SECRETAIRE/AGENT ADMINISTRATION (H/F)

Service du Commissariat des Armées (Sca); Arrondissement de Toulon; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Service du Commissariat des Armées (Sca) recrute un secrétaire au sein de la PFC Sud. Sous l'autorité du chef de section, vous enregistrerez et diffuzerez le courrier, traiterez la messagerie NEMO et gérerez le portail NEMO, assurant la traçabilité et la sécurité des informations.

Vous serez référent archives, gérerez les salles de réunions et assurerez l’accueil des visiteurs. Une forte capacité d’organisation, du sens du service public et l’esprit d’équipe seront indispensables.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat.
• Organisation et sens du service public requis.
• Aptitude à accueillir et renseigner le public et les interlocuteurs.

Responsabilités

• Enregistrer, classer et diffuser le courrier départ et arrivé.
• Assurer diffusion et mise à disposition de l’information au sein de la PFC Sud.
• Traiter la messagerie NEMO et rédiger des messages.
• Mettre à jour le RPAA de la PFC Sud.
• Vérifier la conformité des documents et les diffuser.
• Organiser le classement et l'archivage des documents.
• Réaliser les travaux de reprographie et gérer les enregistrements de diffusion.
• Référent archives de la PFC.
• Gérer la réservation des salles et remettre les clés.
• Suppléance de l’assistante de direction: gestion des agendas et demandes d’accès.
• Maintenir l’organigramme de la PFC Sud.
• Orienter visiteurs et correspondants téléphoniques.

Connaissances

Gestion du courrier

Bureautique avancée

Rédaction de messages

Accueil du public

Organisation

Esprit d'équipe

Outils

NEMO portal

Bureautique (Office)

Description du poste

Sous l'autorité du chef de section vos missions principales seront:

• Enregistrer, classer et diffuser le courrier « départ » et « arrivé », selon la procédure adaptée à la nature et la classification du document.
• Assurer la diffusion et la mise à disposition de l’information au sein de la PFC Sud
• Traiter la messagerie NEMO, rédiger et envoyer des messages NEMO et être le gestionnaire du portail NEMO
• Tenir à jour le RPAA de la PFC Sud
• Vérifier la conformité des documents (respect de la charte graphique) et les traiter (mise à la signature et diffusion)
• Organiser le classement et l'archivage des documents courants.
• Assurer les travaux de reprographie, préparer les enregistrements de diffusion prévus et assurer la destruction des documents, selon la règlementation en vigueur.
• Référent archives de la PFC
• Gérer la réservation des salles de réunion sous sa responsabilité et remettre les clés

Vos missions annexes seront:

• Suppléance de l’assistante de direction: gestion des agendas, établissement des OM de la direction avec réservation de train ou d’avion, gérer les demandes d’accès pour la direction.
• Tenir à jour l’organigramme de la PFC Sud
• Orienter les visiteurs ou les correspondants téléphoniques en fonction de leur demande

Profil recherché

Vous maîtrisez les outils de bureautique ainsi que les techniques de secrétariat. Votre sens de l'organisation, votre adaptabilité, votre esprit d'équipe et votre aptitude à accueillir et renseigner le public sont des qualités indispensables pour occuper ce poste.

Présentation de Service du Commissariat des Armées (Sca)

Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 64 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire. Pour en savoir plus sur le personnel civil au ministère des Armées: https://www.youtube.com/watch?v=f3mPIZGXkEs
Le poste est accessible aux personnes en situation de handicap et peut ouvrir au recrutement de fonctionnaire conformément aux dispositions des articles L352-1 à L352-6 du code de la fonction publique. Le ministère est labellisé « diversité » et « égalité» professionnelle entre les femmes et les hommes ». Le ministère est un employeur « handi-engagé ».

• Pour plus d’informations sur nos métiers: https://www.civils.defense.gouv.fr
• Pour rencontrer un de nos ambassadeurs: https://www.myjobglasses.com

Descriptif du service

La plate-forme commissariat Sud est un organisme du service du commissariat des armées. Elle est responsable pour les organismes du ministère des armées (MINARM) implantés dans les régions Occitanie, PACA et Corse (12 bases de défense, 80 000 ressortissants MINARM) de la passation de marchés publics, l’exécution budgétaire, la gestion du matériel de restauration collective et la sécurité alimentaire des restaurants.
Elle exerce par ailleurs des fonctions de coordination dans les domaines de la prévention, de l’infrastructure, de la sécurité des sites, du transport de personnes, de la logistique.
Affecté au sein de la division organique et du secrétariat général en particulier, vous occuperez les fonctions de secrétaire et de correspondant du management de l’information au sein de la PFC Sud. Le secrétariat général, interlocuteur privilégié des agents de la PFC, intervient notamment dans les domaines de l’enregistrement du courrier arrivé/départ, du suivi des messages NEMO et dans la tenue à jour de la bibliothèque des ordres. Il s’occupe également de la tenue des archives de la PFC Sud.