secrétaire polyvalente et juridique

Constantin Associates; Neuilly-sur-Seine; Sur place; EUR 24 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Constantin Associates à Neuilly-sur-Seine recherche une secrétaire polyvalente et juridique. Vous assurerez le standard, le courrier, l’accueil des visiteurs, la gestion des salles et le suivi des dossiers juridiques.

Vous maîtrisez Microsoft Office, avez une orthographe irréprochable et une organisation sans faille. Une expérience en secrétariat juridique serait un plus.

Poste en CDI, temps plein, sur site, avec autonomie et collaboration avec les équipes.

Qualifications

• Personne polyvalente, organisée et fiable avec une bonne orthographe.
• Expérience souhaitée dans le secrétariat et idéalement dans le domaine juridique.
• Maîtrise de Microsoft Office et des outils bureautiques.

Responsabilités

• Gestion du courrier et des colis, affranchissement et distribution à l’accueil.
• Gestion du standard: prise de messages et transmission par mail ou sur site.
• Réception et installation des visiteurs, organisation et suivi des salles de réunion.
• Rédaction et envoi de courriers, suivi des dossiers juridiques et dépôt des documents au Greffe.
• Archivage, gestion des abonnements, et support administratif au président et au service juridique.

Connaissances

Polyvalence

Orthographe irréprochable

Rigueur

Formation

Formation de secrétaire/assistante

Outils

Microsoft Office

Word

Excel

PowerPoint

Outlook/Teams

Description du poste

secrétaire polyvalente et juridique, Neuilly sur Seine - France

• Gestion du courrier / des colis : affranchissement, réception à l’accueil, scan, classement, distribution
• Gestion du standard : prise en note des messages et transmission à la personne concernée par mail ou verbalement si la personne est sur site, transfert des appels
• Réception et installation des visiteurs
• Gestion & Préparation des salles de réunion
• Réception et distribution des plateaux repas pour des réunions au bureau (Commande si devis validé par supérieur hiérarchique)
• Vérification / suivi des stocks des fournitures de bureau et commande
• Mise à jour de la base des données
• Création & envoi des publipostages (pour l’instant pas encore possible)
• Gestion des stocks et inventaires informatiques (approvisionnement pour petits matériel comme souris, adaptateurs, câbles etc)
• Paramétrage téléphone portable dans le MDM et mise à disposition des collaborateurs
• Distribution des outils informatique aux collaborateurs et vérification de l’installation du profil
• Commande des tickets restaurant (chargement de la carte)
• Suivi des badges
• Création dans l’espace Hudi (Restaurant interentreprises) de nouveaux collaborateurs
• Relier les plaquettes et rapports CAC (si papier)
• Intendance générale (relais pour petits soucis internes comme fuites, lumière, chauffage avec prestataires ou services de l’immeuble)
• Remises des chèques CGEC
• Commande des tickets restaurant (carte apetiz)
• Archives
• Rédaction courriers
• Soutien à la gestion de l’agenda du président
• Envoi des plaquettes des comptes annuels en version papier (impression, copie, scan, reliure) après réception de la plaquette finale de la part du responsable de dossier
• Organisation et suivi des interventions d’archivage et des interventions des techniciens
• Commande de coursiers
• Assistance dans la rédaction de courriers destinés aux clients (formulation et orthographe irréprochables)
• Suivre les abonnements aux revues
• Viser les factures des fournisseurs (fournitures avant de les remettre au service comptabilité)
• Correction des courriers et présentations
• Gestion des rendez-vous avec la médecine du travail : prise de rendez-vous, relance des collaborateurs parfois récalcitrants, récupération des fiches d’aptitude
• Centralisation des originaux signés des lettres de mission en expertise
• Autres menus services qui facilitaient notre quotidien : connaissance des locaux, de nos interlocuteurs (adresses, adresses mails, numéros de téléphone des clients, des avocats, des partenaires...)

Formalités juridique

Suivi des dossiers permanents au niveau juridique (Kbis à jour, lettre de mission signée)

Déclaration d’activité

Dépôts des comptes annuels au Greffe

Préparation du juridique sous supervision

Profile

Formation / Etude en tant que secrétaire / assistante. Nous recherchons une personne polyvalente, organisée et fiable qui maitrise l'orthographe et Microsoft Office (Word, Excel, PPT, MS Outlook, Teams). Une expérience dans le domaine d'assistanat / secrétariat souhaitée. Une connaissance de base du droits des sociétés sera un plus mais peut être acquis en cabinet. Volonté d'apprendre et d'évoluer dans le domaine du secrétariat / assistanat.

Comments

La personne sera le relais sur place pour la direction des infrastructure et l'assistante exécutive et elle gérera le secrétariat juridique du cabinet sous supervision des collaborateurs concernés. Possibilité d'évoluer en compétences du secrétariat juridique afin de gérer en autonomie cette partie du poste. Des connaissance en anglais seront un plus et des bases en oral et écrite souhaitées, mais pas indispensables.

Salary

à voir selon profil

Time frame

poste à pouvoir immédiatement