément les lettres et autres correspondances d’entreprise.

Il/elle doit absolument faire preuve d’une très bonne communication orale et écrite en mettant à profit le vocabulaire professionnel du service.

La bonne connaissance de tous les logiciels bureautiques est primordiale.

Il/elle est un élément de l’entreprise qui possède un excellent sens de l’équipe et qui dispose d’une forte aisance téléphonique.

Il lui est demandé à la fois une grande disponibilité et beaucoup de réactivité pour faire face aux multiples sollicitations de ses interlocuteurs internes et externes.

Son travail représente un rôle essentiel dans le fonctionnement de l’entreprise de par sa faculté à gérer les relations et le stress dans l’urgence.

Assure l’accueil physique et téléphonique et le traitement des mails

Oriente les personnes selon leur demande et gère les prises de RDV

Suivi des dossiers étudiants et transmissions des informations au service commercial et pédagogique

Conseil d’organisation des formations proposées

Etabli et enregistre les billets de retard des étudiants et les justificatifs d’absence

Etabli et passe les commandes des fournitures de bureau

Réceptionne et classe les feuilles de présence des intervenants

Enregistre les offres de stages et d’emploi

Etabli les attestations de présence des personnes en formation continue

Assure les tâches administratives

Organise des réunions ou évènements professionnels

Effectue un reporting auprès du N+1 de manière ponctuelle

Ces tâches ne peuvent être considérées comme exhaustives ni définitives

RELATIONS INTERNES ET EXTERNES DU POSTE

La Direction pour le reporting, l’accompagnement et la stratégie de l’entreprise.

Les commerciaux pour les échanges de bonnes pratiques, la fluidité des informations au sein de l’équipe.

Les services supports : Comptabilité, Pédagogie…

Entreprises

Futurs étudiants

FORMATION ET EXPERIENCE

• Expérience professionnelle

Minimum 1 an d’expérience

Connaissances techniques / métier

Maîtriser l’outil informatique, en particulier Word, Excel, la messagerie électronique, l’environnement WEB

Formation secrétariat

Compétences

Aisance relationnelle

Savoir organiser et planifier ses activités

Savoir rester courtois en toutes circonstances

Type de contrat: CDI

Temps de Travail: Temps plein

- Titres restaurant

- Mutuelle employeur familiale

- La participation aux bénéfices…