Assistant(e) de direction (H/F)

GROUPE CARRION; Vaulx-en-Velin; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

GROUPE CARRION à Vaulx-en-Velin recherche une personne polyvalente pour assurer l'assistanat de direction. Vous participez au suivi administratif, à la facturation et à la gestion du personnel avec rigueur et sens du relationnel.

Ce poste implique organisation, autonomie et capacité à échanger avec différents interlocuteurs. Travail en open space et polyvalence selon les besoins de l'entreprise.

Qualifications

• Polyvalence et capacité à échanger avec différents interlocuteurs.
• Organisation et rigueur essentielles.
• Maîtrise des outils informatiques (Excel, PowerPoint, Pack Office et Canva).
• Discrétion et confidentialité.
• Esprit d’équipe et autonomie.

Responsibilities

• Support à la direction et gestion administrative au quotidien.
• Rédiger et mettre en forme les documents, courriers et mails.
• Saisie et suivi de données administratives et comptables simples.
• Gestion du planning et coordination avec les interlocuteurs internes.
• Suivi des traitements administratifs du personnel et congés.

Skills

Organisation

Rigueur

Autonomie

Gestion multitâche

Dynamisme

Rédaction

Écoute active

Esprit d'équipe

Confidentialité

Tools

Excel

PowerPoint

Pack Office

Canva

Quadra

Job description

Les missions du poste

Véritable relais entre la direction, les équipes et les clients, la personne en charge de l'assistanat de direction joue un rôle important dans le bon fonctionnement de l'entreprise.

Polyvalent, ce poste permet d’intervenir sur des missions variées, allant du suivi administratif à la facturation, en passant par la gestion du personnel. Il demande de l’organisation, de la rigueur et un bon relationnel.

Support à la direction et gestion administrative :

• Assurer le suivi administratif quotidien de l’entreprise

• Participer à la préparation des revus de direction et des réunions CODIR selon les besoins

• Rédiger et mettre en forme les courriers, mails et différents documents

• Participer à la comptabilité courante, notamment à travers la saisie de données

• Assurer le suivi et la transmission des informations entre les différents interlocuteurs

Facturation et suivi clients :

• Saisir des documents de transport pour facturation

• Préparer et établir les factures en s’assurant que les éléments nécessaires sont complets (BDC, numéro chantier…)

• Rassembler les justificatifs demandés par les clients

• Déposer les factures sur les plateformes clientes

• Suivre les comptes et le chiffre d’affaires par client

• Saisir et assurer le suivi des bons et des documents associés

Suivi administratif du personnel :

• Saisir et vérifier les heures des salariés

• Être un interlocuteur privilégié des salariés pour leurs demandes administratives en lien avec la direction et le service RH

• Suivre les cartes chronotachygraphes et accompagner les salariés dans leurs démarches réglementaires pour le maintien de leurs qualifications

• Tenir à jour le planning des congés

• Assurer le suivi et la transmission des informations nécessaires à la gestion du personnel

Qualité, sécurité et environnement :

• Participer au suivi de la qualité des prestations et faire remonter les éventuels problèmes rencontrés

• Enregistrer et transmettre les anomalies, non-conformités et réclamations clients au service QSE

• Participer au suivi des actions correctives et préventives

• Être force de proposition dans l’amélioration des process interne

Cette liste de missions n'est pas exhaustive. Le poste est polyvalent et peut évoluer en fonction des besoins de l'entreprise et des compétences de la personne recrutée.

Profil recherché

Nous recherchons une personne polyvalente, capable de s’adapter à des missions variées et d’échanger avec différents interlocuteurs.

Les qualités et compétences attendues :

• Sens de l’organisation et rigueur

• Autonomie et capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle

• Dynamisme et réactivité

• Bonnes capacités rédactionnelles

• Maîtrise des outils informatiques : Excel, PowerPoint, Pack Office et Canva

• Qualités relationnelles et sens de l’écoute

• Capacité à rendre compte de son activité et à prendre des initiatives

• Discrétion et respect de la confidentialité

• Esprit d’équipe

• La connaissance du logiciel Quadra est un plus

• Travail en open space