Secrétaire Polyvalent(e) & Gestion Administrative

Service du Commissariat des Armées (Sca); Arrondissement de Toulon; On-site; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Job summary

Le Service du Commissariat des Armées (Sca) recrute un secrétaire au sein de la PFC Sud. Sous l'autorité du chef de section, vous enregistrerez et diffuzerez le courrier, traiterez la messagerie NEMO et gérerez le portail NEMO, assurant la traçabilité et la sécurité des informations.

Vous serez référent archives, gérerez les salles de réunions et assurerez l’accueil des visiteurs. Une forte capacité d’organisation, du sens du service public et l’esprit d’équipe seront indispensables.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat.
• Organisation et sens du service public requis.
• Aptitude à accueillir et renseigner le public et les interlocuteurs.

Responsibilities

• Enregistrer, classer et diffuser le courrier départ et arrivé.
• Assurer diffusion et mise à disposition de l’information au sein de la PFC Sud.
• Traiter la messagerie NEMO et rédiger des messages.
• Mettre à jour le RPAA de la PFC Sud.
• Vérifier la conformité des documents et les diffuser.
• Organiser le classement et l'archivage des documents.
• Réaliser les travaux de reprographie et gérer les enregistrements de diffusion.
• Référent archives de la PFC.
• Gérer la réservation des salles et remettre les clés.
• Suppléance de l’assistante de direction: gestion des agendas et demandes d’accès.
• Maintenir l’organigramme de la PFC Sud.
• Orienter visiteurs et correspondants téléphoniques.

Skills

Gestion du courrier

Bureautique avancée

Rédaction de messages

Accueil du public

Organisation

Esprit d'équipe

Tools

NEMO portal

Bureautique (Office)

Job description

Le Service du Commissariat des Armées (Sca) recrute un secrétaire au sein de la PFC Sud. Sous l'autorité du chef de section, vous enregistrerez et diffuzerez le courrier, traiterez la messagerie NEMO et gérerez le portail NEMO, assurant la traçabilité et la sécurité des informations.

Vous serez référent archives, gérerez les salles de réunions et assurerez l’accueil des visiteurs. Une forte capacité d’organisation, du sens du service public et l’esprit d’équipe seront indispensables.